L’avancée du numérique a contraint certains chefs d’entreprise à aller automatiquement dans le rang des entreprises modernes. Cela implique un tour dans le circuit des nouvelles technologies. La nouvelle trouvaille à l’heure actuelle est la signature numérique. Elle permet d’avoir des documents signés en quelques minutes ou secondes. C’est une pratique qui ouvre plusieurs portes aux utilisateurs. Si vous vous posez toujours la question de savoir ce à quoi vous pouvez vous attendre, lisez cet article. Il s’y trouve les meilleurs avantages dont vous pouvez profiter si vous optez pour la signature électronique pour votre entreprise.
Sommaire
Fluidité des échanges
Une entreprise à l’ère du numérique est celle qui comprend que la relation entre ses différents collaborateurs est le socle de son développement. Elle sait que ce peut être son fer-de-lance. C’est la raison qui justifie que les informations remontent de plus en plus facilement. Les entreprises en quête de progression font le minimum pour que la fluidité soit de mise entre les différentes couches de la hiérarchie de la communauté professionnelle. Ainsi, de la secrétaire au patron d’entreprise en passant par le financier et le directeur, un procès-verbal circule aisément.
Dans la réalité, en entreprise, pour les sociétés situées sur plusieurs étages, c’est très pratique. Au lieu de faire le tour entre le bureau du directeur et le bureau des relations publiques, vous avez simplement à faxer le dossier que le chef vous enverra une fois la signature apposée. En quelques clics, le patron après signature peut balancer le message à tous les autres employés. Les documents officiels circulent librement. Chacun peut les consulter et se faire son opinion. Lorsque le dactylographe ne bouge pas avant d’avoir l’aval du comptable, il travaille mieux. La productivité augmente parce que le numérique est au cœur de l’information.
Rapidité de gestion
En bougeant d’un point à un autre de vos locaux, vous perdez du temps. Dans un contexte de concurrence permanente où personne ne fait attention à l’autre, la célèbre citation anglaise « time is money » refait surface. Si vous trainez un peu, la concurrence vous aurait dépassé en moins de deux. Il vous revient de gagner du temps à tout prix. C’est la logique dans laquelle se trouvent toutes les grandes entreprises. Elles n’ont rien de mieux à faire si non gagner du temps, courir après le temps.
Les programmations sont faites avec cette arrière-pensée. Avec une signature électronique, une entreprise gagne du temps en tout temps et en tout lieu. Il suffit qu’elle soit sous le couvert de la réglementation européenne RGPD. L’entreprise française Yousign peut facilement vous aider à rentrer dans les normes. L’exemple palpable se situe au niveau des livreurs. Lorsqu’ils arrivent devant une porte et que l’intéressé n’est plus obligé de chercher un stylo, de fouiller dans vos papiers. Le client prend le colis et signe en même temps le procès-verbal au niveau de la tablette. Le livreur travaille donc moins que d’habitude.
Économie d’argent
Par le passé, les documents papier étaient plus employés dans les administrations, donc pour travailler, les signatures se font directement avec un stylo à bille. C’est dire que le papier, l’encre et la facture d’électricité augmentent et les frais de l’entreprise se font plus pesants. Pour pallier à cela, la signature électronique ouvre des portes vers le numérique. On peut alors remplacer les documents papier par des documents numériques que l’on peut signer sans stylo. L’économie d’argent est donc palpable. En temps normal, au sein de l’entreprise, pour la fluidité de l’information, il fallait signer chaque document.
Or, avec la signature électronique, le même document signé une seule fois peut faire le tour de tous les bureaux.
L’économie d’argent devient une réalité. Vous rangez l’encre, le papier et autres aux oubliettes.
Plus de mobilité
Imaginez que vos employés ne soient plus obligés de bouger avec un cartable plein de document. Vous avez un contrat à conclure par exemple, tous les papiers et pièces sont en ligne ou mises à la disposition des personnes concernées. Sans même vous déplacer, vous avez la signature de tous les partis signataires. Le travail se fait en vidéoconférence. Tous les partenaires sont dans leur pays dans leurs locaux, mais ils accordent leur aval pour le démarrage de travaux dans un autre pays.
La mobilité est finalement virtuelle. Plus besoin de faire le travail directement. Vous êtes à la fois présent et absent de toutes vos conférences. Même en parlant par le biais des hologrammes, vous livrez votre conclusion à propos d’un papier, d’un contrat, d’un dossier, et si possible vous apposez votre signature sans voir le papier.
Une mise en commun
Tous les travailleurs d’une entreprise ou d’un groupe sont dans le même train. Ils mettent toutes leurs productions ensemble. Il n’y a pas de raison de ne pas être productifs. Vous devez vous allier à la technologie. Elle peut vous être utile à tout moment. La signature électronique vous le prouve. Être en séance à plusieurs sur les réseaux sociaux n’est plus suffisant. Il faut que tous vous puissiez faire signer les papiers. Cela commence lorsque les dossiers sont convoyés vers le même serveur et mis en ligne pour tous.
Dans la réalité, les offres sont disponibles à n’importe quel moment. Les signatures d’une pétition s’obtiennent par exemple sans que tout le monde soit sur le coup en même temps. Vous avez des tas d’adhérents qui ne vous connaissent pas. Pourtant, ils sont de votre côté. Vous ne faites aucune impression. Le résultat est juste visible. L’important est d’avoir une bonne image et de pouvoir rassembler les autres autour de soi. Soyez un bon leader et les travaux vous sont alloués. D’ailleurs, avec les plateformes de travail en ligne, la libre circulation des documents et la fluidité des échanges, vous êtes ensemble dans un monde virtuel qui vous est propre.
La sécurisation des transactions
Pour l’obtention d’une signature électronique, il y a des tas de référents qui sont exigés. Le protocole est tellement bien organisé qu’il n’est pas possible de se faire doubler dans cette sphère. Les différents éléments ont trait à la vie privée à travers les données individuelles et à la vie professionnelle par le biais des informations sociales et professionnelles. Rien ne peut se falsifier avec de telles précautions. Vous n’avez alors rien à craindre. À partir du moment où un document porte votre signature, soyez sûr que personne ne pourra vous piquer votre place ou truquer un document vous appartenant.
La crédibilité est donc acquise. L’authenticité est agréée. Vous n’êtes pas inquiété parce qu’on aurait retrouvé votre signature imitée par un faussaire doué, puisque le travail se fait avec des fournisseurs. Ces derniers suivent de près les activités et les appositions de la signature. S’il y a un effort de falsification, vous êtes mis au courant aussitôt. Lorsqu’une activité inhabituelle se produit avec vos données, une alerte vous revient.
Amélioration de la relation client/fournisseur
Les clients sont constamment satisfaits de ce que vous leur offrez comme service. En fait, une entreprise compétitive rend fiers ses clients. Ils sont toujours fidèles et ne souhaitent pas se fier à une autre structure. Cela participe à rendre plus performant le personnel. Cela passe par l’obtention de l’accord de toutes les structures qui sont avec vous. Lorsque vous présentez le visage d’une bonne agence, vous ne cesserez pas de recevoir des commandes.
La signature électronique vous permet de faire signer les bons de commande en ligne. Le principe est simple. Le livreur donne à l’intéressé ce qui lui revient de droit. Le receveur reçoit un mail qui lui demande de signer le bon de commande. Tout cela se fait en un temps record. Le livreur n’est plus obligé d’attendre une quelconque signature avant de bouger. Pour les clients qui attendent un service de qualité, ils l’ont à temps en plus. Les transactions se font en ligne et vous faites les versements directement.
Moins de frais
En termes de calcul des frais d’impôt et de gestion des affaires courantes d’une entreprise, les activités quotidiennes sont prises en compte. Avec la signature électronique, plus besoin de tirer les papiers. Ici, il ne s’agit pas de l’économie d’argent que vous faites sur toutes les dépenses non obligatoires qui, d’ailleurs, disparaissent à petits coups. Il est question de trouver un moyen pour rapporter un gain à l’entreprise.
Les clients paient moins cher qu’avant pour avoir le même produit. Cela est dû principalement au fait qu’aucun faux frais ne leur est exigé pour couvrir les dépenses inutiles de l’entreprise. Vous êtes dans votre droit en tant que chef d’entreprise de demander que l’on supprime certains frais de déplacement ou de convoiement de dossiers. Il ne vous faut même plus autant de personnes pour gérer les frais d’archivage de vos documents. Même pour ce qui est de la salle d’entreposage et de la vieillesse des documents, vous pouvez tout éviter. La signature ne flétrit non plus.
Un plan écologique
La tendance actuelle est à la progression et à la montée des mouvements pro technologie. Autrement dit, peu importe votre secteur d’activité, vous êtes amené à vous tourner vers la technologie. Mais en vous tournant vers ses nouveaux outils, vous développez une inclinaison vers la protection de la nature.
- Indépendance de la signature électronique : vous ne pouvez pas vous passer de la signature électronique dans ce cas. C’est hors de votre contrôle. Faire confiance à ce procédé ce serait se rallier aux protecteurs de la nature. Vous n’exploitez plus le papier. La déforestation en prend un coup. Si tout le monde pouvait se fier à la signature électronique pour tous ses bienfaits, vous n’aurez rien à craindre pour la génération future.
- Rayonnement de l’entreprise écologique : une entreprise qui prend l’engagement de lutter pour les générations futures pense à son futur et progressera pour autant. Lorsqu’on regarde vers le futur, les plans de développement sont axés sur le long terme. Le souci de bien faire est alors plus persistant.
