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Comment bien maîtriser Word pour gagner du temps 

by Kévin

Aujourd’hui, l’outil informatique est au cœur de tout développement en entreprise. De façon concrète, les logiciels de base et Word en particulier sont très utilisés. Cependant, avec la maîtrise des raccourcis et autres astuces, vous gagnez davantage du temps pour ce qui est du traitement des textes. Une formation, ou mieux un perfectionnement s’avère nécessaire dans ce cas. Voici comment acquérir cette maîtrise pour gagner du temps.

Sélection de mots

L’une des manipulations de base de Word, c’est la sélection de mots. En effet, quel que soit le traitement que vous souhaitez apporter à un mot ou à une portion de texte, il est nécessaire de faire la sélection en amont. Une formation de base dans Word peut déjà vous permettre d’acquérir cette compétence. Il convient alors de vous former à l’utilisation de ce logiciel.

La méthode classique consiste à utiliser la souris, ou à défaut d’appuyer la touche retour arrière plusieurs fois. Cela peut s’avérer chronophage. Ainsi, pour gagner du temps, il vous suffit de faire un double clic sur un mot pour le sélectionner. L’autre astuce, encore plus rapide, c’est de maintenir la touche Shift enfoncée et d’utiliser les touches de direction pour la sélection.  Bien évidemment, le curseur doit être placé devant le mot à sélectionner avant cette opération.

Mise en forme des en-têtes

Pour les documents volumineux, mettre en forme chaque en-tête tout en pensant à une uniformisation est généralement fastidieux.  Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les formats prédéfinis disponibles dans le logiciel Word. Dans l’onglet Accueil, vous trouverez le groupe Styles. Il vous suffit de cliquer sur Titre 1, Titre 2, etc… afin d’appliquer la mise en forme au texte. En cas de besoin, vous avez la possibilité de modifier cette mise en forme en faisant un clic droit sur votre souris.

Ici, vous n’avez pas besoin de faire une sélection de texte au préalable. Il vous suffit de cliquer n’importe où dans le texte avant d’appliquer le style. Appliquer ces thèmes vous permet aussi de créer une table des matières à la fin de votre document. En vous servant du volet de navigation, vous pourrez alors accéder à n’importe quelle partie de votre document. Une formation Word qualitative vous permettra d’en savoir un peu plus sur ces astuces.

Traitement d’image

Vous avez la possibilité d’ajouter à votre fichier Word, des images pour faire des illustrations. Pour insérer l’image au document, suivez les étapes suivantes :

  • placez le curseur à l’emplacement choisi ;
  • cliquez sur l’onglet Insérer ;
  • sélectionnez “Images en ligne” ;
  • cliquez sur l’image trouvée puis cliquez sur “Insérer”.

Après l’insertion de l’image, vous pouvez la modifier à votre guise. Dès que vous cliquez sur l’illustration, un nouvel onglet s’affichera. C’est le menu Mise en forme. Vous pourrez vous en servir dans Word pour faire des modifications sans pour autant recourir à un logiciel externe. Entre autres, vous pouvez rogner l’image afin de ne garder que la partie qui vous intéresse.

Remplacer et corriger un mot rapidement

Vous pensez avoir fait une faute de rédaction ? Vous souhaitez remplacer un mot précis dans tout le texte ? Pour cela vous avez deux solutions. Word vous permet de corriger automatiquement vos textes. 

Pour corriger vos fautes plus rapidement, vous devez tout simplement aller sur l’onglet “Fichier”, ensuite sur “Options” et “Vérification”. Une fois sur ce dernier, cochez la case “Vérifier l’orthographe en cours de frappe” puis cliquez sur “Ok”. Word vous suggèrera alors des corrections à vos mots s’il pense avoir repéré une erreur, qu’elle soit syntaxique, orthographique, grammaticale ou de conjugaison.

Et si vous voulez remplacer un mot précis dans tout le texte, appuyez tout simplement les touches CTRL + H. 2 barres de recherche apparaitront et vous pourrez donc insérer dans la première le mot que vous souhaitez remplacer et insérer le nouveau mot par lequel vous voulez remplacer votre premier mot. Une fois que vous aurez renseigné ces termes, appuyez sur la touche “Entrée” et vous aurez automatiquement remplacé tous les mots que vous cherchiez.

La formation, une solution à ne pas négliger

Pour acquérir ces compétences, il est recommandé de suivre une formation Word. Sur le marché, Quality Training est très bien placé pour vous servir. Ses modules de formation sont complets et prennent en compte vos besoins réels. Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous trouverez l’essentiel auprès de l’enseigne pour gagner du temps en traitant vos fichiers texte.

De plus, les programmes de formation sont personnalisés de sorte à faciliter à chaque apprenant, une bonne assimilation. C’est pourquoi de petits groupes sont constitués de façon ponctuelle. Vous avez la possibilité de suivre ces séances dans vos locaux ou de participer à des sessions inter-entreprises.

En clair, vous bénéficiez de la proactivité d’un groupe de professionnels dévoués et compétents. Ils ont les astuces et les techniques pour vous aider à maîtriser les subtilités du logiciel.

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