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Organiser votre événement d’entreprise : les points clés

by Kévin

Vous projetez d’organiser un arbre de Noël ou une soirée de fin d’année pour vos collaborateurs et ne savez pas par où commencer ? Du choix du lieu aux activités, en passant par le menu et le groupe musical chargé d’électriser la salle, découvrez les éléments incontournables qui feront de cet événement une soirée d’entreprise réussie.

Le lieu de la soirée, le premier élément déterminant

C’est le lieu qui va déterminer en grande partie l’ambiance et l’organisation de la soirée, de même que la capacité d’accueil de la salle.

La taille du lieu d’accueil

L’endroit où vous désirez organiser l’événement conditionne assurément la réussite de votre soirée. En premier lieu, la superficie de l’endroit dans lequel vous recevrez tous vos invités (collaborateurs et les membres de leurs familles s’ils sont conviés, partenaires, prestataires…) doit être suffisamment importante pour assurer le confort de chacun, les déplacements à l’intérieur ainsi que la sécurité des invités (issues de secours, accès aux sanitaires adaptés, etc.). Le recours à vos propres locaux est possible, en particulier si votre budget est limité et que vous disposez d’une ou plusieurs grandes salles susceptibles d’accueillir un événement d’une certaine ampleur.

L’importance de l’accessibilité

Le cadre dans lequel votre événement d’entreprise va avoir lieu est forcément important. Même si la saison ne se prête pas toujours à un apéritif ou un moment de partage en extérieur, il est souvent plus agréable de vivre ce genre d’événement dans un environnement externe à l’entreprise, qui fait oublier un peu le contexte professionnel. La situation géographique du lieu choisi est également importante : en plus des collaborateurs, les musiciens, traiteurs, serveurs, etc. doivent pouvoir accéder à l’adresse indiquée, stationner à proximité et décharger leur matériel de manière aisée. Vérifiez également si les transports en commun desservent l’endroit.

Une animation musicale pour la soirée

Pour réellement contribuer à l’atmosphère festive, la prestation du groupe musical s’avère souvent un élément central de l’événement d’entreprise. En plus de varier les ambiances, les styles et de dynamiser la soirée, la musique de fond permet aussi de combler les blancs en permettant aux partenaires en affaires de discuter de manière conviviale et détendue.

Une soirée sans musique manque souvent de dynamisme, surtout s’il s’agit d’une soirée à thème. Généralement, même quand les organisateurs ne font pas appel à un groupe ou à un DJ, ils diffusent souvent de la musique en guise de fond sonore, ou s’improvisent animateurs de circonstances. Pour vous éviter ce genre d’écueil et être certain d’offrir une ambiance sonore digne de son nom, vous avez tout intérêt à vous entourer de véritables musiciens. Des plateformes web répertorient les artistes disponibles et vous permettent en quelques clics de réserver un groupe de musique pour votre soirée d’entreprise.

Un groupe musical en phase avec vos convives

Bien entendu, la sélection des musiciens doit être effectuée selon la thématique de votre soirée et le type de public qui y est convié. Si c’est un arbre de Noël que vous organisez, les enfants de vos invités vont être de la partie : il est préférable de vous orienter vers des artistes qui proposent un répertoire grand public et sont prêts à interpréter ou revisiter à leur façon les classiques de Noël, comme les tubes de Frank Sinatra (Let It Snow), Tino Rossi (Petit Papa Noël) ou encore Mariah Carey (All I want for Christmas is you).

Si c’est un repas servi à thème que vous envisagez de proposer à vos collaborateurs, le repas-spectacle avec un orchestre de variété est particulièrement apprécié. Il est en mesure de gérer les temps morts et de donner du rythme aux bons moments.

Une ambiance lounge ou dansante ?

Pour les organisateurs qui préfèrent un cocktail ou un buffet, plusieurs styles de musique s’accommodent parfaitement de ce genre d’ambiance tempérée. On pense au jazz par exemple, susceptible d’accompagner sobrement vos invités lorsqu’ils viennent se saluer ou qu’ils échangent entre eux, sans oublier de réapprovisionner leurs assiettes en amuse-bouche.

Si l’espace à votre disposition vous semble suffisant, pourquoi pas opter pour une véritable soirée dansante avec son et lumière ? La présence d’un groupe de pop/rock dynamique est tout à fait adaptée à ce type d’événement lors duquel vos collaborateurs pourront se déhancher sur le dancefloor.

Éviter de réserver au dernier moment

Pour tenter de satisfaire le plus grand nombre, rien ne vous empêche de demander à vos équipes en réalisant un petit sondage quant à leurs affinités musicales. Un doute quant au jour lors duquel vous avez le plus de chances de mobiliser vos employés ? À l’aide d’un Doodle ou d’un outil en ligne similaire, vous pouvez identifier le soir où ils seront le plus disponibles.

Cela étant, selon la période de l’année il est largement recommandé de s’y prendre bien en avance. En effet, les trois semaines qui précèdent Noël sont les dates durant lesquelles les prestataires sont les plus sollicités… de nombreuses entreprises décident de programmer leur arbre de Noël ou leur soirée de fin d’année à cette période.

La forme du repas

Une soirée plaisante pour tous les convives, c’est nécessairement un événement dans lequel on apprécie le dîner à sa juste valeur. Encore faut-il savoir comment rassasier ses salariés et autres participants ! Il existe trois possibilités dans le milieu de l’événementiel, chacune présentant ses atouts et ses limites.

On distingue tout d’abord le cocktail, qui ne requiert pas forcément un espace très large ni la location d’une vaisselle conséquente. Il convient particulièrement aux manifestations dynamiques !

Vous pouvez lui préférer le buffet à thème, qui requiert l’aménagement de tables et de chaises même si le repas reste en libre-service. Cette solution est intéressante dans la mesure où les convives ont l’occasion d’interagir assis pendant un long moment.

L’alternative aux deux précédentes options demeure le traditionnel dîner assis lors d’une soirée de team building par exemple. Cela peut permettre de regrouper à une table certains protagonistes en particulier, de décorer les tablées dans le thème de la soirée, mais cela nécessite un espace conséquent ainsi que de la vaisselle et des serveurs.

Les animations complémentaires au groupe

La sélection d’un groupe musical adapté est capitale, mais pas forcément suffisante pour divertir vos invités et éventuellement leur progéniture tout au long de la soirée d’entreprise. Vous pouvez aussi proposer des activités ou des événements susceptibles de leur plaire.

À l’occasion d’un réveillon d’entreprise, la venue d’un père Noël est toujours appréciée, tout comme la possibilité pour les enfants d’être pris en photo avec ce personnage charismatique. La distribution des cadeaux sera également un moment très attendu.

S’il s’agit d’une soirée de fin d’année réservée aux adultes, pourquoi pas inviter un stand de réalité virtuelle, une démonstration de massage shiatsu, ou encore une diseuse de bonne aventure dans le cadre d’une soirée à thème Circus ? Profitez de ce moment d’évasion pour proposer à vos équipes de se ressourcer !

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