Depuis quelques années, le développement durable et la dématérialisation sont les maîtres mots dans les espaces de bureau. Cela n’empêche cependant pas le fait qu’une partie non négligeable du travail en entreprise continue de se faire sur des supports matériels. Le travail « hors ligne » reste en effet nécessaire et peut même être très chronophage lorsqu’il est question d’une importante quantité de documents. Heureusement, certains outils peuvent permettre d’accroître l’efficacité et la productivité dans une organisation. Au nombre de ces outils figure en bonne place le tampon encreur. Voici les atouts et utilités de cet outil.
Sommaire
Le tampon encreur, un fidèle compagnon des tâches administratives
Combien de temps passez-vous à annoter, dater, adresser, approuver ou signer des documents ? Si vous travaillez en entreprise, alors vous effectuez certainement ces tâches tout au long de la journée. Ces dernières peuvent vite devenir répétitives et chronophages, et il est donc préférable d’adopter des outils utiles. Cela permet de fluidifier les processus et de conserver une certaine cohérence dans le traitement des documents internes ou externes. C’est là que les tampons encreurs interviennent.
Simples, rapides et efficaces, ils participent à l’organisation et à la communication de l’entreprise. En outre, l’utilisation de tampons encreurs apporte un degré de professionnalisme supplémentaire. Elle offre de toute évidence une meilleure lisibilité, de la consistance aux documents et par conséquent contribue à l’amélioration de l’image d’une société. Des plateformes spécialisées comme Otypo proposent un catalogue conséquent de tampons professionnels. Des outils intuitifs pour créer ses propres tampons encreurs personnalisés en ligne s’y trouvent aussi.
Un tampon encreur pour toutes les tâches
Hormis les atouts évoqués plus haut, le tampon encreur peut aussi permettre de :
Router des documents
Quand des documents doivent circuler en interne entre différents services ou départements, les tampons encreurs peuvent aider à mieux suivre leurs traitements. De cette manière, chaque étape du processus est visible explicitement. Les tampons de formules standards permettent de transmettre rapidement les informations et de savoir l’état de traitement d’un document.
Dater des documents
Un tampon encreur dateur aide à travailler selon un planning précis et à respecter les échéances. Bons de commande, bons de livraison ou factures, le datage est important pour rythmer le traitement des documents.
Viser ou signer des documents
Si un grand nombre de documents nécessitent d’être visés ou signés, l’utilisation d’un tampon encreur va rendre cette tâche beaucoup plus fluide. De plus, en cas d’absence ou d’empêchement, un signataire peut déléguer à une tierce personne le soin de signer à sa place en laissant accès à son tampon « signature ».
Rappeler des informations légales
Sur des documents à usage externe, un tampon encreur personnalisé peut servir de cachet commercial. Certaines mentions comme le statut juridique ou l’immatriculation de l’entreprise sont obligatoires sur les documents commerciaux ou officiels. L’utilisation de ce cachet permet en outre de les rappeler facilement et rapidement.
Communiquer
Un tampon encreur peut servir à véhiculer l’image d’une société et participer à sa stratégie commerciale. En faisant apparaître un logo, un QR code ou un slogan, il peut être utilisé comme une véritable carte de visite pour une entreprise et donc augmenter sa visibilité.
Une multitude de tampons encreurs
Les tampons encreurs professionnels sont disponibles dans différents formats et matériaux, que vous recherchiez un tampon personnalisé ou un tampon standard. Vous bénéficiez d’un large choix avec des modèles pour un usage intensif, des encres de différentes couleurs, des montures auto-encreuses ou encore à encrage manuel.
Tampon formule
Simple, économique et explicite, un tampon encreur formule reste un des grands classiques pour les tâches administratives. « REÇU LE », « VALIDÉ », « ANNULÉ », « URGENT », « COPIE » ou encore « PAYÉ », ils existent au format unique ou bien multiformules lorsque vous jonglez entre différentes annotations.
Tampon encreur dateur et numéroteur
Le datage ou le numérotage de documents commerciaux aide à un meilleur suivi et assure l’authenticité des informations apposées. Un tampon encreur numérique permet de travailler avec précision et cohérence.
Tampon encreur personnalisé
Le tampon encreur personnalisé va étendre encore plus les possibilités tout en collant au plus près à l’image de l’entreprise. Vous pouvez y ajouter du texte avec toutes les informations légales liées à une société, mais également importer un logo, une signature, un QR code pour créer un cachet ou une carte de visite à usage externe. Les tampons personnalisés sont simples à créer et s’adaptent à tous les besoins.
