La gestion de la mobilité externe des collaborateurs fait appel à plusieurs compétences. Il s’agit notamment de la gestion des notes de frais, la gestion des déplacements professionnels et celle liée à la flotte automobile.
En général répétitive et chronophage, la gestion de ces différentes tâches peut très vite devenir un enfer pour toute entreprise. Pourtant, elles n’apportent aucune valeur ajoutée à l’organisation. En revanche, celles-ci sont incontournables dès lors que la réussite de l’activité professionnelle nécessite des déplacements.
Ainsi, pour résoudre cette problématique, nombreuses sont les entreprises qui ont compris l’importance des outils technologiques. La plupart implémentent donc des logiciels de gestion de mobilité. L’objectif est d’améliorer leur process interne et par ricochet diminuer leurs coûts.
Comment les solutions technologiques permettent-elles donc de mieux gérer la mobilité externe des collaborateurs ?
Mobilité externe des collaborateurs : adopter un logiciel de gestion des notes de frais
La saisie, la validation et le remboursement des notes de frais constituent un véritable casse-tête au sein des organisations. Tous les chefs d’entreprise et les employés peuvent le témoigner. Cela représente un réel frein à la productivité d’une entreprise. C’est donc à juste titre que la plupart des organisations s’équipent de solutions technologiques.
Qu’est-ce qu’une application de notes de frais
Une application de notes de frais est un outil technologique destiné à l’optimisation de la saisie et du traitement des données liées aux frais professionnels. Il offre également des fonctionnalités pour le reporting.
Les avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais
Nombreux sont les atouts offerts par l’implémentation d’un logiciel de gestion des notes de frais. Tout d’abord, le gain de temps réalisé est significatif, et ce, à tous les niveaux, notamment :
- Utilisateurs finaux, notamment les collaborateurs : la saisie est désormais rapide. Ainsi, les délais de remboursement s’en trouvent réduits ;
- Managers ou responsables : une nette facilitation de la vérification et de la validation des frais professionnels est observée ;
- Services financiers ou de comptabilité : le traitement des frais liés aux activités professionnelles des collaborateurs devient aisé. Plus de saisie, finis les tâches manuelles répétitives. De plus, la vérification des irrégularités n’est plus un souci. Celles-ci sont détectées de façon automatique grâce à l’outil de gestion de notes de frais.
Finalement, pour l’entreprise en général, la gestion automatisée des notes de frais offre une meilleure vision de ce principal poste de dépenses. Le reporting et l’analyse des frais professionnels s’en trouvent également simplifiés.
À cet effet, la plupart des logiciels de notes de frais sont dotés de diverses fonctionnalités. Surtout, la bonne application est celle qui facilitera la gestion de frais professionnels à tous les niveaux. Le site Notilus.fr renseigne suffisamment sur la question.
Implémenter un logiciel de gestion des déplacements professionnels
Une meilleure gestion des déplacements professionnels implique le bon respect de la politique de voyage et de remboursement de votre entreprise. Cela revient également à garantir la sécurité de vos collaborateurs et celles de vos données. La satisfaction de vos équipes est également à prendre en compte.
Voilà autant de défis que l’implémentation d’un logiciel de gestion des déplacements professionnels vous aidera à relever.
Des avantages d’un outil de gestion des déplacements professionnels
En matière de gestion de la mobilité externe de vos collaborateurs, le bénéfice offert par une application de gestion de déplacements professionnels est diversifié.
Votre politique voyage intégrée
La vérification du bon respect de la politique de voyage représente une réelle perte de temps au sein de la plupart des organisations. Adopter un outil de gestion de déplacements professionnels vous permet d’automatiser la mise en place de votre politique de voyage.
Ainsi, vous n’aurez plus à vous soucier de la conformité du processus de réservation des déplacements de vos équipes au sein de votre entreprise. En fait, grâce à un outil automatisé, vous pouvez paramétrer votre politique de voyage selon vos exigences, notamment les types de prestations, les prestataires…
Simplification de l’expérience de vos voyageurs
Un bon logiciel de gestion de déplacements professionnels intègre un hub de communication regroupant les réservations online et offline, du choix des prestations et des prestataires au moyen de paiement à utiliser. Il est alors facile d’y intégrer l’ensemble de vos fournisseurs.
Vos collaborateurs qui voyagent pourront donc aisément organiser leur déplacement professionnel.
Sécurisation de vos collaborateurs et de vos données
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, des situations d’inconfort, de mécontentement voire susceptibles de mettre en danger vos équipes. À cet effet, la mise en place d’une politique de management des risques est incontournable pour toute entreprise sérieuse. Votre outil de gestion des déplacements professionnels intègre cet aspect.
D’un autre côté, vous devez miser sur un outil conforme au RGPD, car en planifiant leur voyage à travers l’application, vos collaborateurs mettent leurs informations personnelles à la disposition de l’entreprise. De cette façon, vous êtes sûr de la sécurité des données. Surtout, un logiciel certifié ISO vous garantira doublement la sécurité des informations de votre entreprise.
Utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile
On ne saurait parler de mobilité externe sans aborder la gestion de la flotte automobile. Une bonne gestion de la flotte automobile implique une centralisation des informations liées à celle-ci ainsi qu’un pilotage opérationnel. Cela revient également à bien gérer les amendes de vos équipes. Lorsque le reporting est bien assuré, la gestion de la flotte automobile constitue une précieuse aide à la décision.
En revanche, misez sur un outil complet pour la gestion de l’ensemble des véhicules de votre flotte automobile. Surtout, pour maximiser le gain de temps et être plus productif, opter essentiellement pour une solution offrant une gestion totalement dématérialisée des amendes.
Pour résumer, un logiciel de gestion de flotte automobile efficace vous aidera à assurer :
- Une gestion quotidienne offerte, notamment l’état de parc, la gestion des affectations et fiches détaillées, réalisation d’un historique des véhicules et des changements, disposition des relevés kilométriques et vérification des normes de roulage, le suivi et la prédiction de maintenance des automobiles, etc. ;
- La fiscalité et l’administration liée à votre parc de véhicules, notamment le calcul détaillé et l’export de la TVS, le suivi des contrats et le contrôle des facturations, l’import des données fournisseurs automatique, etc. ;
- L’analyse reporting: il s’agit de tableaux de bord personnalisables, un suivi quantitatif et qualitatif, l’extraction des données et la planification des exports ainsi que le calcul du TCO ;
- La gestion de la Car Policy, notamment sa configuration, la synchronisation avec le SIV et catalogue de base d’informations des automobiles.
Vérifiez également que votre outil de gestion de flotte de véhicules est accessible sur mobile, notamment Android et iOS.
Comment choisir votre outil de gestion de mobilité externe ?
Pour votre outil de gestion de mobilité externe, assurez-vous de choisir :
- Un logiciel compatible avec tous les appareils, notamment ordinateur, tablette et smartphone. Comme cela, vos salariés pourront y accéder rapidement où qu’ils soient ;
- Une application qui dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à une meilleure gestion de la mobilité externe des collaborateurs au sein de votre organisation ;
- Une technologie offrant un niveau de sécurité conforme à vos besoins ;
- Un logiciel qui répond à la taille de vos équipes, que ce soit au niveau local ou à l’international ;
- Un outil personnalisable par l’entreprise.
Il est donc crucial d’étudier réellement en amont tous vos besoins et expectatives. À cet effet, il est préconisé de réaliser un benchmark ou d’élaborer un cahier des charges. Cela permettra de mettre toutes les parties concernées par le projet au même niveau de compréhension.
Ce faisant, vous êtes certain de bénéficier d’un logiciel de gestion de mobilité sur mesure, qui s’adapte donc parfaitement à votre entreprise.
Le saviez-vous ?
Il existe des solutions de gestion de mobilité adaptées à l’administration publique. Réservés à la gestion des déplacements temporaires des agents de l’État et de la fonction publique, ces outils s’inscrivent parfaitement dans la démarche de dématérialisation des process et des documents au sein de l’administration publique.
Les raisons pour l’État et les collectivités territoriales d’implémenter une gestion automatisée de la mobilité des travailleurs sont multiples. Tout d’abord, cela leur permettra de réaliser un gain de temps significatif sur leurs process d’état de frais. Ensuite, cette décision favorisera la fluidification des processus aussi bien internes qu’externes.
D’un autre côté, l’utilisation d’un logiciel de gestion de mobilité par l’administration publique lui facilitera :
- Le suivi de tous ses budgets et engagements ;
- La gestion des mandats et liquidations de dépenses ;
- Le pilotage et la prise de décision.
Certains outils donnent la possibilité d’être connecté avec de nombreux organismes financiers. Avec l’implémentation d’une application de gestion de mobilité, la gestion des ordres de mission, des états de frais et des factures fournisseurs ne sera que facilitée.
Vous l’auriez compris, la meilleure façon de gérer la mobilité externe de vos collaborateurs, c’est la dématérialisation et l’automatisation de vos processus. Cela est valable aussi bien pour les entreprises privées que pour l’État et les collectivités territoriales.
En revanche, assurez-vous de collaborer avec un fournisseur de logiciel de gestion de mobilité réellement attentif à vos besoins. C’est la seule façon de trouver une solution technologique fiable et qui vous permettra de rester focaliser sur votre cœur de métier.
