Avec les progrès technologiques, il existe de nos jours plusieurs solutions RH digitales qui facilitent royalement la vie en entreprise. Ainsi, il est devenu possible de s’équiper d’un logiciel de gestion des absences. Ce programme informatique permet l’automatisation de la planification des périodes d’absence des membres du personnel de votre organisme.
Cette solution améliore la productivité des collaborateurs tout en optimisant le temps. Zoom sur les avantages des outils RH numériques dédiés à la gestion des absences.
Pourquoi se doter d’un logiciel RH de gestion des absences ?
On le sait tous, gérer les congés et les absences peut parfois virer au casse-tête. En optant pour une méthode dématérialisée, le service des ressources humaines fait un bond assez considérable. Découvrez dans cette section les raisons pour lesquelles l’outil de gestion des absences est autant prisé dans les entreprises.
Gagner quotidiennement du temps
En entreprise, on estime que la gestion des tâches administratives RH prend jusqu’à 700 heures chaque année. Au nombre de ces tâches, la gestion des congés des salariés occupe la grande partie. Ainsi, en implémentant un logiciel RH dédié à la gestion des temps dans votre entreprise, vous n’aurez plus à effectuer les allers-retours d’approbation de congés.
Vous pouvez désormais dire adieu aux emails et les Post-its qui se perdent rapidement. Il en est de même pour les formulaires de demande de congés à signer sur papier qui est parfois difficile de déchiffrer. Le logiciel RH vous donne la possibilité d’effectuer en quelques secondes toutes les demandes, validations et mises à jour de congé en ligne. Cette application fait gagner un temps considérable aux employeurs et aux salariés et optimise votre gestion des talents rh.
Permet une vision en temps réel des plannings
En tant qu’un chef d’entreprise ou responsable RH, il n’y a rien de plus agréable que d’avoir avec facilité les absences et congés de ses collaborateurs. En effet, le logiciel de gestion des absences permet d’afficher en temps réel le planning des absences. Il prend en compte tous les types d’absences à savoir les RTT, les arrêts maladie, les congés maternité, etc., il favorise une gestion efficace.
Cela permet de planifier à l’avance les éventuelles pénuries de personnel. Grâce au calendrier disponible en ligne, il est possible de vérifier la présence de chaque employé. Ce logiciel vous sera donc d’une grande utilité.
Bénéficier d’une meilleure coordination des équipes
Jadis, le calendrier mural des congés sur lequel on notifie les absences et les congés créé généralement de confusion au sein des équipes. Avec l’apparition des solutions digitales RH, chaque collaborateur a désormais la possibilité de voir si son homologue a déjà fait une demande de congés. Cela lui permet aussi d’éviter de faire une demande aux mêmes dates que son collègue.
Le logiciel RH met également à votre disposition l’historique des congés de chaque salarié. Les responsables pourront ainsi faire une répartition équitable des périodes de congés au sein de l’équipe.
Faciliter les calculs des soldes
Pour calculer les soldes, il existe de nombreuses notions qui entrent en jeu et compliquent la tâche :
- les droits d’acquisition des congés ;
- les jours fériés ;
- les régimes à temps partiel ;
- les repos compensateurs ;
- les reports de congés ;
- les jours de fractionnement ;
- etc.
Le logiciel RH de gestion des absences permet d’automatiser ces calculs grâce à des fonctionnalités spécifiques.
Avoir une précision sur la fiche de paie
Se servir du logiciel RH pour calculer les soldes des congés payés, des RTT, des congés maladie garantit une fiabilité dans les données communiquées au service de paie. L’usage du logiciel favorise une meilleure interaction avec le service comptabilité. En fait, puisque tout est digitalisé, les risques d’erreur de calcul ou de saisie sont amoindris, voire éliminés, ce qui améliore la satisfaction des employés. La gestion est structurée et le suivi s’effectue en un laps de temps.
Quel est le fonctionnement d’un logiciel RH de gestion des absences ?
Le logiciel RH permet à chaque salarié de renseigner ainsi que ses demandes d’absence dans la base. Automatiquement, les informations remontent au DRH/manager qui se charge de valider ou non chaque demande. Pour se décider, il tiendra compte de l’activité en cour durant cette période et des ressources disponibles pour assurer la continuité du travail.
Les collaborateurs disposent chacun d’un calendrier clair de leurs temps de travail et de leurs congés. Il est également possible de calculer de façon automatique le nombre de tickets restaurants à commander en fonction du planning des congés établi avec l’outil de gestion de planning.
Pour finir, les données du planning des congés peuvent être exportées vers d’autres modules digitaux de suivi RH.
