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Déplacements professionnels : quelles obligations ?

by Kévin
Déplacements professionnels, respectez le PVE

De nombreux contrats de travail incluent des déplacements professionnels pour le salarié. Leur organisation et leur bon déroulement dépendent essentiellement de l’employeur. Cependant, il faut retenir qu’autant les travailleurs que l’entreprise qui les emploie ont des obligations à cet effet, notamment d’avoir en leur possession un passeport valide. En prendre connaissance et s’y conformer contribuera à une bonne cohésion au sein de la société.

La vérification de la durée de validité de votre passeport

Avant d’effectuer un déplacement professionnel, vous devez vous assurer de la validité de votre passeport. Il s’agit d’une pièce indispensable si vous comptez prendre un vol pour atteindre votre destination. Cette vérification fait partie intégrante de la préparation de votre voyage d’affaires.

Si vous vous rendez compte que votre passeport n’est pas en règle, il n’est pas nécessaire de vous affoler. La procédure pour l’obtention de cette pièce est dématérialisée. Elle implique donc des étapes simples. À cet effet, il est possible de faire une prédemande en ligne pour commencer.

Pour cela, vous devez vous rendre sur un site spécialisé pour entamer les démarches afin d’obtenir votre passeport dans les meilleurs délais, soit en 48 heures généralement. Faire une prédemande en ligne revient à remplir dûment un formulaire spécifique, et constituer un dossier avec différents documents.

Parmi ceux-ci figure le timbre fiscal dont l’achat est obligatoire. Par ailleurs, vous ne pouvez choisir cette option que si vous êtes de nationalité française. Après cette première étape, votre demande fait l’objet d’une analyse et d’un traitement. Dans le cas où des informations manqueraient, vous en êtes averti.

Par la suite, un document dénommé « pré-demande » vous est délivré via un courrier électronique en 48 heures. Vous pouvez suivre l’évolution de votre dossier à travers une page personnalisée de suivi en ligne. L’étape suivante consiste à prendre un rendez-vous auprès d’une mairie agréée par l’intermédiaire du site spécialisé.

Déplacement professionnel, passeport

De cette façon, vous bénéficiez d’un temps d’attente très réduit. Il vous faudra joindre d’autres pièces à votre prédemande pour vous rendre à la mairie. Il s’agit notamment :

  • d’une photo d’identité prise durant les 6 derniers mois,
  • d’une copie et de l’original de la carte nationale d’identité,
  • de l’ancien passeport (pour un cas de renouvellement).

Une fois sur place, un agent de la mairie se chargera de les vérifier et de les enregistrer. Il vous donnera enfin un numéro pour votre nouveau passeport. Dès que ce dernier sera prêt, vous en recevrez la notification par SMS. Avec le numéro précédemment délivré, vous irez simplement le retirer.

En général, la durée de validité d’un passeport est de 10 ans pour une personne majeure. Toutefois, elle demeure variable en fonction du type de passeport concerné. Il peut s’agir d’un passeport d’urgence, d’un passeport grand voyageur, d’un passeport diplomatique, etc.

Le respect de la Politique de Voyage d’Entreprise

La Politique de Voyage d’Entreprise (PVE) désigne un ensemble de mesures prises par une entreprise pour optimiser les déplacements professionnels. Elles sont réunies dans un document accessible à tous les salariés employés. Vous avez donc l’obligation d’en prendre connaissance avant de partir en voyage.

Divers points sont mentionnés par une PVE, à commencer par les budgets alloués à chaque déplacement professionnel. Les réservations pour les vols, les trajets une fois à destination et les hébergements respectent des budgets spécifiques. Vous devez veiller à ne pas les dépasser et si possible à faire des économies.

Pour ce faire, il convient de privilégier les options les plus économiques tout en mettant un point d’honneur sur un minimum de confort. De ce fait, les classes de réservation diffèrent en fonction de votre position dans la hiérarchie de l’organigramme de l’entreprise. Il faut donc miser sur des compagnies en particulier.

Il n’est pas question de faire des trajets supplémentaires aux frais de l’entreprise. Vous devez adopter une démarche responsable en vous limitant exclusivement aux implications de la PVE. Vous pouvez toutefois compter sur les catégories d’achats remboursables.

Ce sont les frais alloués aux repas, aux divertissements des clients rencontrés au cours du voyage, sans oublier les factures téléphoniques que vous pouvez bénéficier du remboursement en partie. En respectant les clauses de ce document, il est évident que vos supérieurs n’hésiteront pas à vous confier d’autres missions.

Le suivi rigoureux du planning de travail en déplacement professionnel

Les déplacements professionnels ont généralement des buts précis. Il peut être question de conclure un marché, d’assister à une conférence ou à un sommet de grande envergure. Dans tous les cas, vous avez l’obligation de remplir convenablement les missions qui vous ont été assignées.

Pour cela, planifiez à l’avance chacune de vos journées. Préparez tout ce que vous aurez à dire afin d’éviter de mal vous y prendre. Des fiches, des diapositives, des discours, tous les petits détails qui peuvent vous être utiles. Il est très important d’être méticuleux pour un parfait déroulement de vos rencontres professionnelles.

De même, vous avez le devoir de promouvoir l’image de marque de votre entreprise. Par conséquent, vous devez faire preuve de ponctualité. Veillez donc à profiter d’un bon temps de sommeil. Ainsi, le réveil sera plus facile et vous garantira de mener à bien vos différentes missions.

Vous pourriez avoir envie de faire du tourisme d’affaires à votre nouvelle destination. Cependant, si cette activité ne figure pas sur l’ordre de mission, vous n’avez pas le droit de vous y prêter. Ceci pourrait non seulement constituer une distraction, mais vous créer des dépenses supplémentaires.

Il est cependant possible de vous faire plaisir à travers des soins relaxants afin d’optimiser vos rendements sur le plan professionnel. Puisqu’il s’agit de votre bien-être, le problème ne se pose pas. Veillez tout simplement à ne pas perdre de vue votre objectif et à rester raisonnable.

Les obligations de votre employeur dans le cadre de votre déplacement professionnel

Dans le cadre des déplacements professionnels, votre employeur a des devoirs envers vous.

Mention de la possibilité de faire des voyages professionnels

Pour commencer, il a l’obligation légale de vous mettre au courant de la possibilité d’effectuer ce type de voyage. Cela se fait préalablement au moment de la signature du contrat de travail. Toutefois, l’employeur n’est pas forcément tenu de vous en informer à ce moment précis. Dans tous les cas, il est tenu de garantir votre sécurité, en prenant des mesures spécifiques.

Paiement des frais remboursables

Le remboursement de certains frais avancés pendant vos déplacements professionnels est obligatoire pour l’employeur. Ces dépenses particulières sont celles notifiées au préalable dans la Politique de Voyage d’Entreprise. Pour en bénéficier, il vous suffit de déposer une note auprès de votre employeur. Dans certaines entreprises, ce sont des cartes de paiement professionnelles qui sont mises à votre disposition.

Déplacements professionnels, respectez le PVE

Choix des moyens de déplacement appropriés

Par ailleurs, l’employeur a l’obligation de vous assurer des moyens de transport fiables et une sécurité optimale. Dans cette optique, la PVE définit le type de moyen de transport le plus approprié pour votre déplacement professionnel. Des actions sont mises en œuvre afin de vous permettre de profiter des meilleures solutions envisageables. Des compagnies de transport aux conducteurs, tout est choisi minutieusement.

Prise en charge face à des accidents de travail

Pendant vos déplacements professionnels, des accidents de travail peuvent survenir. Dans ces cas de figure, votre employeur s’engage à prendre en charge tous les frais liés aux soins administrés. Ils concernent la consultation, l’hospitalisation, l’ordonnance médicale. Généralement, la prise en charge est assurée au moyen de votre assurance maladie ou de toute autre souscription offrant ce type d’avantages.

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, des obligations doivent être prises en compte. Elles concernent aussi bien le salarié que l’employeur. Ce dernier doit assurer sécurité et confort à ses employés pendant leur voyage. De leur côté, ceux-ci ont l’obligation de s’apprêter en ayant un passeport à jour et de remplir leur mission convenablement.

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