De nos jours, les frais liés au voyage d’affaires professionnel font partie des plus grosses dépenses d’une entreprise, et leur pilotage est un véritable enjeu. Pour cela, beaucoup d’employeurs ou de têtes dirigeantes se posent la question de savoir comment gérer au mieux ces frais afin d’assurer à l’entreprise une bonne santé financière. Voici nos conseils pour bien gérer les dépenses liées au voyage d’affaires.
Catégorisez dans un premier temps les frais prévus et les frais imprévus
Les dépenses liées au voyage d’affaires d’une entreprise peuvent être aisément classées en deux catégories à savoir : les frais prévus et les frais imprévus. Les frais prévus regroupent le transport, la restauration, l’hébergement… Pour ce qui est des frais imprévus, ils sont composés des frais ayant rapport à la modification d’un billet d’avion, au rapatriement, aux difficultés de logements ou de déplacements, aux incidents sur place, aux modifications de moyen de locomotion, prolongation du séjour, etc. Essayez de penser à toutes les choses pouvant augmenter votre budget. Elles peuvent être nombreuses suivant le pays !
Prévoyez les frais de transport et de logement
Vous pouvez aisément prévoir les frais de transport et de logement en ce qui concerne les voyages d’affaires de l’entreprise. Pour ce faire, il vous suffit de vous occuper de toute la logistique liée au voyage d’affaires. Plus vous réservez un peu tôt, plus vos chances d’obtenir des prix avantageux sont grandes. Il faut aussi faire des enquêtes afin de s’assurer du meilleur tarif disponible. Pour les frais de logement par exemple, veillez à visiter les sites spécialisés afin de trouver le tarif le plus abordable. Et pour ce qui est du transport, assurez-vous de faire pareil avec les sites des compagnies de transport.
En cas de séjour long, il est meilleur d’opter pour des résidences hôtelières ou des appartements en location de courte durée afin de mener à bien le budget lié au voyage d’affaires.
Assurez-vous d’anticiper les frais additionnels
Les voyages d’affaires sont d’une importance capitale pour l’entreprise, et il est nécessaire de bien les planifier. Pour cela, il faut noter que ces voyages varient selon :
- Le lieu ;
- La durée ;
- Le nombre de voyageurs ;
- La mission des voyageurs ;
- Etc.
Après avoir bien défini ces différents aspects, on peut maintenant programmer l’achat des billets d’avion, les frais d’hébergement, les frais de transport sur place ainsi que les frais de restauration. De même, il faut également veiller à la planification d’éventuels frais liés aux repas d’affaires qui sont en général plus élevés.
Faites une évaluation distinguable d’éventuels imprévus
Dans un voyage d’affaires, les éventuels imprévus peuvent donner naissance à des coûts supplémentaires. Pour ce faire, il existe des notions élémentaires à respecter afin de minimiser au maximum ces dépenses supplémentaires inattendues. La possession d’une assurance par exemple qui prend en charge tous les types d’imprévus (sinistre, incident, rapatriement, décalage ou encore annulation de vol) peut s’avérer très utile pour une entreprise préparant les voyages d’affaires de ces employés. Il faut également veiller à ne pas prendre par des comparateurs de vols pour la réservation des billets d’avion. Vous risquez de ne pas vous faire rembourser en cas de demande d’annulation ou de modification de vols. En résumé, pour les réservations de transports et d’hôtels, assurez-vous de prendre par des sites qui offrent des possibilités de changements de date et de remboursement.
Pensez à faire appel aux agences de voyages spécialisées
Il est préférable de compter sur une agence de voyages spécialisée pour l’organisation d’un déplacement professionnel en cas de manque de temps ou de multiples destinations. L’avantage ici réside dans la prise en charge de toute la logistique liée au voyage d’affaires. Et ceci, à des prix défiant toute concurrence. Mieux, la majorité de ces agences de voyages offre une assistance disponible 24 h sur 24. Tout cela, pour vous permettre d’être mieux guidé et de pouvoir effectuer à tout moment des changements en cas d’imprévus dans la planification de votre voyage.
Optimisez dans un second temps votre politique de déplacement professionnel
L’optimisation de votre politique de déplacement professionnel vous permettra non seulement de réduire convenablement les dépenses connexes aux voyages d’affaires, mais également de faciliter leur gestion.
Définissez une politique de voyage d’affaires en fonction des valeurs de l’entreprise
La définition d’une politique de voyage d’affaires adaptée à l’entreprise est essentielle pour sa bonne santé financière. En effet, la politique de voyage d’affaires est composée de prescriptions bien détaillées. Ces prescriptions permettent à tout cadre ou salarié de l’entreprise de savoir à quoi s’en tenir en ce qui concerne les déplacements professionnels. Son objectif est non seulement de faire des économies sur les fonds destinés aux voyages d’affaires, mais également d’optimiser le budget prévu à cet effet. Pour ce faire, il est crucial de conduire antérieurement une réflexion sur la stratégie de développement de l’entreprise et les attentes des collaborateurs en termes de déplacement professionnel. Cette méthode est indispensable pour l’entreprise, car elle garantit non seulement le bon respect de la politique voyages d’affaires par ses employés, mais contrôle également leur recours à l’openbooking. Cela permet également au service chargé des finances et des achats d’anticiper le budget à accorder aux voyages d’affaires. Ainsi, la gestion des dépenses en termes de voyage d’affaires se fait donc a priori et non plus a posteriori. La politique de voyage d’affaires diminue les risques financiers, optimise le pilotage des coûts de déplacement professionnel et réduit le budget voyages d’affaires.
Automatisez les procédures de réservation pour une application infaillible de la politique voyage
Il est important de veiller à une application sans faille de la politique voyage d’affaires afin de la consolider et de pouvoir maîtriser les frais de transport. Pour ce faire, il est possible de mettre en place des méthodes automatisées de validation interne. Ces processus peuvent se porter par exemple sur la billetterie et le séjour. Il est également conseillé de se servir des sites qui proposent des outils efficaces et très pratiques. On peut citer en exemple cette application de gestion des frais de déplacement de Rydoo qui élimine les tâches administratives complexes. Grâce à ces outils, les processus de réservation de même que les circuits d’approbation et de validation ayant rapport aux voyages d’affaires sont automatisés et centralisés en un point unique. Ce qui permet au gestionnaire des questions relatives aux déplacements professionnels de s’assurer du bon respect de la politique voyage de l’entreprise par ses collègues.
Assurez-vous de la centralisation des paiements en vue d’optimiser la politique voyage
Il est meilleur de mettre en place une solution de paiement centralisé et utile. Cette façon de faire donne à l’entreprise la possibilité de tracer toutes ses dépenses voyages d’affaires. Peu importe le type de dépenses liées au voyage d’affaires, toute la prestation est pilotée du début jusqu’à la fin par le même système. Ce qui permet au gestionnaire du système ou aux têtes dirigeantes de déceler aisément les supposées dérives et procéder à leur réajustement.
Ces applications de gestion des dépenses voyages symbolisent non seulement l’un des principaux facteurs d’économie des coûts de déplacement professionnel, mais concourent également à une étude efficace de leurs rentabilités.
Choisissez une solution de management de notes de frais afin de piloter au mieux la politique voyage.
L’entreprise doit automatiser les processus de gestion des notes de frais en se munissant d’une application prévue à cet effet. Cette façon de faire permettra aux collaborateurs de gagner en productivité en termes de gestion des notes de frais. Mieux, ces solutions intègrent facilement les paramètres Ressources humaines comme circuit d’approbation. En cas de dérives, le système envoie une alerte à l’administrateur du système, au chargé des affaires financières ou encore au chargé des questions relatives au déplacement professionnel. L’un des atouts de ces applications de gestion des frais de déplacement est leur apport au niveau du service financier de l’entreprise qui gagne en productivité.
Que conclure ?
La gestion des dépenses liées au déplacement professionnel n’est pas aussi difficile qu’elle paraît. De plus, plusieurs solutions et applications innovantes à l’exemple de Rydoo s’offrent à vous pour vous faciliter la tâche. Par conséquent, adopter nos techniques et conseils pour une gestion efficace et souveraine du budget voyages d’affaires de votre entreprise.
