La gestion de plannings a toujours été au cœur des tâches de management. Puisque leurs horaires et réalités sont assez variables, les sociétés éprouvent en effet dans la majeure partie des cas, de la difficulté à arrimer leurs besoins à ceux de tous leurs employés. Pour atteindre aisément leurs objectifs sans pour autant perdre un temps précieux, de nombreuses entreprises potent désormais pour l’utilisation de logiciels dédiés au planning des horaires. Ce type de logiciel aide notamment les managers à centraliser les informations des salariés ainsi que toutes les opérations nécessaires à la gestion des horaires. Découvrez dans cet exposé, les quatre avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de planning de travail.
En finir avec les oublis et pertes de temps
Pour assurer la gestion de plannings dans votre entreprise, vous avez sans aucun doute besoin d’un logiciel adéquat. Avec un tel outil, fini alors :
- Les demandes de congés formulées oralement ;
- Les emplois du temps envoyés par SMS ;
- Les nombreux appels pour trouver un remplaçant à la dernière minute…
Les problèmes de communication seront également éliminés avec un logiciel de gestion d’horaires de travail. Plusieurs logiciels proposent par ailleurs un outil de communication similaire à « Facebook Messenger », ce qui vous permettra alors de communiquer en temps réel avec vos salariés. Ce sera également le meilleur moyen de vous débarrasser de la gestion des appels, des SMS ou des conversations Facebook.
De plus, les informations essentielles sur chacun de vos salariés sont centralisées. La création des feuilles de temps se fera quant à elle plus rapidement. Les salariés seront désormais responsables de l’envoi de leurs demandes de congés ou de leurs changements d’emploi du temps. Certains logiciels offrent même la possibilité aux salariés d’échanger des shifts entre eux. Cela se fait bien entendu sur approbation du manager. Le degré de liberté accordé aux employés est en outre configurable selon la volonté de la société.
Économiser sur les coûts de main-d’œuvre
Même s’il est préférable que tous les gestionnaires procèdent au calcul du coût de leur main-d’œuvre réel, par employé et par département, peu s’acquittent en réalité de cette tâche. Grâce au logiciel de gestion, il est désormais possible de réaliser en un court laps de temps les calculs nécessaires. Plusieurs logiciels peuvent même le faire automatiquement. Vous avez aussi la possibilité d’indiquer vos objectifs dans l’outil choisi. Une fois qu’ils sont atteints, il suffira ensuite de les valider directement dans le planificateur d’horaires.
Cela vous permettra donc de réagir rapidement pour recadrer vos objectifs. Les différentes vues proposées vous permettent par ailleurs de confirmer et d’ajuster la quantité d’employés nécessaire à chaque moment de la journée selon les départements ou même les lieux de travail. Le logiciel vous alerte en outre en temps réel lorsqu’il y a des conflits dans l’horaire, ce qui diminue grandement les risques d’erreurs.
Améliorer le taux de rétention des employés
Tous les employés ne veulent pas le même nombre d’heures de travail. Certains logiciels comportent pour cela des indicateurs qui aident les managers à évaluer si l’horaire planifié respecte ou non les heures souhaitées des salariés. Ainsi, vous évitez des frustrations et entretenez une meilleure relation avec vos employés. Ce n’est plus un secret ; les employés heureux sont beaucoup plus productifs. Maintenir de bonnes relations permet aussi de réduire le taux de roulement.
Les disponibilités et les demandes de congés sont centralisées, ce qui permet par ailleurs d’éviter les conflits d’horaires et les frustrations. Un logiciel de planning de travail empêche les erreurs de gestion qui peuvent rapidement devenir répétitives et problématiques. L’un des principaux facteurs de démission du personnel est dans des cas, le taux de roulement élevé et le non-respect des contraintes des employés.
Un outil d’aide conçu pour la gestion de personnel peut alors être considéré comme l’une des meilleures manières de simplifier la gestion des contraintes et d’améliorer la rétention du personnel.
Réaliser d’importantes économies
Les logiciels de planning de travail permettent de réaliser des économies importantes. Puisque les horaires prennent beaucoup moins de temps à être gérés, les managers ont plus de temps pour faire d’autres tâches et soutenir leurs employés. Ils deviennent aussi plus efficaces pour répondre à leurs demandes. L’émargeuse facilite quant à elle le suivi des heures travaillées et évite des erreurs qui peuvent être très coûteuses. Lorsque la gestion des temps est simplifiée, cela a par ailleurs des effets sur tous les employés, peu importe leur position dans la hiérarchie. Les salariés plus heureux au travail sont aussi plus productifs et plus motivés.
Alors, on opte pour quel logiciel ?
Il existe plusieurs logiciels de planning sur le marché. Alors, comment choisir celui qui vous convient ? Pour y arriver, vous devez commencer par essayer ceux qui offrent des options gratuites. Ne perdez pas votre temps avec un logiciel qui n’est pas fait pour vous. Tous les logiciels ne sont pas identiques, et plusieurs proposent des fonctionnalités que d’autres n’offrent pas. Certains proposent même des plans qui vous permettent de tester leurs fonctionnalités gratuitement. La meilleure façon de savoir ce qui vous convient est d’en essayer plusieurs. Vous découvrirez alors plus rapidement ce qui est adéquat pour votre société.
