Home Entreprise 10 utilisations de Word que vous ne connaissez peut-être pas !

10 utilisations de Word que vous ne connaissez peut-être pas !

by Kévin

Microsoft Word fait partie des applications les plus populaires et les plus utilisées au monde. C’est en fait un logiciel de traitement de texte qui est couramment utilisé dans les entreprises, les écoles et même dans de nombreux foyers. Word s’avère également être l’outil par excellence à prendre en main, car il regorge de fonctionnalités et d’astuces qu’il faut maîtriser. Voici quelques utilisations de Word que vous ne connaissez peut-être pas !

Les différents types de documents à créer avec Word

Lancé en 1983 par la société de Bill Gates, Microsoft Word est l’un des logiciels de la suite Microsoft Office. Outre le traitement de texte, il permet de créer et de traiter différents types de documents comme :

  • Les triptyques,
  • Les textes pour les livres ou les affiches,
  • Les tableaux,
  • L’interaction et le traitement d’images,
  • Les rapports formels,
  • Les différents modèles de CV,
  • Les articles pour journaux et plus encore.

La création des tableaux

Avec Microsoft Word, il est aussi possible de créer facilement des tableaux sans avoir à ouvrir le tableur Excel. Cela contribue au bon fonctionnement de votre entreprise, car cela permet de gagner du temps. Pour réaliser cette opération, il suffit de faire une insertion automatique. Voici la procédure à suivre :

  • Cliquez sur l’onglet insertion, puis sur Insérer tableau.
  • Choisissez parmi les vignettes présentées le style de tableau que vous voulez créer et cliquez pour l’appliquer au tableau.
  • Vous pouvez ensuite saisir le texte dans le tableau, puis procéder à sa mise en forme.

Notons que vous pouvez aussi modifier l’alignement du contenu d’une cellule, appliquer une bordure, appliquer une trame de fond et plus encore.

L’insertion d’une table des matières

La réalisation d’une table des matières avec Word pour les livres ou les journaux requiert un style et une hiérarchisation qui peut être créée en ouvrant l’onglet “styles” dans la rubrique « Accueil ». Pacez ensuite votre curseur sur la page où vous souhaitez insérer la table des matières et utilisez l’onglet Référence. Pour finir, cliquez sur “Table des matières”. Cette dernière peut être personnalisée et mise à jour avec les modifications du texte. 

La gestion des révisions des documents

Depuis son lancement, le logiciel Microsoft Word a connu de multiples mises à jour afin d’enrichir ses fonctionnalités, de corriger les bugs ainsi que toute éventuelle imperfection. Ainsi, outre la rédaction de texte, il permet aussi de faire le suivi des modifications pour ceux qui travaillent à plusieurs sur un même document en utilisant le mode révision. Ce dernier peut être activé et verrouillé en appuyant sur l’icône “Suivi de modifications”. Ainsi, tous les ajouts, suppressions ou remplacements effectués sur un document seront suivis et les autres utilisateurs ne pourront pas les annuler. 

Dans la révision des documents, il est également possible d’émettre des commentaires sur la partie concernée par la modification. Un encadré de commentaire dans une marge à droite apparaît sur le document indiquant le nom du commentateur et l’heure de son commentaire ainsi qu’un espace permettant de répondre. Dans la gestion des révisions des documents, les marques peuvent être affichées de différentes manières (dans des bulles, uniquement les commentaires, etc.). En outre, le nombre et le type de vérifications effectuées peuvent être indiqués en détail. Enfin, les modifications apportées à un document peuvent être acceptées ou refusées.

Le publipostage

Le publipostage est une des fonctions du logiciel Word encore méconnue par la plupart de ses utilisateurs. Il consiste à personnaliser de façon automatique le contenu d’une lettre-type à envoyer à de nombreux clients ou prospects. Les informations individuelles concernant chaque cible sont déjà intégrées et fusionnées dans cette lettre-type. Ainsi, chaque destinataire aura une lettre personnalisée qui lui sera uniquement adressée.

La création d’un publipostage sur Word se fait en six étapes : 

  • La sélection du type de document : lettres, messages électroniques, étiquettes, enveloppes ou invitations,
  • La sélection du document de base : un modèle, le document actuel, ou un document existant,
  • La sélection des destinataires : contacts existants, contacts Outlook, ou une nouvelle liste à créer,
  • L’écriture de la lettre : il faut d’abord écrire le contenu de la lettre, puis ajouter les informations personnelles des destinataires (bloc d’adresses, formule d’appe),
  • L’aperçu de la lettre en faisant défiler chaque destinataire,
  • La fin de la fusion : la fonction fusion et publipostage permet de créer des lettres individuelles et de les imprimer.

Le traitement des images

Avant l’arrivée des logiciels Photoshop, Illustrator et bien d’autres logiciels de traitement d’images et de photos, Word permettait déjà de faire un traitement d’images. Après l’insertion d’une image sur un document Word, l’onglet “Outils Images” apparaît et en cliquant dessus, de nombreuses possibilités s’offrent à l’utilisateur. Il pourra alors y apporter des modifications : rogner ou encore modifier la couleur.

La mise en forme et mise en page des documents formels

Sur un document Word, la mise en forme et la mise en page se font grâce à la barre horizontale située en haut de la page du document.. Vous y trouverez des onglets proposant chacun différentes actions pour personnaliser un document. Il s’agit notamment de la taille du texte, la police d’écriture, la couleur de surbrillance, l’exposant, l’effet de texte, etc.

Pour les documents formels, l’onglet « Mise en page » permet de structurer le texte selon le format de texte souhaité. Il suffit de cliquer sur la section Retrait, Espacement, Marge, etc. puis revenir sur « Accueil » pour encadrer un texte, un paragraphe, ou une partie du texte, si nécessaire. En tant que document formel, il importe d’uniformiser sa mise en forme avec des styles appropriés.

La création des graphiques

Il est toujours bon de garder à l’esprit que Word n’a pas pour ambition et ne devrait pas servir à remplacer Excel. Mais, la création des graphiques en ayant des données chiffrées sur un document Word est plus facile et ultra pratique dans diverses situations. Un large choix de graphiques est disponible. On peut ainsi citer : les histogrammes, les barres, les bulles, les nuages de points, … Il ne vous reste plus qu’à les personnaliser en choisissant parmi les différents modèles proposés par Word.

L’enregistrement en PDF

Il convient d’enregistrer tout document Word professionnel, juridique ou officiel au format PDF. C’est le format recommandé lorsque vous voulez qu’il garde le même aspect sur tout les  ordinateurs ou lors de l’impression. Un fichier Word peut être converti en format PDF sans avoir à installer un logiciel complémentaire :il suffit de cliquer sur “Exporter” ou “Enregistrer sous” et suivre les instructions.

Imitation d’un article de presse

Microsoft Word peut également être utilisé pour écrire un texte ressemblant à un article de presse. Effectivement, il permet de rédiger et créer un texte sur plusieurs colonnes de tailles différentes ou similaires. Cliquez sur le bouton “Colonne”, puis l’onglet “Mise en page” pour voir les configurations possibles (2,3 colonnes, ou plus, de même taille ou non, etc.). Avant l’impression du document, vous n’avez qu’à mettre à jour votre type de fichier pour garder son intégrité en l’enregistrant sous PDF.

Différents types de création avec Word

Pour ceux qui ne connaissent pas encore les diverses fonctionnalités de Microsoft Word, sachez qu’il permet de réaliser des créations de toutes sortes : 

  • L’insertion d’un texte en relief avec des effets ou une ombre grâce à WordArt.
  • La création d’un organigramme, d’un cycle, d’un schéma, d’une pyramide et de nombreux autres graphiques personnalisables afin de bien illustrer un document.
  • L’ajout d’une couleur de fond au document pour changer du blanc habituel
  • La modification de l’affichage du document selon les besoins : page (les unes à la suite des autres), brouillon (écrire au kilomètre sans mise en forme), plan (pour visualiser la hiérarchisation du document), ou lecture en plein écran (lecture d’un document sans le modifier).

Pour maîtriser au maximum son ordinateur, il suffit, entre autres, de connaître et d’appliquer ces différentes utilisations du Microsoft Word. Sachez quand même qu’il existe d’autres logiciels de traitement de texte alternatifs à Microsoft Word comme Google Docs, WPS.com, et plus encore.

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