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Entrepreneur : comment bien choisir son photocopieur professionnel ?

by Kévin

L’entrepreneur ne peut pas se passer aujourd’hui d’un photocopieur dans son entreprise. En effet, le photocopieur est un élément nécessaire qui permettra aux collaborateurs de ne pas descendre chaque fois dans la rue pour faire la photocopie. Aussi, il existe des documents sensibles qui ne doivent pas tomber dans les mains de n’importe quel individu. De nos jours, le choix du photocopieur est rendu de plus en plus difficile en raison des améliorations qu’il connaît. Cependant, vous devez bien faire son choix, même s’il présente des fonctionnalités multiples. C’est à juste titre que l’article vous présente les astuces nécessaires pour un choix judicieux.

Choix du photocopieur : pour quelle technologie opter ?

Le photocopieur est un appareil électronique qui vous permet de faire des copies de vos documents. Contrairement à l’imprimante, le photocopieur a une taille plus importante et a des fonctions plus utiles. Deux principales technologies peuvent être retrouvées chez les photocopieurs. Ils peuvent employer soit la technologie numérique ou encore la technologie analogique. D’ailleurs, pour le choix de vos photocopieurs ou pour une location, vous pouvez profiter des offres alléchantes sur le site www.photocopieuse.net/achat-location.

En ce qui concerne le photocopieur analogique, sachez que son procédé est axé sur la xérographie. En effet, pour vous faire sortir la copie des documents, il va juste projeter le texte à photocopier sur une feuille de papier. Il faut noter qu’avant cela, il enregistre le texte sur un support continu. Cependant, sa qualité d’impression n’est pas aussi appréciable que celle du photocopieur numérique. En outre, il est plus aisé d’installer le photocopieur analogique. Aussi, vous aurez beaucoup plus de facilité à le transporter. Son coût d’achat est attractif, mais il n’offre pas autant de fonctions que le photocopieur numérique. Enfin, sachez que le photocopieur analogique est plus destiné à un usage personnel que professionnel, car vous ne pouvez pas le relier au réseau local. A contrario, le photocopieur numérique se connecte au réseau informatique de votre entreprise. Avec la photocopieuse numérique, vous pourrez numériser les documents et autres, mais vous devez mettre le prix, car il coûte plus cher que le copieur numérique.

Prendre en compte ses besoins

Vous savez exactement quelle technologie vous sera utile dans votre entreprise. Maintenant, vous devez considérer vos besoins. Autrement, vous prendrez un appareil plus performant et donc plus cher que ce qui vous serait utile. Vous devez alors pouvoir estimer le nombre d’impression couleur et d’impressions noir et blanc que votre entreprise peut faire dans un mois.

Par ailleurs, vous devez connaître les formats d’impression que vous utilisez régulièrement. Il s’agit ici entre autres du format A4, A3, etc. Pour des impressions de plus grands formats, choisissez le photocopieur A3 qui prend aussi les plus petits formats, dont le A4. Si vous faites l’impression à couleur par moment, vous devez simplement prendre un photocopieur noir et blanc. En effet, les copies et les impressions couleur sont une dizaine de fois plus onéreuses que celles en noir et blanc. Aussi, il sera pris en compte l’impression des documents confidentiels, le scannage, l’envoi et la réception de fax, etc. Cela dit, vous devez pouvoir déterminer si vous aurez besoin d’un appareil multifonction ou non. Déjà, gardez à l’esprit que seuls les photocopieurs numériques peuvent être multifonction.

En outre, sachez que tous les appareils n’ont pas la même vitesse d’impression exprimée en CPM (Copie Par Minute). Si vous devez atteindre les 3000 copies par mois, vous devez opter pour une vitesse de 20 copies par minutes ou 20 pages par minutes. Entre 3000 et 5000 pages, la vitesse doit se situer entre 20 et 45 CPM. Lorsque vous devez dépasser ce seuil, prenez un photocopieur dont la vitesse d’impression avoisine et dépasse les 75 CPM. En tenant compte de cette vitesse lors du choix de votre photocopieur professionnel, vous gagnerez plus du temps. Car, à bonne vitesse, l’appareil peut gérer un nombre important de documents en un temps record.

Pour quelles fonctions opter pour son photocopieur professionnel ?

Il est clair maintenant qu’il vous serait plus avantageux d’opter pour un photocopieur multifonction afin d’être plus productif dans votre entreprise. Mais, quelles sont ces fonctions qui vous seront plus utiles ? Tout d’abord, pour votre entreprise, vous devez viser la connectique de votre photocopieuse multifonction. Ainsi, il serait bien si votre photocopieur peut être lié au réseau. Dès lors, vos collaborateurs pourront accéder à des fonctions d’impressions centralisées sur une seule machine. Il sera aussi plus facile à vos collaborateurs de scanner les documents.

Par ailleurs, veillez à prendre un photocopieur qui possède des ports Ethernet et USB, etc. En outre, avec un photocopieur capable de faxer vos documents, vous pouvez envoyer et recevoir des fax depuis votre PC. Ce genre de photocopieur permet à vos collaborateurs d’être plus productifs et vous évite alors d’investir dans plusieurs périphéries.

Que choisir entre le photocopieur laser et le jet d’encre ?

Que ce soit le photocopieur jet d’encre ou le photocopieur laser, vous en tirerez des avantages. Toutefois, chacun d’eux a encore ses limites. Si votre entreprise doit imprimer régulièrement des photos et des images complexes, vous devez miser sur la qualité de l’impression. À cet effet, le photocopieur jet d’encre doit être préféré au photocopieur laser. Par ailleurs, le copieur jet d’encre multifonction est moins onéreux à l’achat, mais cela a des répercussions sur sa vitesse d’impression. Ladite vitesse est en réalité plus lente que celle du copieur laser. Si vous avez un nombre important de documents à photocopier par mois, vous devez opter pour le laser afin de gagner du temps. C’est alors l’idéal à choisir pour un usage bureautique. Certes, le présent photocopieur peut être encombrant, mais vous pourrez imprimer en moyenne 3000 pages par mois.

La plupart du temps, les entreprises peuvent se contenter d’un photocopieur noir et blanc. Si vous devez choisir l’imprimante couleur, assurez-vous que vos impressions photo ou en couleur du mois iront au-delà des 150 pages. Aussi, le photocopieur couleur sera à privilégier si vous devez reproduire les documents en quadrichromie. Mais, soyez toujours prêt à approvisionner votre machine en cyan, jaune, magenta et en noir pour les cartouches.

Quel budget prévoir pour acheter son photocopieur professionnel ?

Pour choisir le photocopieur pour votre entreprise, vous devez prendre en considération les besoins énumérés précédemment. Selon le cas, ces exigences feront grimper ou non le prix de votre photocopieur, car plus l’appareil est performant, plus son coût sera important. Cependant, à ce coût initial, vous ajouterez le prix des consommables. Il s’agit entre autres :

  • Du Papier ;
  • Du tambour ;
  • Du toner ;
  • Des agrafes ;
  • Des cartouches d’encre, etc.
  • De la consommation énergétique de la machine.

Le nombre de papiers dépendra du nombre de pages que vous photocopiez en moyenne dans le mois tout en tenant compte du fait  que vous pourrez faire des recto-verso. En ce qui concerne le tambour, sachez qu’il doit être changé après que vous ayez fait des photocopies un certain nombre de fois. C’est le tambour qui permet au photocopieur de fonctionner selon le procédé de la xérographie qu’on doit à Chester Carlson. Son prix est aussi tributaire de la qualité de votre machine, et pour mieux préserver ladite machine, vous devez changer votre tambour à tous les quatre toners.

En effet, le toner est un consommable qui se présente sous forme de poudre. Il peut alors être noir et blanc ou couleur. C’est lui qui se déposera sur le tambour avant d’être redirigé sur la feuille suivant le mécanisme de la photocopie. Il faut noter que plus vous imprimez de documents, plus vous serez amené à changer régulièrement votre toner. Les cartouches d’encre peuvent se sécher lorsqu’elles ne sont pas régulièrement utilisées. Pour cette raison, si votre entreprise n’a pas besoin d’imprimer en couleur, il est juste conseillé d’opter pour le photocopieur noir et blanc. Ainsi, vous ne gaspilleriez pas les cartouches couleur. Pour plus d’ergonomie, vous pouvez opter pour une photocopieuse qui agrafera automatiquement vos feuilles après tirage. Dans votre budget, vous tiendrez aussi compte de la maintenance de votre appareil et de ce qu’il vous coûtera en termes d’énergie. Vous devez alors souscrire à un contrat de maintenance avec le fabricant ou le distributeur par exemple. Cela contribuera à la longévité de votre machine.

Comment bien entretenir son photocopieur professionnel ?

Pour bien entretenir votre photocopieur, vous devez enlever régulièrement les traces de doigts et les poussières qui s’y accumulent. Vous devez à l’aide d’un chiffon non pelucheux retirer les saletés, quitte à humidifier un peu votre chiffon pour enlever les plus résistantes. Quant au photocopieur multifonction, faites un nettoyage de l’écran LCD sans faire usage du correcteur de type Typex. Faites enfin appel à votre maintenancier si vous avez des problèmes plus sérieux comme les bourrages et problèmes de connexion.

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