La base du fonctionnement du service des ressources humaines d’une entreprise est la documentation. En effet, qu’il s’agit des fiches de paie, des contrats de travail, des justificatifs de résidences, etc., le service RH (Ressources Humaines) doit gérer beaucoup de documents en rapport avec les employés. Cependant, la gestion manuscrite de ces derniers est désormais obsolète. Aujourd’hui, la solution pour s’occuper des documents en entreprise est la GED. Qu’est-ce que c’est que cette solution ? Quels sont ses avantages ? Cet article vous donne les réponses à ces questions.
Une GED, qu’est-ce que c’est ?
Grâce aux différentes avancées technologiques, la digitalisation RH bat son plein actuellement. En effet, beaucoup d’entreprises ont déjà passé le cap et l’un des outils qui amènent ce changement est la Gestion Electronique des Documents (GED). Pour faire simple, la GED est un logiciel qui permet de numériser et gérer efficacement les documents. Il se présente sous la forme d’une application pour smartphones et tablettes.
Le logiciel de GED pour les RH gère toutes les étapes du cycle de vie d’un document électronique grâce à ses différentes fonctionnalités que sont :
- La création ou l’acquisition des documents ;
- Le stockage, l’indexation et l’organisation des documents numérisés ;
- La gestion de la sécurité des documents sensibles ;
- La recherche, la consultation et l’échange des documents électroniques ;
La GED permet également d’archiver et classifier plus facilement les documents numérisés. Cette solution informatique rend donc possible à bien des égards l’abandon de la gestion manuscrite des documents dans le département de ressources humaines d’une entreprise.
Les avantages de l’utilisation d’une GED pour la gestion des ressources humaines d’une entreprise
L’utilisation d’une GED pour la gestion des ressources humaines d’une entreprise procure beaucoup d’avantages à cette dernière. Les plus remarquables de ces avantages sont :
Le gain d’espace de travail
Ce n’est plus un secret pour personne, les documents en papier prennent beaucoup d’espace. À défaut d’un local entier, vous serez certainement obligé d’y vouer quelques armoires pour leurs rangements. Vous pouvez même vous retrouver à les disposer par terre par manque de solutions pour les stocker. L’accumulation de document en papier est une véritable case tête sur les lieux de travail.
En optant pour une GED, vous pouvez vous passer d’une telle situation irritante où vous serez à chaque fois obligé d’enjamber une pile de documents pour quitter votre bureau. En effet, tous les documents étant numérisés, vos seuls soucis d’espaces seront en rapport avec les capacités de stockage de votre système informatique. Naturellement, avec les prouesses réalisées dans ce domaine, il n’y a véritablement pas lieu de s’inquiéter.
La facilité de recherche des documents
Le service de ressources humaines est le lieu où se rassemblent tous les documents en rapport avec vos employés et leurs différentes missions. Autrement dit, si vous avez besoin d’une information sur l’un de vos employés, c’est le lieu à se rendre pour les obtenir. Malheureusement, même si votre équipe de gestion de cette administration fait partie des meilleures qui existent, les informations recherchées ne vous seront pas livrées comme par enchantement. Il va certainement falloir fouiller toute une section de documents pour les retrouver. En effet, cette mission peut prendre des heures, voire même des jours si la classification n’est pas bien effectuée à la base.
Et si vous pouviez faire tout ce travail de recherche en seulement quelques clics ? En effet, avec une GED, il vous suffit de quelques clics pour consulter n’importe quel document qui y est enregistré. Cela vous fait alors non seulement gagner en temps, mais aussi en effort. En utilisant une GED, vous ne rencontrerez également pas un problème de mauvaise classification.
L’amélioration de la traçabilité et la sécurité des documents
Les mauvaises informations sont un poison pour une entreprise surtout si elles sont en rapport avec les employés. Malheureusement, vous ne pouvez pas être certain de totalement les éviter. Toutefois, avec un logiciel de GED pour les RH vous serez en mesure d’en écarter la majorité. En effet, les fonctionnalités de cet outil vous permettent d’avoir une complète traçabilité de l’utilisation qui se fait des documents. Vous saurez par exemple les documents modifiés récemment et les personnes qui les ont consultés. De plus, vous pouvez limiter l’accès à certains des documents en paramétrant une demande de mots de passe avant leurs ouvertures par exemple. Vous pouvez même programmer le système de manière à ce qu’il vous envoie une notification si un certain document est consulté par une autre personne que vous.
Comment mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents dans une entreprise ?
Pour associer le système de gestion électronique de documents au fonctionnement de votre département des ressources humaines, il vous suffit d’acheter le logiciel auprès de l’un de ses concepteurs. Cependant, pour tirer pleinement profit de la GED, vous devez accomplir certaines tâches avant de passer à l’acquisition du logiciel.
La première est de réaliser un diagnostic. Celui-ci portera sur vos besoins, les flux documentaires de votre entreprise et de votre système informatique.
La seconde étape sera d’impliquer les utilisations dans la mise en place. Vous pourrez obtenir d’eux les spécificités liées à leurs types de métiers qu’il serait bien d’intégrer au paramétrage du logiciel.
Votre troisième mission sera de mettre en place un workflow (flux de travail). Il permettra à tout le monde de mieux comprendre le parcours de traitement des documents et présentera les personnes pouvant accéder aux fichiers.
C’est après avoir complété ces quelques étapes que vous pouvez vous intéresser au choix du logiciel. Veillez à ce que le modèle que vous choisirez soit capable d’évoluer avec votre entreprise et de suivre vos stratégies.
En somme, une GED est une solution informatique que toutes les entreprises devraient adopter pour l’amélioration du fonctionnement de leur département des ressources humaines. En effet, elle procure un certain nombre d’avantages très intéressants à l’entreprise. N’hésitez donc plus à l’acquérir.
