Les entretiens annuels sont généralement des moments cruciaux aussi bien pour les salariés que pour les managers au sein d’une entreprise. Ils constituent l’instant de bilan et de prospection de l’entreprise. C’est pourquoi il est important qu’ils soient effectués annuellement. Puisque l’amélioration des performances et de la qualité des services en dépend fortement, il est nécessaire qu’ils soient réussis. Pour y arriver, suivre certaines directives se révèle indispensable.
Comment réussir son entretien annuel en entreprise ?
Programmer à date fixe l’entretien
Du côté de l’administration, il est nécessaire que l’entretien annuel soit inséré dans l’agenda et que la date soit communiquée aux salariés. Puisqu’il s’agit d’une rencontre personnelle, chaque collaborateur doit connaitre la date fixe de son entretien annuel une à deux semaines à l’avance afin de pouvoir le préparer adéquatement.
De façon formelle, l’entretien peut avoir une durée maximale de 2 h. La limitation au niveau de la durée permet de rendre la rencontre riche, nourrie et surtout brève pour tenir compte du temps maximal de concentration reconnu à un homme.
Faire une préparation en amont
Pour que la rencontre puisse tenir en un si bref moment et être tout autant nourri, il est important qu’elle soit bien préparée en amont. Au niveau du manager, cette étape se rapporte à la prise de contact et à l’évaluation du dossier du collaborateur avec qui l’entretien est programmé. Pour ce faire, il lui revient de :
- prendre contact avec le procès-verbal du précédent entretien annuel ;
- faire le bilan des formations suivies par ce dernier durant l’année écoulée ;
- évaluer les compétences acquises par ce dernier ;
- évaluer son évolution et sa disposition à davantage s’améliorer.
Adresser un questionnaire à votre collaborateur
Le manager est également appelé à aider le salarié à préparer son entretien annuel afin que les préparations d’un côté ou d’un autre soient concordantes. Pour ce faire, il peut mettre à disposition de ce dernier un questionnaire dans lequel il rassemble les axes de discussion de la rencontre. La grille de questions permet au collaborateur de commencer son auto-évaluation et de procéder également à une contre-évaluation.
Le questionnaire peut être remis quelques jours avant l’échéance de l’entretien annuel pour aider l’intéressé à exprimer lui-même ses ressentis par rapport à son poste, aux difficultés qu’il y a rencontrées, ses souhaits, ses propres prospections pour l’entreprise, ses satisfactions, mais aussi ses mécontentements.
Dans ce sens, le questionnaire n’inscrit pas le salarié dans une auto-évaluation unique, mais davantage dans une disposition de critique de l’entreprise dont il est membre. L’intérêt est de trouver un point commun d’amélioration des performances et de la qualité des services.
Établir en premier le bilan positif
Les étapes précédentes ouvrent à l’entretien proprement dit. Durant celui-ci, une première étape est de reconnaitre les efforts fournis par le salarié. Cette reconnaissance permet de valoriser les travaux de ce dernier et aide à insérer sa pierre au sein de l’édifice de succès qu’a connu l’entreprise.
C’est également le moment de remercier l’intéressé pour ses sacrifices consentis, les contributions au succès collectif de l’entreprise, mais également les succès personnels qui le distinguent au sein du travail collectif.
Aborder les pistes d’amélioration
La reconnaissance des qualités du collaborateur ne vous empêche pas de lui signifier ouvertement les défis que vous souhaitez qu’il relève et qui constituent les pistes d’amélioration à son niveau. Cette étape est cependant délicate, car elle est un moment crucial de l’entretien. L’effort à ce niveau est surtout de ne pas avoir des propos blessants vis-à-vis de l’employé.
Les remarques doivent être émises dans une attitude constructive dans laquelle l’intéressé se sent porté vers un progrès personnel et professionnel. Votre désir de le voir plus performant sera alors perçu dans son intérêt supérieur. S’il sent que vous avez des projets pour lui et pour lesquels sa performativité compte, il pourra davantage accueillir les remarques et les intégrer véritablement.
Laisser libre cours à une franche discussion
L’entretien annuel n’est sûrement pas pour l’employé le lieu de venir écouter le manager et de repartir. C’est le moment de discussion franche entre l’employé et le manager.
Si vous avez pu lui adresser un questionnaire par lequel il a préparé son entretien, l’employé a la priorité d’expression dans la rencontre. Il est en effet un acteur actif de l’entretien annuel. Si on doit évaluer son implication dans la rencontre, il doit être nettement supérieur à celui du manager. Il peut à lui seul disposer de 70 % du temps imparti à la discussion durant la rencontre.
Le rôle d’écoute du manager est alors indispensable dans la réussite de l’entretien annuel. Cette capacité d’écoute permet au manager d’évaluer le degré d’intégration de l’employé dans l’entreprise, ses aspirations et d’y répondre adéquatement. Le salarié quant à lui se met dans les dispositions d’écoute pour avoir le point des appréciations extérieures sur la qualité du service qu’il rend.
Quels ont les objectifs d’un entretien annuel ?
Un entretien annuel poursuit plusieurs objectifs. L’un des plus importants consiste à faire le bilan d’une année écoulée et les prospections afin d’améliorer la performance des employés et de rendre le service rendu par l’entreprise plus qualitatif.
Le maintien en point de mire de ces objectifs permet surtout de ne pas trahir la nature et la fonction de cette rencontre annuelle entre le manager et le salarié. En fonction des objectifs propres à l’entretien annuel également, l’atteinte des buts de l’entreprise est tributaire d’une certaine procédure nécessaire.
Faire ensemble les prospections
Les prospections de l’entreprise sont considérées comme des feuilles de route menant au but que veut atteindre cette dernière.
Dans l’atteinte de ces objectifs, l’employé est un maillon non négligeable. C’est en effet la raison pour laquelle il est important de définir avec lui ou de discuter avec lui des objectifs de l’entreprise pour le compte de l’année en vue de laquelle l’entretien annuel est fait.
Définir des objectifs réalistes et réalisables
Le fonctionnement d’une entreprise est plus pratique qu’idéaliste. C’est en effet pourquoi avec les objectifs définis, le collaborateur est appelé à tenir compte du potentiel de l’employé en le considérant à son lieu, comme un élément indispensable à la réalisation effective de ces objectifs.
Il est tout à fait important d’exprimer les objectifs en termes clairs et sans équivoque et de s’assurer que le salarié a perçu exactement les objectifs dans les termes utilisés. Vous pouvez également discuter avec ce dernier à propos du seuil de ses possibilités dans la poursuite et la réalisation des objectifs définis.
S’assurer de l’adhésion du collaborateur
La définition des objectifs n’est évidemment pas la fin de l’entretien. Après cette dernière, un second timing de franche discussion permet au manager d’écouter le collaborateur sur son adhésion aux objectifs fixés et sur son engagement à les atteindre réellement à l’horizon du prochain entretien annuel ou des échéances définies de commun accord avec le manager.
Mettre à disposition les moyens d’amélioration
Lorsque l’assentiment du collaborateur est reçu à propos des nouveaux objectifs de l’entreprise, il est indispensable que l’entreprise s’engage à mettre à sa disposition les outils qui sont de nature à favoriser le travail et la réalisation des objectifs définis.
Pour ce faire, il est crucial de connaitre les besoins du salarié pour atteindre lesdits objectifs et de les lui accorder lorsqu’ils sont effectivement raisonnables. Entre autres, vous pouvez lui favoriser tout type de formations pouvant l’aider à améliorer sa prestation.
Comment savoir qu’un entretien annuel est réussi ?
Adhésion au rapport de l’entretien annuel
Le premier indicateur de la réussite de l’entretien annuel est l’acceptation du rapport de l’entretien par le collaborateur. En effet, le manager est tenu d’adresser à l’intéressé un rapport sur l’entretien annuel que ce dernier a le devoir d’amender.
Alors l’acceptation du rapport et la prise en compte de ce dernier sont en effet une preuve que les deux parties sont parvenues à une conclusion commune. Le bilan est alors communément consenti en faveur de l’entreprise et les prospections sont inéluctablement bien cernées et bien orientées puisqu’elles se basent sur le bilan annuel des activités de l’entreprise.
État d’esprit après l’entretien
Le second indicateur de la réussite de l’entretien est sans doute l’état d’esprit dans lequel un collaborateur sort de la séance de l’entretien. En effet, il est important que le collaborateur ne se sente ni froissé, ni brimé, ni étouffé dans ses prises de position et développement d’idées.
Par contre, l’entretien est un tremplin pour démarrer une nouvelle année. Il est donc réussi lorsque le collaborateur en sort avec une plénitude d’énergie positive et un grand enthousiasme pour s’investir dans les nouvelles réalités face auxquelles l’entreprise le met. Cet engagement est essentiellement le résultat escompté à la fin de cette rencontre annuelle.
