Pour accroître les performances d’une entreprise, il ne suffit pas d’adopter une bonne stratégie organisationnelle. En plus de cet aspect, il est essentiel de bien mener tout projet décisionnel, afin de traiter avec efficacité les sujets stratégiques. Mais, encore faut-il savoir comment préparer ses réunions de comité pour atteindre aisément ses objectifs. Pour relever ce défi, découvrez dans cet article nos 6 astuces exceptionnelles pour vous aider à préparer avec tact vos différentes réunions de comité. Succès garanti.
Définir par avance la date et l’heure de la réunion
Dans la liste des démarches à suivre pour préparer efficacement ses réunions de comité, la définition de la date et de l’heure vient en première position. Que vaut en effet une réunion de comité, si sa date et son heure de déroulement ne sont données qu’à la dernière minute ?
Les organisateurs feraient sans nul doute face aux impératifs du temps et aux exigences professionnelles de leurs collaborateurs. Pire, la plupart des participants seraient remontés et moins réceptifs. Autant dire que la réunion sera faiblement appréciée et très peu productive.
Pour éviter donc de tomber dans ce piège, et profiter pleinement des avantages d’un CSE, il est capital de définir :
- Le jour ;
- La date ;
- L’heure ;
- Et si possible la durée de la rencontre, au moins 15 jours à l’avance.
Ainsi, les différents participants pourront ajuster leur calendrier professionnel en fonction de ces nouvelles exigences.
Établir l’ordre du jour
La date et l’heure de la session de comité connues, le moment est venu de passer à l’établissement de l’ordre du jour. Pour réussir ce pari, notre conseil, c’est de recenser en premier réflexe les différents sujets que les élus souhaiteraient aborder lors de la rencontre.
Si l’entreprise dispose de succursales éloignées de sa base, pourquoi ne pas recueillir ces informations par mail et les gérer avec Club Employés ? Cette étape franchie, passez au tri des propositions recueillies en vue d’élaborer la toute première ébauche de l’ordre du jour. Pour finaliser votre projet d’élaboration, définissez les objectifs de la session, en déterminant entre autres :
- L’ossature de la réunion ;
- Et, les sujets stratégiques à aborder (2 à 3 axes au maximum).
N’oubliez pas non plus de prévoir les divers, pour permettre aux élus d’aborder les points non-inscrits à l’ordre du jour.
Adresser une convocation aux participants
Si l’établissement de l’ordre du jour est incontournable dans la préparation d’un CSE, la convocation des participants n’en demeure pas moins importante. Pour réussir votre coup, outre la date et l’heure de la rencontre, vous devez également indiquer dans votre courrier :
- L’ordre du jour ;
- Le lieu de la session ;
- Les objectifs de la séance ;
- La durée de la réunion (si possible) ;
- Etc.
Comme vous l’aurez deviné, cette convocation doit parvenir aux membres du CE dans les délais prescrits par les textes de votre entreprise. Exigez donc un accusé de réception pour confirmer que tous ont reçu l’information.
Rassembler le support technique nécessaire
Le support technique, voilà l’autre impératif à prévoir pour réussir les réunions de comité de votre entreprise. En effet, pour accélérer les discussions et faciliter les prises de décision, il est capital que tous les membres du CE soient au même niveau d’information.
Pour atteindre donc cet objectif, il vous faut préparer en amont les différents supports nécessaires à la prise de décision. Qu’il s’agisse d’études techniques ou de rapport d’activités, faites en sorte de les avoir à disposition, puis de les envoyer aux ayants droit avant la session.
Fixer le format de la réunion
Les convocations adressées et le support technique au point, il ne vous reste plus qu’à déterminer le format adéquat pour mener à bien votre réunion de comité. À ce stade, gardez à l’esprit que pour être efficace, celui-ci doit s’aligner sur vos objectifs de réunion.
À titre indicatif, si votre session se résume à une réunion informative, une présentation fera valablement l’affaire. Si vous devez par contre résoudre un problème ou procéder à des prises de décision, vous pouvez aller pour :
- Un brainstorming ;
- Ou, un travail en comité.
Dans l’un ou l’autre des cas, veillez à ce que le format choisi s’aligne sur vos objectifs de départ. Dans les faits, votre format doit vous permettre de cadrer la séance en définissant clairement :
- Son déroulement ;
- Son style d’animation ;
- Le temps de parole à accorder à chaque personne ;
- Etc.
Anticiper sur les aspects pratiques de la session
Les besoins matériels et logistiques, voilà les autres aspects auxquels il vous faudra réfléchir lors de la préparation de votre réunion de comité. Pour réussir votre coup, il vous faudra une fois encore tenir compte de l’objectif de la séance et des besoins à combler.
Pour relever ce défi, prenez votre stylo et énumérez tous les aspects pratiques de la séance à venir. Ceux-ci peuvent en effet se retrouver sous la forme :
- De stylos à prévoir ;
- De supports à imprimer ;
- De blocs-notes à réserver ;
- De bouteille d’eau à disposer ;
- Etc.
