Les PDG sont très sollicités et leurs décisions engagent la vie de l’entreprise et celle de ses employés. Pour être plus efficients dans leur travail, ils sont assistés d’une assistante de direction. Cette dernière constitue la cheville ouvrière de la direction par les tâches administratives dont elle a la charge. Comment assiste-t-elle le PDG dans la gestion de son temps ?
Sommaire
Quelle aide l’assistante de direction apporte-t-elle au PDG ?
L’assistante de direction gère l’agenda du PDG et joue le rôle d’interface auprès des clients, fournisseurs et associés de l’entreprise. Elle facilite le travail de son supérieur hiérarchique en planifiant et en organisant ses différents rendez-vous. Pour ce, elle a accès aux courriers de la direction qu’elle classe en ordre de priorité. Elle réceptionne également les appels téléphoniques et en rend compte au PDG.
Bras droit du PDG, elle est en relation avec les différents collaborateurs de l’entreprise. Elle s’occupe pleinement des tâches du secrétariat en ce qu’elle prépare les dossiers et rédige les comptes rendus des réunions. Travaillant au siège de l’entreprise, elle gère l’emploi du temps du directeur et lui rappelle ses différents rendez-vous. Elle peut parfois l’accompagner à l’extérieur de l’entreprise.
Comment les PDG se préservent-ils du micromanagement ?
En plus d’être assistés dans la gestion de leur planning, les PDG sont des responsables très organisés. Le secret principal de leur réussite tient à la bonne gestion de leur temps.
Les PDG savent se déconnecter
De nombreuses études ont été réalisées sur le travail journalier et leur gestion du temps. Il en ressort qu’ils sont des personnes très organisées. En effet, ils planifient grâce à leur assistante les 75 % de leurs horaires de travail.
L’une des qualités essentielles qui les préservent du micromanagement est qu’ils se déconnectent en dehors de leur temps de travail. En effet, ils apprennent aussi à hiérarchiser les informations qu’ils reçoivent de leur assistance de direction pour pouvoir réagir au besoin.
Les PDG savent se ressourcer
Un bon équilibre mental est nécessaire aux grands managers pour une bonne corrélation avec leurs collaborateurs. Pour ce, les PDGs reconnaissent l’importance des relations familiales. En effet, ils s’accordent 25 % de leur temps pour se ressourcer. Une partie de ce temps est accordée à
- leur famille,
- à la lecture, au sport
- et à la télé.
Ils prennent donc le temps de se détendre pour ne pas être déconnecté de la réalité.
Les PDG s’informent pour bâtir de bonnes relations
Les PDG s’informent de la vie de l’entreprise qu’ils dirigent. Bien qu’ils disposent d’innombrables collaborateurs, ils collectent les informations sur les ressources qu’ils dirigent. Ainsi, leurs interventions sont plus pertinentes et leurs décisions plus éclairées. Cette collecte d’informations passe par le contact humain qu’ils développent avec leurs collaborateurs. Ils n’abandonnent pas cet aspect de la gestion à la discrétion des directions de ressources humaines.
Les PDG savent répondre aux imprévus
Si le temps des PDG est rigoureusement planifié, il faut savoir qu’ils laissent une place pour la spontanéité. En effet, face à l’étendue de leur tâche et des interactions qu’ils doivent avoir avec les différents associés de leur entreprise, il leur arrive souvent de répondre à des imprévus. Cette ouverture leur permet d’avoir des rencontres spontanées avec leurs employés. Cette habitude aide au renforcement de leur légitimité en tant que PDG.
