Comment faire pour déménager son entreprise ?

À un certain moment de son existence, on peut avoir envie de changer de local pour son entreprise. Plusieurs raisons peuvent être à la base d’une telle décision (locaux trop petits, charges trop importantes, emplacement inadapté, etc.). Cependant, elle constitue une décision très importante que vous ne devez nullement prendre à la légère. Il n’a rien à voir avec un déménagement de logement que vous pouvez effectuer du jour au lendemain. Le déménagement d’une entreprise doit permettre de créer une vraie opportunité d’évolution et de croissance pour l’entreprise. Plusieurs critères doivent donc être considérés afin de faire de ce déménagement une réussite. Il nécessite également une bonne préparation. Découvrez dans cet article les secrets pour un déménagement sans faille.

Pourquoi réaliser un déménagement pour votre entreprise ?

Plusieurs facteurs peuvent amener le responsable d’une entreprise à vouloir déplacer les locaux de sa société vers un autre lieu.

• Rélargissement de l’entreprise : une société ne se crée pas pour ne pas se développer. Ainsi, il est normal que des années après sa création, les locaux initiaux deviennent trop petits et ne puissent plus répondre à vos besoins.
• Fusion entre deux sociétés : les alliances ne manquent jamais dans le milieu professionnel. Et quand on décide de se fusionner à une autre société, cela voudra dire que les deux entreprises doivent rester ensemble pour faire une entité. On ne peut donc plus rester dans le local qui était destiné à une seule société.
• Frais de location trop élevés : certains propriétaires d’habitation fixent des prix de location assez chers. Avec le temps, si le chef d’entreprise trouve un autre local plus intéressant avec un tarif accessible, il peut envisager un déménagement.
• Locaux peu adaptés : les locaux d’une entreprise incarnent sa marque et son visage. Si l’appartement ne répond plus à la vision de l’entreprise, il va falloir la déplacer vers un autre lieu plus convenable.
• Etc.

Dans tous les cas, vous devez savoir que le déménagement d’une société est généralement un indice d’évolution de son activité. C’est le signe que l’entreprise est en développement, ou qu’elle connait un accroissement de notoriété, ou encore qu’elle essaie de modifier l’image de sa marque.

Cependant, vous devrez effectuer ce déménagement dans les règles de l’art pour vous éviter d’autres problèmes.

L’implication de votre personnel dans le déménagement

Vous avez décidé de changer le lieu de votre entreprise. C’est une bonne chose ! Mais, une fois que vous avez eu la certitude qu’il sera effectif, n’attendez pas le dernier moment pour l’annoncer à vos employés. Il est très important que vous fassiez une bonne communication autour de cet évènement sensible. Tous vos collaborateurs sans distinction doivent être informés afin de ne pas être pris au dépourvu.

Cela permettra à chacun d’avoir le temps pour préparer ce déplacement et de s’organiser à son niveau, que ce soit matériellement ou psychologiquement. Certes, le déménagement d’une entreprise peut impulser le dynamisme de la société, mais il peut générer des mêlées entre les collaborateurs si vous vous y prenez mal. Ne privilégiez pas seulement le côté logistique en négligeant vos ressources humaines. N’oubliez pas que ce changement de lieu peut impacter par exemple sur leur temps et leur mode de transport. Impliquez-les alors dans le processus afin qu’ils se sentent concernés. Dans cette optique, nous vous conseillons d’organiser avec eux une visite des nouveaux locaux, de solliciter leurs idées, d’effectuer des enquêtes pour avoir leur avis sur l’immeuble que vous avez choisi, de mettre en place une boîte à suggestions pour les nouveaux bureaux, etc. Peu importe la raison liée au déménagement de votre société, il est essentiel qu’il soit accepté de tous pour être une réussite. D’ailleurs, il existe une règlementation en ce sens avec la loi Rebsamen de 2015 relative au dialogue social et à l’emploi. Celle-ci prévoit que vous devez forcément avertir le CE (Comité d’Entreprise) et le CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail).

Combien de temps faut-il pour préparer le déplacement d’une entreprise ?

Voilà une question qui mérite toute votre attention ! On ne saurait vous donner une réponse universelle. La durée pour préparer le déménagement d’une entreprise varie en fonction du nombre d’employés dont vous disposez. Si votre société est composée de moins de 10 personnes, un mois peut vous suffire pour déménager. Si vous avez moins de cent employés, il faudra compter au moins trois mois pour faire un bon déménagement. Pour une entreprise ayant un personnel compris entre 100 et 500 personnes, il faut une durée de 6 mois environ. Et pour une société qui a plus de 500 employés, vous aurez besoin d’une année et même plus. Il faut noter aussi que le temps du déménagement prendra en compte la durée de préavis du bail commercial des locaux que vous occupez encore. Il vous faut donc prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte d’huissier dans un délai d’au moins 6 mois avant la date souhaitée pour le déplacement de l’entreprise.

Faut-il recourir à une société de déménagement d’entreprise ?

Le recours à un professionnel pour votre déménagement est primordial si vous voulez déplacer vos meubles et toute la logistique de l’entreprise sans qu’il n’ait de casse. C’est une solution dont on ne peut se passer surtout s’il s’agit d’une grande société. Il existe à cet effet de nombreux déménageurs d’entreprise certifiés comme Nextories. Ces professionnels s’occupent de toutes les phases de déménagement d’une entreprise et plus précisément le déplacement des bureaux. Il s’agit entre autres de :

• La prise en charge des formalités ;
• L’organisation et la préparation du déménagement ;
• La réparation et l’empaquetage des biens à déménager ;
• L’emménagement dans les nouveaux bureaux.

Mais, pour effectuer le meilleur choix de société de déménagement, nous vous recommandons de demander à plusieurs prestataires de vous établir des devis. Vous pourriez ensuite comparer les différents tarifs qui vous ont été proposés. Prenez le soin de souscrire une assurance pour bénéficier des dédommagements en cas de casse, perte ou vol du matériel à déménager.

Déménagement d’entreprise : formalités

Que vous demandiez l’aide d’un professionnel ou non, vous devez connaitre les formalités relatives à un déménagement d’entreprise. Plusieurs éléments doivent être considérés le jour du déplacement.

La préparation du budget

Il est inconcevable qu’un chef d’entreprise envisage de déménager sa société sans penser à son coût. C’est la première des choses à prendre en compte lorsqu’on prend la décision de déplacer son entreprise. Ce budget sera composé de dépenses liées au déménageur, du tarif d’aménagement des nouveaux locaux, de l’achat de mobilier ou d’équipements (ordinateurs ou bureaux), etc.

Le respect du préavis

Nous avons déjà abordé ce point un peu plus haut. Vous devez respecter le délai de préavis. Sinon, vous allez verser une forte somme à votre propriétaire. Lisez donc votre contrat de bail pour avoir une idée sur le délai.

L’audit des nouveaux locaux

Avant de choisir le nouveau local qui doit accueillir votre personnel et votre logistique, faites obligatoirement son audit. Vérifiez par exemple la capacité des locaux, l’état des bâtis et des installations, la norme des différentes installations, etc.

La planification du déménagement d’entreprise

Pour vous assurer un déménagement sans faille, élaborez un calendrier des tâches à exécuter tout au long du processus. Planifiez donc chaque phase du transfert, en mettant en valeur les personnes qui l’assumeront.

L’aménagement des nouveaux locaux

Il est primordial que vous aménagiez les nouveaux locaux avant le jour J. Après avoir fait l’audit, vous déterminerez les différentes rénovations nécessaires avant le jour du déplacement (changement des revêtements, mise en place de cloisons, mise aux normes électriques, installation de faux plafonds, etc.).

Quel jour choisir pour le déménagement de son entreprise ?

Le déménagement d’une entreprise est un évènement très sensible. Vous ne pouvez donc pas le réaliser à n’importe quel moment. Choisissez une période où cela n’impactera pas trop sur votre activité. Généralement, le déménagement des entreprises s’effectue en fin d’année fiscale, pendant les périodes creuses ou les vacances scolaires.