Aujourd’hui, grâce au développement des nouvelles technologies et des nouveaux moyens de communication, il n’est plus nécessaire de recruter des freelances de proximité pour conduire à bien son projet. Vous pouvez bénéficier des compétences du monde entier sans grande difficulté. Le phénomène s’est encore amplifié suite à la crise liée à la pandémie du Covid-19.
Toutefois, pour une collaboration optimale avec des prestataires à distance, vous devez vous équiper d’outils vous permettant de maintenir une bonne communication et de pouvoir veiller au bon déroulement de votre projet. Découvrez, dans cet article, 5 conseils qui vous aideront à mettre en place un bon espace de travail collaboratif en ligne.
1. Analyse des besoins et des objectifs précis
Avant la mise en place de votre plateforme de travail collaboratif, il est important de fixer les objectifs spécifiques pour une coordination correcte. D’une part, cela garantit un bon fonctionnement à votre espace de travail en ligne. D’autre part, ces objectifs vont aider les membres à être plus motivés et à concentrer leur attention sur l’accomplissement des tâches. De plus, les objectifs servent de liste de contrôle pour évaluer la performance globale et individuelle du groupe à la fin du projet. Pour réussir cette étape, vous devez :
- décrire le résultat souhaité du projet en question et répondre aux raisons pour lesquelles votre entreprise souhaite le lancer ;
- définir vos ressources en matière de personnel, matériel, infrastructure, budget et bien d’autres ;
- fixer les dates de début et de fin du projet et son lieu de réalisation.
2. Création d’un site web
Pour travailler en toute efficacité, il est important de mettre en place une plateforme à la fois intuitive, simple et conviviale. De nombreuses plateformes existent sur le marché pour vous permettre de créer votre site web. Mais, pour réussir en ligne avec votre site internet, vous aurez besoin d’un hébergement riche en fonctionnalités, rapide et fiable.
Une fois que la plateforme de création de votre site web a été choisie (de même que l’hébergeur et ce que vous devez y inclure), vous devez la personnaliser. Il s’agit du logo, des couleurs et d’autres éléments qui caractérisent l’identité propre de votre entreprise. De plus, vous devez déterminer et configurer les fonctionnalités qui seront en cohérence avec les besoins préalablement identifiés. Vous aurez besoin des fonctionnalités suivantes :
- un Live Chat ;
- un système de messagerie interne ;
- un gestionnaire de tâches ;
- un calendrier ;
- un annuaire ;
- un espace de partage de documents ;
- des outils de suivi et de contrôle.
L’objectif est d’offrir des solutions complètes qui sont adaptées à la nature et la taille de votre projet.
3. Conduite du changement
La conduite du changement consiste à mettre en place un plan de communication. Elle est menée en parallèle avec la création du site web. C’est ce plan de communication qui assurera l’adhésion et l’implication de vos collaborateurs dans le cadre du projet d’implantation de la plateforme de travail collaboratif.
C’est également l’opportunité d’accompagner les autres partenaires et les employés dans l’usage de l’outil. À cet effet, vous devez programmer des séances de formation. Des guides d’utilisation et autres tutoriels peuvent également faciliter la prise en main de la plateforme.
4. Observation et corrections
Après la conception de votre portail, il est important de vérifier le bon fonctionnement de l’outil pendant un certain temps. C’est l’occasion de relever les problèmes fonctionnels ou ergonomiques liés à l’utilisation de la plateforme dans le futur. D’autres paramètres sont également à prendre en compte.
Il s’agit de la facilité de prise en main, l’efficacité des différentes fonctionnalités, ou encore leur compatibilité avec les outils déjà en place dans l’entreprise. Certes, la création de plateforme de travail collaboratif est répandue, mais il est indispensable de s’assurer que son utilisation est en adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
5. Lancement de la plateforme
C’est la dernière étape de la création de votre espace de travail collaboratif en ligne. C’est le moment de permettre aux collaborateurs et autres utilisateurs prenant part au projet d’avoir accès à la plateforme. Bien sûr, cela se fera après avoir validé les éventuelles modifications.
