Lorsque vient le temps de gérer le planning de salariés, plusieurs méthodes de travail s’offrent aux managers. Certains préfèrent utiliser le papier et le crayon, un chiffrier Excel, ou encore, un logiciel spécialement conçu à cet effet. Tous ces moyens arriveront au même résultat : la création d’un planning de travail.
Par contre, certaines méthodes sont clairement plus efficaces que d’autres et conviennent mieux à la réalité des entreprises modernes. Voyez pourquoi.
Le papier et le crayon
Certains managers préfèrent encore créer leurs plannings à la main. Pour ceux qui gèrent une toute petite équipe, cette méthode peut être facile et rapide. Par contre, dès que vous avez plus d’une dizaine de salariés et que ceux-ci ont des emplois du temps qui changent, ça devient rapidement un casse-tête.
En créant les plannings de cette manière, les salariés doivent se déplacer sur leur lieu de travail pour consulter leur horaire. De plus, lorsque des changements sont apportés, le manager doit communiquer par téléphone ou par email avec chacun des salariés concernés. Au bout du compte, cette méthode devient rapidement fastidieuse et inefficace.
Le chiffrier Excel
Beaucoup d’entreprises utilisent un chiffrier Excel afin de créer les plannings de travail. Ils peuvent ainsi avoir rapidement une vue d’ensemble des emplois du temps de tous les membres de leur équipe. Ils peuvent aussi noter les disponibilités et les demandes de congé de chacun. Certains managers optimisent même le chiffrier afin d’avoir à l’œil leur coût de main-d’œuvre.
Bien que le chiffrier Excel apparaît souvent comme une bonne solution, il est important de rappeler qu’il n’a pas été conçu à cet effet. De ce fait, il ne permet pas de gérer les plannings de a à z. Par exemple, il n’offre pas de manière efficace de partager le fichier à tous les salariés. Ceci complique la tâche du manager. D’ailleurs, si des erreurs se glissent, ce dernier doit renvoyer la nouvelle version à toutes les personnes concernées et s’assurer que tous l’ont bien reçu. Des malentendus se glissent donc rapidement et les risques d’erreurs augmentent considérablement.
Le plus grand avantage du chiffrier est cependant de ne pas engendrer de coût supplémentaire. La plupart des entreprises possèdent déjà une licence Microsoft Office. Excel peut donc être une bonne solution pour les petites entreprises. Cependant, cette méthode laisse de plus en plus à désirer au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit, ou si vous devez jongler avec des plannings qui varient beaucoup.
Le logiciel de planning de travail
Les logiciels de plannings de travail sont des outils polyvalents qui aident les managers à simplifier leurs méthodes de gestion. Ces outils proposent des planificateurs complets qui permettent d’automatiser les processus liés à la création des plannings de travail.
Disponibles sur le web et sur smartphone, les logiciels permettent de regrouper toutes les informations nécessaires à la planification des plannings à un seul endroit. Comme les conflits potentiels s’affichent directement dans le planificateur, les possibilités d’erreurs sont réduites énormément. Les logiciels modernes sont faciles à utiliser et très intuitifs. Ainsi, même les personnes qui sont moins à l’aise avec la technologie n’ont pas de difficulté à bien les exploiter.
Une fois les plannings créés, il suffit de les publier et les salariés reçoivent automatiquement une notification sur l’appareil de leur choix (smartphone ou ordinateur, par exemple). Si des modifications doivent être apportées, seuls les employés concernés sont notifiés. Les managers économisent donc énormément de temps puisqu’ils ne doivent plus communiquer avec leurs employés individuellement. Tout se fait directement dans le logiciel.
De plus, plusieurs logiciels proposent aussi des badgeuses qui permettent de suivre de temps de travail de ses salariés. Ainsi, les managers peuvent rester à l’affût de leur coût de main-d’œuvre réel.
Contrairement au papier ou à Excel, les logiciels de gestion de plannings sont souvent des services payants. Toutefois, la plupart d’entre eux offrent des plans gratuits qui vous permettront d’utiliser les fonctions de base et créer vos premiers plannings facilement. Il peut s’agir d’une bonne solution pour tester si le logiciel vous convient avant d’y investir.
Comment savoir quelle méthode utiliser ?
Afin de savoir quelle méthode vous convient le mieux, identifiez vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :
- Combien de temps par semaine est-ce que je consacre à la planification des plannings ?
- Quels sont les plus grands irritants dans ma gestion des plannings ?
- Quel est mon budget ?
Une fois que vous aurez un meilleur portrait, vous pourrez évaluer chacune des méthodes présentées plus haut et voir celle qui correspond le mieux à votre réalité.
Bonne planification !
