Apportant une solution efficace et généralisée à la problématique de la protection des données, l’Union européenne a mis en place la réforme RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. Ainsi, la conformité au RGPD s’impose aux entreprises manipulant des données sensibles ou personnelles. En outre, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés CNIL est l’organe qui se charge de cette conformité des entreprises.
Pour se conformer à ces nouvelles obligations, une entreprise a généralement besoin de recourir à une solution DPO professionnelle et adaptée. Encore appelé Délégué à la Protection des Données, le DPO veille à la conformité de l’entreprise au RGPD en apportant une assistance complète. Quelle solution DPO faut-il choisir ?
La loi sur le Règlement Général sur la Protection des Données
Le Règlement Général sur la Protection des Données mise en application en Mai 2018 par la CNIL vise à défendre les droits des personnes, en particulier ceux des citoyens européens. Ainsi, il s’applique aux sociétés présentes dans les pays membres de l’Union européenne qui manipulent des données sensibles. Ce règlement impose par ailleurs aux entreprises la protection de données collectées auprès de citoyens aussi bien européens que non. La mise en application du RGPD s’est faite en vue d’objectifs définis. D’une part, il s’agit de l’accroissement de la protection des citoyens concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel. Le RGPD encore appelé GRPD visait également la responsabilisation d’un certain nombre d’acteurs pour ce type de traitement. Ainsi, ces principaux acteurs sont maintenant :
- la CNIL ;
- le responsable du traitement ;
- le délégué à la protection des données ;
- les sous-traitants.
La CNIL est l’autorité chargée de veiller à ce que les entreprises concernées se conforment aux obligations du RGPD. Elle a donc le pouvoir de sanctionner les entreprises qui ne sont pas en règle. Par ailleurs, le responsable du traitement désigne l’entreprise utilisant les données personnelles récoltées. Elle est appelée à produire des documents pour préciser son code de conduite, ses certifications et sa politique en ce qui concerne la protection des données collectées.
D’autre part, le Délégué à la Protection des Données aide l’entreprise à adopter les bonnes pratiques afin d’être en conformité avec le règlement. Vous bénéficiez d’une excellente alternative de DPO pour votre entreprise chez My DPO. Un DPO peut être un professionnel ou un logiciel RGPD. Les sous-traitants enfin sont des personnes intégrées au processus de traitement des données.
Pourquoi trouver un DPO pour son entreprise ?
La présence d’un Délégué à la Protection des Données est indispensable pour les entreprises. En effet, ce dernier a de nombreuses charges et missions notamment la formation, la sensibilisation des dirigeants et des employés de l’entreprise. Il est également chargé de mettre en place de manière efficiente les procédures nécessaires pour se conformer au RGPD. La réalisation d’audits pour faire un état des lieux avant et après sa désignation est également l’une des principales tâches du DPO.
De même, il peut indiquer les nouvelles marches à franchir pour atteindre rapidement le niveau idéal de conformité au sens de la loi. En outre, ces missions du DPO sont bien larges et peuvent également consister à :
- La présentation des actions prioritaires à la direction en tenant compte des objectifs et des capacités de l’entreprise ;
- Le pilotage de la mise en œuvre des actions validées par l’entreprise ;
- La gestion des sollicitations courantes telles que les demandes de droits, la révision des mentions RGPD ;
- L’élaboration du registre des traitements.
Ces diverses tâches et missions montrent bien l’importance du DPO pour une entreprise. Ce dernier effectue un travail considérable et aide à développer une image de « respectueux des données » auprès des clients et de l’opinion publique. En outre, le DPO à travers ses actions concourt à vous offrir la certification RGPD. En optant pour un DPO professionnel et convenable, vous êtes constamment informé des contraintes légales et des évolutions dans cette réglementation.
Comment choisir un DPO pour sa société ?
Pour réussir votre marche vers une certification RGPD, il importe de bien choisir votre DPO. Bien qu’il n’existe pas de profil type DPO, votre prestataire doit avoir certaines compétences et qualifications. Il doit nécessairement connaitre le contenu du RGPD et disposer de bonnes compétences en informatique. En plus de sa capacité à assumer ses missions, il doit être une personne organisée, communicante, pédagogue et réactive. De même, le pragmatisme et la sociabilité avec le cadre de professionnel sont des éléments bénéfiques pour le DPO. Une fois le profil de DPO que vous recherchez établi, vous devez alors décider si le choix se fera à l’interne ou à l’externe.
Un DPO externalisé ou internalisé ?
Le DPO peut être choisi en interne ou en externe. Les facteurs de choix sont entre autres vos objectifs et vos ressources. Toutefois, un DPO externalisé offre souvent de meilleurs atouts. En effet, il est un expert du RGPD et dispose d’une bonne expérience. En outre, il a sans doute traité plus de sujets techniques qu’une ressource interne. Par ailleurs, se servir d’une ressource interne pour se conformer au RGPD nécessite au moins une formation annuelle pour répondre aux exigences évolutives du règlement.
Pour aller plus loin, un DPO externalisé est plus exigeant mais plus efficace qu’un DPO internalisé travaillant à temps partiel. Le DPO internalisé dispose en effet d’une double responsabilité qui affecte à coup sûr ses performances. Pour finir, un DPO externalisé se libèrera facilement pour assurer son rôle de consultant, car il vous considère comme un client. Ceci n’est pas toujours évident avec une personne interne à l’entreprise qui a d’autres tâches.
Logiciel GRPD
À défaut de faire appel à un DPO, il est possible d’utiliser un logiciel RGPD. Les logiciels RGPD sont conçus pour aider les entreprises à se conformer facilement au RGPD. L’utilisation de ces logiciels offre de nombreux avantages aux entreprises. Ils procurent d’excellentes options pour la cartographie de l’ensemble des traitements de données de même que pour effectuer les diagnostics et l’état des lieux. Le prix logiciel rgpd est généralement bien accessible.
Grâce à l’utilisation d’un logiciel RGPD, vous pouvez également constituer séparément votre registre de traitements. Ces logiciels servent également à justifier l’accountability d’une entreprise auprès de ses clients et des autorités de contrôle. De même, ils sont efficaces pour traiter les violations et pour aider au pilotage de la conformité GRPD.
Étapes à suivre pour entamer la mise en conformité RGPD
La mise en place de la conformité au règlement GRPD est assurée par le DPO qui a été choisi sur la base de critères spécifiques. Cette sélection permet en effet d’avoir une solution DPO efficace et adaptée à ses besoins.
Le registre des traitements
Le registre est un document qui permet le recensement des données et fichiers afin d’avoir une vision d’ensemble. Votre registre doit recenser vos principales activités tout en précisant le but, la nature et les catégories des données utilisées. Il doit également préciser les personnes ayant accès aux données ainsi que la durée de conservation desdites données. Une fois le document établi, le DPO doit en confier la garde au dirigeant afin de faciliter la présentation en cas d’audit de la CNIL.
L’organisation des actions à mener
Utilisez le registre constitué pour identifier les actions à mener afin de vous conformer aux exigences actuelles et à celles à venir. Vous devez accorder la priorité à ces actions en fonction des risques que font peser vos traitements sur les droits ainsi que sur les libertés des personnes concernées.
En procédant de la sorte, certaines tâches deviennent plus aisées à réaliser alors que le temps de réalisation s’amoindrit. Toutefois, il est toujours nécessaire d’être vigilant et de prendre garde aux différents types de données traitées.
La gestion des risques
La gestion des risques est importante si vous identifiez pendant vos traitements des données à caractère personnel qui pourraient engendrer des troubles pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette gestion consiste à faire pour chaque traitement une analyse d’impact relative à la protection des données. Encore connue sous la dénomination de AIPD, cette analyse est un outil d’évaluation qui permet de démontrer que votre traitement de données est conforme au RGPD.
Organisation des processus
Vous devez mettre en place une organisation interne sans faille pour garantir efficacement la sécurité et la protection des données traitées. Ainsi :
- Commencez très tôt la sécurisation de vos données ;
- Optimisez la communication en interne ;
- Prévoyez une stratégie de protection en cas de violation des données ;
- Assurez-vous de la protection effective des données en vous rapprochant des professionnels chargés de la sécurité des données.
La documentation de la conformité
En outre, la documentation de la conformité sur les actions et analyses menées est indispensable à chaque étape. Ces documents doivent être bien examinés puis actualisés régulièrement afin de servir de preuves en cas d’audit de la CNIL. En définitive, pour conformer son entreprise à la réglementation RGPD ou GRPD, vous avez le choix entre un DPO interne, un DPO externe ou tout simplement un logiciel RGPD disponible chez My DPO. Faites une analyse minutieuse pour trouver la meilleure option pour conformer votre entreprise à la réglementation pour la protection des données.
