Comment bien organiser un séminaire d’entreprise ? 

Vous êtes un chef ou un manager d’entreprise et vous ressentez la nécessité d’organiser une rencontre professionnelle entre collaborateurs. Déjà, vous vous posez de nombreuses questions concernant l’organisation de l’événement, mais vous ne savez pas par quoi commencer. Retrouvez alors dans ce billet 10 étapes clés pour la réussite de votre séminaire d’entreprise.

Définir l’objectif du séminaire

Le préalable à l’organisation d’un projet reste indéniablement la définition de son objectif. Et dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, le but dépendra du type de séminaire que le manager souhaite mettre au point. Il faut savoir qu’on distingue 5 types de séminaires d’entreprise que sont :

• Le séminaire de formation ;
• Le séminaire d’intégration ;
• Le séminaire de motivation ;
• Le séminaire de travail ;
• Le séminaire de détente.

Le séminaire de formation est un investissement dans le capital humain. Il a pour objectifs de faire monter en compétences les collaborateurs et de mettre en œuvre une gestion efficace des talents. Il permet également de fidéliser les employés.

Le séminaire d’intégration est souvent organisé lorsqu’il y a de nouvelles recrues dans l’entreprise. Il a donc pour but de favoriser leur arrivée, de les aider à tisser des liens avec les anciens salariés et d’augmenter leur confiance en soi. Toutefois, un séminaire d’intégration peut aussi avoir pour but de partager les valeurs de la firme et d’intégrer les bonnes pratiques, les procédures de travail et les méthodes.

Le séminaire de motivation quant à lui, a pour objectif de remonter le moral des équipes et de stimuler leur cohésion. Il permet également de dépasser leurs performances afin de remporter de nouveaux challenges. En outre, cela sert à rendre les troupes plus efficaces en les fédérant.

Il y a aussi le séminaire de travail qui a pour objectifs de réunir les collègues dans le but d’évaluer les actions passées. Il peut aussi servir de plateforme dans le but de définir de nouveaux axes stratégiques pour la bonne marche du travail. En outre, ce type de séminaire a aussi pour objectif de favoriser la synergie ainsi que le partage d’expériences.

Et pour finir, il y a les séminaires de détente. Ce type de séminaire d’entreprise vise à récompenser les efforts fournis tout au long de l’année par les collaborateurs. Il permet également au manager de soutenir leur engagement, de faire preuve d’empathie et de leur témoigner de la reconnaissance.

Nota Bene : il est tout à fait possible d’atteindre, grâce à un même séminaire, plusieurs objectifs simultanément.

Définir la cible et le thème

Dès que l’objectif est précisé, il sera plus facile pour l’agence organisant des séminaires ou le manager, de définir la cible. C’est-à-dire les personnes concernées par le séminaire d’entreprise à organiser. Il est possible que cela soit un séminaire qui réunisse tous les collaborateurs. Néanmoins, ce peut également être un événement qui rassemble seulement un certain profil de travailleurs : les chefs d’agence ou de département par exemple.

Il faut savoir que, tout comme la définition des objectifs, celle de la cible est aussi une étape importante. Elle conditionnera une grande partie des décisions nécessaires à la réussite de l’événement. 

Ensuite, en fonction des objectifs et du public, il sera plus facile de choisir un thème pour la rencontre. C’est autour de cela que le séminaire d’entreprise ainsi que les activités qui le composent s’articuleront. Il faudra donc veiller à opter pour des mots et des expressions assez significatives et reflétant son contenu. L’idéal serait aussi que cet intitulé soit accrocheur afin de motiver les participants.

Définir une date

Le choix de la date de tenue de l’événement tiendra surtout compte des participants et de leur planning professionnel et personnel. Par exemple, il ne serait pas judicieux de choisir une date où un certain nombre de collaborateurs est en vacances… Ou plus tôt une date qui coïncide avec des évènements sportifs nationaux, etc.

Choisir le format et le lieu de déroulement

Ensuite, il faut passer à l’étape du choix du format de l’événement. Pour cela, il faudra estimer s’il est préférable de l’organiser un jour de travail en matinée ou en soirée. Toutefois, il est fréquent que des séminaires se tiennent durant le week-end afin de ne pas perturber l’organisat​​ion du travail des salariés.

En ce qui concerne le lieu de déroulement du séminaire d’entreprise, il faut choisir un endroit facilement accessible à la plupart des invités. Le site doit également être retenu en fonction d’autres critères. Ce sont : sa capacité d’accueil, la présence d’hébergement sur place ou à proximité, la disponibilité d’équipements pour conférence (vidéoprojecteur​, micro​…).

Tout cela reste sans oublier le confort qui est un paramètre de taille. Et si le standard n’est pas tout à fait convenable, il est également possible de négocier un aménagement. C’est pourquoi il n’est pas recommandé de choisir le site rien qu’en visualisant les prospectus et les images sur Internet. Il faut se déplacer afin d’éviter toute mauvaise surprise. Cela permettra en outre de projeter l’organisation. Par ailleurs, il est primordial que l’entreprise pense à faire une réservation, car rien n’indique que le lieu serait disponible le moment venu.

Veiller à une bonne logistique autour de l’événement

La logistique désigne les différents services prévus pour le confort des invités. Elle regroupe notamment les services de restauration, l’hébergement et le transport (si l’entreprise souhaite s’en charger). Toutefois, généralement, c’est le site destiné à accueillir la rencontre qui s’occupe du traiteur, des cocktails et si possible des hébergements. Mais, si ces différents services ne sont pas disponibles sur le site, vous devez rechercher des prestataires dignes de foi.

Par ailleurs, en ce qui concerne les moyens de transport, l’organisateur optera pour la solution qui facilitera le plus l’accessibilité au lieu choisi. Et ceci, en tenant compte du nombre de participants et de leur lieu de provenance.

Voter un budget pour l’organisation du séminaire

Différents éléments définis plus tôt permettront de voter le budget nécessaire. Ce dernier tiendra compte de certains paramètres tels que le lieu, le nombre de participants déterminant les montants alloués au traiteur et au site à réserver, le transport, etc.

Si le séminaire doit durer plusieurs jours et que les invités sont logés à l’hôtel, il faudra prévoir un budget pour l’hébergement. Ce qui ne sera pas nécessaire s’il s’agit d’un séminaire qui couvrira seulement quelques heures. Il faut aussi penser au budget pour les shooting photo, les équipements pour les séances de team building et les différents cadeaux à offrir.

Élaborer un rétroplanning et un planning équilibré

Le rétroplanning est une fiche élaborée par l’organisateur de l’événement. Il lui permet de projeter en amont toutes les étapes du séminaire au jour le jour. Ainsi peut-il s’assurer du bon déroulement des activités prévues. 

Le rétroplanning doit intégrer toutes les échéances, les acomptes à verser (ou déjà versés), les réservations à effectuer, les participants qui doivent intervenir, etc. Ce faisant, il est indispensable d’y prévoir des marges de manœuvre. En effet, les imprévus peuvent survenir à tout moment et sur certaines activités, il peut y avoir un peu de retard.

Après l’établissement du rétroplanning, le manager peut maintenant élaborer facilement un planning avec soin. Celui-ci comprendra les heures des activités et des conférences et les temps de pause entre les programmes. Ceci, sans oublier la marge de manœuvre pour couvrir les imprévus sans pour autant faire attendre les participants. Attention à ce que le planning soit parfaitement équilibré entre les plages horaires de travail et de détente.

Préparer une communication en amont

Il est indispensable que les personnes invitées soient au courant de l’évènement. Ils doivent même connaître d’avance les programmes à exécuter. Alors, il faudra mettre en place un bon plan de communication. Ceci passe en premier lieu par le choix des canaux propices pour l’annonce du planning. Ce peut être par exemple dans le cadre d’une réunion interne si le séminaire d’entreprise concerne uniquement les salariés.

Si des personnes extérieures seront présentes, le chargé de la communication peut opter pour des e-mails, des diffusions de communiqués dans les médias, etc. 

Il est important que la communication autour du séminaire démarre suffisamment à l’avance. Cela permet de s’assurer de la présence effective de tous. Par ailleurs, si certaines activités nécessitent un code vestimentaire particulier, le chargé de communication doit clairement le préciser. Sinon, certains programmes risquent d’être biaisés ou les invités seront mal à l’aise.

Synchroniser et répéter

La veille du jour prévu pour le séminaire d’entreprise doit être consacrée à s’assurer de la synchronisation parfaite des programmes. Pour cela, l’organisateur doit s’assurer que tout est effectivement en place selon le planning et le rétro planning. C’est aussi le moment de recontacter tous les intervenants pour préciser à nouveau les consignes et d’envoyer un rappel à tous les participants.

Assurez l’après événement

Le séminaire d’entreprise vient de finir. Toutefois, les démarches pour une organisation réussie n’ont pas encore atteint leur fin. Le lendemain ou le plus tôt possible, il faut créer un questionnaire de satisfaction afin de recueillir l’avis des invités à la rencontre. Cela peut être identique pour tout le monde. Mais, il peut y avoir plusieurs formulaires spécifiques pour des catégories de participants.

Après les retours, environ une semaine plus tard, l’organisateur peut envoyer aux ayants droit un compte rendu de l’événement. Il peut l’accompagner de mots de remerciements et si possible des photos prises pendant le séminaire d’entreprise.