Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est désormais obligatoire pour toutes les entreprises qui effectuent des transactions avec un service de l’Etat, y compris les TPE et micro-entrepreneurs. Que vous soyez concerné ou que vous souhaitiez simplement adopter la facture électronique pour gagner du temps et faire des économies, voici tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des factures.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Selon le Code Général des Impôts (art. 289), « Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. » Une facture électronique est donc une facture qui a été établie, envoyée et reçue par voie numérique, et qui est conservée par la suite sous format électronique.
Il faut ainsi bien différencier la facture électronique de la facture papier qui a été scannée puis envoyée numériquement.
Le processus de dématérialisation d’une facture est défini par un cadre légal bien précis. Autrement dit, la loi fixe des obligations à respecter pour les émetteurs d’une facture électronique, et qui vont garantir sa validité et son authenticité. En plus de cela, la facture électronique doit respecter les obligations prévues pour la facture papier, notamment les mentions légales (art. L. 441-3 du Code du commerce).
La facture électronique : pour qui ?
Selon le site le RDV de la facture électronique, la facture électronique est devenue progressivement obligatoire pour les entreprises. Dès 2004, une directive européenne a autorisé le remplacement de la facture papier par la facture électronique. L’ordonnance de juin 2014 a ensuite fixé le cadre légal de la dématérialisation des factures en généralisant son utilisation entre les personnes publiques et les fournisseurs. L’obligation de recourir aux factures électroniques dans le cadre d’une transaction avec les services de l’Etat (collectivités et établissements publics) a alors été imposée de manière progressive :
- Pour les grandes entreprises en 2017
- Pour les Entreprises de taille intermédiaire (ETI) en 2018
- Pour les Petites et moyennes entreprises (PME) en 2019
- et pour les Très petites entreprises (TPE) et micro-entrepreneurs en 2020
Pour les autres transactions, toutes les entreprises peuvent utiliser la facture électronique à la condition que le client vous adresse son consentement explicite.
En parallèle, la loi Macron de 2015 a mis en place un calendrier d’obligation d’accepter les factures électroniques pour toutes les entreprises, de manière progressive sur le modèle du calendrier ci-dessus.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
La facture électronique présente de nombreux avantages. Pour commencer, dématérialiser la facture limite la paperasse et simplifie considérablement le processus de facturation. Vous y consacrerez moins de temps, et vous pourrez conserver vos factures plus facilement, sans risque de les perdre.
De plus, la facture électronique est moins coûteuse à émettre (selon une étude BVA/Markess, vous économiserez entre 50 et 75 % du coût d’émission de la facture).
Contrairement aux idées reçues, la facture électronique n’est pas moins sécurisée que la facture papier. Le cadre légal de la facture électronique est encore plus strict, et les technologies développées récemment permettent de sécuriser la facture durant tout le processus.
Enfin, d’un point de vue écologique, la facture électronique est bien plus avantageuse que la facture papier puisqu’elle vous permet de réduire votre empreinte carbone. Que ce soit pour votre satisfaction personnelle ou pour l’image de votre entreprise, c’est toujours un bon point !
Comment établir une facture électronique ?
Pour établir une facture électronique, vous devez vérifier en amont que vos clients peuvent bien recevoir et conserver la facture par voie électronique, et que vous avez leur consentement pour procéder de cette manière.
Ensuite, il est conseillé de se munir d’un système automatisé, comme un logiciel de comptabilité ou de facturation (type ERP), surtout si vous avez de gros volumes de factures à traiter. Ces logiciels vous permettront d’envoyer plusieurs factures en même temps, voire de programmer les envois pour automatiser la gestion de votre facturation et gagner un temps considérable. Vous pouvez aussi faire appel à un prestataire externalisé si vous ne souhaitez pas mettre en place un tel logiciel.
Vous avez le choix entre deux formats pour le traitement de vos factures :
- Le format EDI (Échange de données informatisé), on parle de factures « structurées »
- Le format PDF, on parle de factures « non structurées »
La seconde option est plus facile à mettre en place car vous pourrez envoyer et recevoir les factures par mail, tandis qu’avec un format EDI, vous devrez utiliser un logiciel d’EDI.
Vous pouvez également créer une signature électronique en format PDF pour signer vos factures et autres documents dématérialisés en toute légalité. Pour cela, vous devrez obtenir un certificat ad hoc (qui va certifier votre identité numérique) via une Autorité de Certification (AC).
Comment garantir la validité et l’authenticité d’une facture électronique ?
Pour que votre facture électronique soit valable, elle doit contenir les mentions légales obligatoires sur toute facture papier, c’est-à-dire :
- La date et le numéro de la facture
- Le nom de l’émetteur de la facture et de son destinataire
- La désignation des prestations et leur quantité
- La date de la prestation
- Le montant total HT et TTC
- Le taux de TVA et le montant des taxes (si applicable)
- Les pénalités prévues en cas de retard de règlement de la facture
Pour qu’elle soit valable, vous devez également garantir l’authenticité de votre facture électronique, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. 3 procédés sont possibles pour ce faire, d’après l’article 22 de la directive 2010/45/UE :
- L’apposition d’une signature électronique certifiée par une AC, afin de garantir l’identité de l’émetteur
- La transmission des factures électroniques par un système d’échange de données informatisées (EDI)
- La mise en place d’un audit fiable pour contrôler le processus de facturation dématérialisé dans votre entreprise.
Comment conserver une facture électronique ?
La conservation des factures électroniques répond également à certaines règles bien précises. En effet, vous devez conserver sur support numérique toute facture émise par voie dématérialisée :
- Pendant 6 ans si elle contient une signature électronique, dans son format original
- Pendant 6 ans si elle a été transmise en EDI, dans son format original
- Pendant 3 ans sur support informatique puis pendant encore 3 ans sur tout autre support
Toutefois, il reste préférable de les conserver pendant 10 ans (la durée légale d’un point de vue comptable).
