A l’époque, maintenir les livres pour une entreprise signifiait enregistrer les chiffres dans un grand livre qui sert comme archive de toutes les transactions d’une entreprise. Aujourd’hui, les entreprises de toutes tailles utilisent un logiciel de comptabilité pour suivre leurs revenus, planifier leurs ventes et gérer leurs stocks.
Un logiciel de comptabilité d’entreprise réduit considérablement le risque d’erreur humaine lié à la comptabilité sur papier et peut vous permettre d’accéder à des informations critiques en quelques clics.
Mais avec autant d’options disponibles, il peut être difficile de trouver le logiciel de comptabilité adapté à votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils pour vous aider à trouver le logiciel qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
1. Tenez compte à la fois de vos besoins et compétences en comptabilité
La meilleure solution pour trouver le bon logiciel de comptabilité consiste à examiner le fonctionnement de votre entreprise, puis à faire un inventaire minutieux des différents types de logiciels disponibles sur le marché. Une solution idéale pour ASBL, commerçants et PME est le logiciel comptable d’Integral.
Si votre entreprise gagne plusieurs millions d’euros par an, ses besoins en comptabilité seront très différents de ceux dont la rentabilité est inférieure à 50 000 €. Vous disposez de nombreuses options en matière de logiciels de comptabilité, y compris ceux conçus spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises.
En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez envisager d’utiliser un logiciel spécialisé conçu pour aider les entreprises de votre secteur. Par exemple, il existe des applications personnalisées pour les hôtels, les détaillants et les restaurants, ainsi que pour de nombreux autres types d’entreprises commerciales.
2. Optez pour les applications cloud
L’infonuagique a une influence importante dans les entreprises modernes, il est important de ne pas négliger les nombreuses applications de comptabilité cloud disponibles.
Les solution comptables dans le cloud offrent de nombreux avantages. Vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel endroit avec une connexion Internet et vous n’avez pas besoin d’acheter de licences de logiciel ni de serveurs pour les exécuter.
L’installation des mises à niveau et des correctifs s’effectue automatiquement, de sorte que vous et votre personnel n’avez pas à vous soucier de la mise à jour du logiciel. De plus, les applications cloud sont accessibles via une tablette, un ordinateur portable ou un smartphone.
De plus, vos dossiers sont conservés en sécurité dans un centre de données éloigné de l’emplacement physique de votre entreprise. Cela garantit leur sécurité en cas de catastrophe locale ou autre événement destructeur
3. Gardez votre budget à l’esprit
Un logiciel de comptabilité d’entreprise est disponible pour tous les budgets. Les applications générales destinées à un plus grand nombre d’utilisateurs peuvent être téléchargées gratuitement.
Toutefois, plus le logiciel est spécialisé, plus il est coûteux, car le nombre d’utilisateurs d’un logiciel spécialisé est généralement relativement petit. Si vous voulez quelque chose de spécifique à votre secteur ou personnalisé pour votre entreprise, vous devez être prêt à payer une prime.
4. Faites attention aux fonctionnalités supplémentaires
Les modules complémentaires apportent des fonctionnalités supplémentaires à une application de comptabilité d’entreprise. Par exemple, ils peuvent vous permettre d’accéder au logiciel à distance, d’accepter des paiements en ligne et d’intégrer le logiciel de comptabilité à votre logiciel de commerce électronique.
Il existe également des modules complémentaires qui rendent les logiciels de comptabilité compatibles avec les logiciels de taxation.
5. Prenez la décision avec l’aide de votre comptable
Votre comptable peut préférer que vous choisissiez une application compatible avec celles qu’elle utilise. Chaque entreprise est différente et votre comptable est le mieux placé pour donner un avis éclairé sur celui qui convient le mieux à votre entreprise. Votre comptable pourra même vous aider à configurer le logiciel de votre choix.
6. Logiciel comptable ou ERP ?
Un système ERP, ou progiciel de gestion intégré, est un type de logiciel de gestion financière et de comptabilité qui intègre l’information concernant les finances, la fabrication, les ventes, le service, la gestion des relations avec la clientèle et d’autres activités commerciales qui ont une incidence sur les revenus ou les passifs en un seul ensemble.
C’est donc une solution plus complète qu’un simple logiciel comptable. De nombreuses entreprises s’orientent vers ce type de solutions qui donnent une vue plus globale.
Pourquoi préférer un ERP à un simple logiciel comptable ?
Productivité
Gagnez du temps et augmentez votre productivité. Cela vous semble trop beau pour être vrai ? Ce n’est pas avec un logiciel ERP. En automatisant les processus redondants, les utilisateurs disposent de plus de temps pour travailler sur d’autres projets et tâches urgents. Ils pourront également travailler plus facilement puisque la solution a été conçue pour être facile à utiliser.
Flexibilité
Les systèmes ERP modernes sont robustes, flexibles et configurables. Il ne s’agit pas d’une proposition universelle, mais elle peut être adaptée aux besoins uniques d’une entreprise. Les systèmes ERP peuvent également s’adapter aux besoins en constante évolution d’une entreprise en pleine croissance, vous évitant ainsi d’avoir à acheter une nouvelle solution lorsque vos besoins changent ou que votre entreprise prend de l’expansion.
Efficacité
Une solution ERP élimine les processus répétitifs et réduit considérablement le besoin de saisir manuellement les informations. Le système rationalisera également les processus d’affaires et rendra la collecte de données plus facile et plus efficace pour les entreprises, quel que soit le service dans lequel elles travaillent.
Prévisions
Le logiciel de planification des ressources d’entreprise donne à vos utilisateurs, et en particulier à vos gestionnaires, les outils dont ils ont besoin pour créer des prévisions plus précises. Comme l’information au sein de l’ERP est aussi précise que possible, les entreprises peuvent faire des estimations réalistes et des prévisions plus efficaces.
Collaboration
Personne ne veut gérer une entreprise en vase clos où chaque service fonctionne séparément de l’autre. La collaboration entre les services est un élément crucial et souvent nécessaire de l’entreprise. Les données saisies dans les systèmes ERP étant centralisées et cohérentes, il n’y a aucune raison pour que les ministères ne puissent pas travailler ensemble. Le logiciel touche également à presque tous les aspects d’une entreprise, ce qui encourage naturellement la collaboration et les efforts interministériels.
Évolutivité
Le saviez-vous ? Les systèmes ERP structurés permettent l’ajout de nouveaux utilisateurs et de nouvelles fonctions pour faire évoluer la solution initialement implémentée dans le temps. Lorsque votre entreprise est prête à croître ou a besoin de plus de ressources, un logiciel de planification des ressources d’entreprise devrait pouvoir faciliter cette croissance.
Information intégrée
Fini les problèmes liés à la répartition des données dans des bases de données distinctes ; toute l’information sera conservée dans un seul endroit. Cela signifie que vous pouvez intégrer des plates-formes telles que votre logiciel CRM avec le système ERP, en conservant des données cohérentes, précises et uniques. Connaissez vos clients, leurs commandes et votre inventaire, le tout en un seul endroit.
Processus simplifiés
Au fur et à mesure que les fabricants prennent de l’expansion, leurs activités deviennent de plus en plus complexes. Les logiciels de fabrication automatisent les opérations commerciales de tous les départements, fournissant des informations précises et en temps réel à tous ceux qui utilisent la solution. L’ERP augmente l’efficacité et la productivité en aidant les utilisateurs à naviguer dans des processus complexes, en empêchant la réintroduction des données et en améliorant les fonctions telles que la production, l’exécution des commandes et la livraison. Des processus rationalisés et efficaces tout au long du processus.
Service à la clientèle
Il est plus facile d’offrir un service à la clientèle de haute qualité à l’aide d’une solution d’entreprise, surtout si vous utilisez une solution bien équipée. Les représentants des ventes et du service à la clientèle peuvent mieux interagir avec les clients et améliorer les relations avec eux grâce à un accès plus rapide et plus précis aux renseignements sur les clients et à leur historique. Vous aurez également accès à l’automatisation du marketing et aux logiciels de centre de contact, ce qui vous permettra d’assurer une interaction constante avec vos clients.
Sécurité
La sécurité des données n’est pas un souci lorsque vous avez une solution de planification des ressources d’entreprise en place. Un nouveau système améliorera la précision, la cohérence et la sécurité des données, grâce à des ressources intégrées et des pare-feu. Les restrictions aux données peuvent également être améliorées par les gestionnaires de la solution, ce qui vous permet de rendre votre propre logiciel aussi sûr que vous le souhaitez.
Conclusion
Préférez directement vous orienter vers une solution qui inclut la comptabilité mais offre d’autres possibilités. Le progiciel de gestion est à privilégier. Vous ne voulez certainement pas vous engager dans une application et commencer à y investir du temps, mais vous devez passer à une autre application quelques mois plus tard.
