Vous êtes responsable d’un service RH ou chef d’entreprise ? La gestion des congés est un véritable casse-tête pour vous au quotidien ? Cela vous prend beaucoup de temps et vous aimeriez trouver des solutions pour améliorer cette gestion aussi complexe que chronophage. Cet article vous présente les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour optimiser tout cela.
Vous allez découvrir comment grâce à la dématérialisation des processus, vous allez pouvoir faire des économies d’échelle et gagner un temps précieux dans la gestion administrative de votre entreprise au quotidien.
Les congés, une affaire sensible
Tous les employés ont le droit à des congés. Les congés payés font partie des avantages sociaux acquis au fil du temps. Ils représentent un temps pendant lequel l’employé est en dehors de l’entreprise. Il bénéficie du droit à la déconnexion et se repose durant cette période. Vous trouverez plus de détails sur la loi sur le droit à la déconnexion ici : https://www.journaldunet.fr/management/guide-du-management/1201613-droit-a-la-deconnexion/
La pose des congés peut souvent être une source de conflits entre les employés et leur hiérarchie. En effet, les salariés ont souvent tendance à vouloir tous poser leurs congés en même temps lorsque cela n’arrange pas forcément l’organisation de l’entreprise. Cela va coïncider en général avec les périodes de vacances scolaires en été ou autour de la fin d’année.
Pour gérer au mieux ces tensions, plusieurs bonnes pratiques doivent être mises en œuvre :
- fixer des règles claires et applicables à tous : par exemple, donner la priorité à ceux qui ont des enfants durant les vacances scolaires. Cela peut aussi être la règle du premier arrivé premier servi où l’employé qui fera sa demande en premier aura la priorité. Vous pouvez également instaurer une rotation dans les priorités de prise.
- communiquer autant que possible : demander aux employés en avance de phase leurs souhaits pour les congés de l’été. Ceci leur permettra de réfléchir et de soumettre leurs demandes en temps et en heure. C’est utile en particulier s’ils doivent s’accorder avec leur conjoint.
La proactivité est essentielle pour éviter les conflits. En effet, en informant à l’avance vos équipes, vous éviterez de vous retrouver face à un mur à la dernière minute avec des employés qui auraient déjà effectué leurs réservations mais n’auraient pas encore soumis leurs demandes d’absence.
Enfin, il ne faut pas perdre de vue que le droit à congé est un droit fondamental. L’employeur doit rendre possible la prise de congés. L’activité de l’entreprise doit être organisée pour offrir des temps de récupération aux salariés. Outre l’aspect légal, c’est également une question d’équilibre. Un salarié fatigué, au bout du rouleau, sera beaucoup moins productif. Donc pour prendre soin du bien être de vos salariés, vous devez faciliter la prise de congés.
Une gestion complexe
Gérer les congés en France, ce n’est pas toujours simple. Entre les congés payés, les RTT, les congés de fractionnement, le compte épargne temps, les congés d’ancienneté et les congés conventionnels, il y a de quoi y perdre son latin.
Les différents types de congés correspondent à un empilement législatif complexe. Au fil des décennies, les travailleurs ont acquis de nouveaux droits. Ces évolutions ont souvent été le résultat d’âpres négociations au niveau national ou au niveau des conventions collectives. Ceci crée de grandes disparités entre les entreprises. Chacune a son mode de fonctionnement avec ses règles. Le temps de travail n’est pas uniforme d’une entreprise à l’autre. Certaines allouent des RTT, d’autres paient des heures supplémentaires. En général, les employés des grandes entreprises sont mieux lotis même si dans certaines startups, le nombre de congés est illimité.
Dématérialiser la gestion des congés
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation, kezako ? Ce terme barbare désigne le fait de passer d’un processus manuel reposant sur le remplissage de formulaires papiers à un processus informatisé basé sur un workflow. On parle aussi souvent de digitalisation.
La dématérialisation d’un processus suit plusieurs objectifs :
- automatiser autant que possible les tâches
- réduire les traitements manuels
- gagner du temps
- faire des économies
- réduire les risques d’erreur
Concrètement, pour atteindre ces objectifs, chaque tâche est détaillée. Ensuite, elle est intégrée dans un processus informatique afin de pouvoir être automatisée. Au final, la dématérialisation permet donc de gagner du temps et de l’argent.
La gestion dématérialisée des congés
Dématérialiser les congés consiste donc à digitaliser chaque étape du processus de gestion des congés. Ainsi, pour soumettre sa demande, l’employé sélectionne ses dates et le type de congé souhaité sur un formulaire web. Ensuite, le manager valide la demande toujours sur une interface web. Au moment de préparer la paie, le gestionnaire RH n’a plus qu’à consolider toutes les demandes. Il n’y a donc plus aucun traitement manuel de formulaires papiers.
Les apports de la dématérialisation
Les bénéfices de la dématérialisation sont très nombreux au quotidien dans la gestion de l’entreprise. Tout d’abord, les employés bénéficient d’un outil informatique qui leur donne accès à de nombreuses informations : solde des congés, historique des demandes, état des demandes en cours. Ensuite, ils peuvent soumettre leurs demandes en quelques clics. C’est donc beaucoup plus rapide que de remplir un formulaire papier.
Pour les managers, c’est un outil puissant de pilotage de l’activité de leur équipe. Ils disposent d’une vision panoramique détaillant les présences et les absences de chaque employé. C’est une grande aide au moment d’approuver ou de refuser les nouvelles demandes reçues. Le manager peut également suivre l’état des droits à congés de ses employés ce qui lui permet de les encourager à partir en congés s’ils ont un quota restant à prendre trop important.
Enfin, le responsable de la paie gagne un temps considérable puisque tout est informatisé. Il n’a plus à pointer des formulaires papiers de façon manuelle ce qui est très chronophage. Il peut également suivre les volumes d’absences. C’est un outil efficace de pilotage pour observer l’évolution de l’absentéisme.
Outre le gain de temps, un autre aspect important ne doit pas être négligé : la réduction des erreurs. Sans la dématérialisation, il n’est pas rare que les demandes papiers se perdent dans la nature. C’est une source de conflits mais aussi un perte d’argent pour l’entreprise lorsque des employés partent en congés sans que leurs jours ne soient débités.
Les demandes de congés sont datées. Ainsi, le manager peut savoir qui a fait sa demande en premier. C’est parfois utile pour faire des arbitrages.
En matière de communication, la dématérialisation permet également de suivre l’information et de la rendre accessible. Les autres employés peuvent voir en temps réel qui est absent ou présent dans l’entreprise. Cela évite de perdre du temps à tenter de contacter une personne absente. Cela facilite également la planification des projets et activités.
La dématérialisation a également un impact positif sur la satisfaction de chaque employé. Il peut suivre à tout moment l’état de sa demande. La validation étant très simple, le manager prend moins de temps pour l’approuver. Les délais sont donc réduits ce qui tranquillise l’employé qui n’a pas à relancer plusieurs fois son responsable.
Tous ces avantages représentent in fine une économie financière non négligeable pour l’entreprise. Ces économies directes et indirectes compensent largement le coût de la dématérialisation.
Les autres applications de la dématérialisation
La dématérialisation ne s’applique pas uniquement à la gestion des congés. En effet, elle trouve bien d’autres applications au niveau de la gestion des employés. Par exemple, elle peut être utilisée pour gérer les heures supplémentaires. Les employés déclarent les heures supplémentaires effectuées et ceci leur ouvre le droit à des heures de récupération.
D’autres processus comme la gestion des frais de déplacement peuvent également être dématérialisés grâce à la mise en œuvre d’un SIRH. Au final, la dématérialisation peut s’appliquer à tous les processus reposant sur du papier.
Il faut voir le SIRH comme un mur avec des briques logicielles. Chaque brique permet d’ajouter des fonctionnalités. Le mortier constitue les interfaces, les capacités d’échanges d’information entre ces briques pour constituer un système homogène et performant.
