La BDESE est initiée pour permettre aux salariés d’avoir une meilleure vision des stratégies et des perspectives d’une entreprise. Bien que cet outil soit d’utilisation interne, il est régulé par des normes légales. Comment fonctionne donc cet instrument de collecte de données ? Explications !
BDESE : les informations générales
Autrefois appelé le BDES, le BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) est un outil permettant de présenter les grands axes d’une entreprise. Les orientations concernent les plans :
- économique ;
- social ;
- économique.
Il s’agit donc d’un outil de collecte de données d’entreprise dans un sens plus large. La création d’une base d’informations est directement faite par l’entreprise. Cette contrainte est imposée par le Code du travail en ses articles L.2312-18, L.2312-21 et L.2312-36.
L’article R225-105 du Code du commerce statue aussi sur l’usage à faire du logiciel de BDESE. Toutefois, cette partie de la loi indexe le volet environnemental de l’activité de l’entreprise. Par ailleurs, la BDESE s’impose à toutes les entreprises comptant plus de 50 salariés.
Utilisation de cette base de données : utilisateurs et durée de couverture
En règle générale, la BDESE doit faire l’état de la situation réelle d’une entreprise. Par conséquent, une mise à jour régulière doit être par son utilisateur. Quant aux données devant couvrir plusieurs années, leur durée maximale d’utilité ne doit pas excéder 6 ans.
Sachez que cet outil n’est pas accessible à un grand public. En effet, son utilisation permanente est destinée à l’employeur, aux membres CSE et aux représentants du personnel.
Exemple :
En prenant l’exemple d’une entreprise XYZ, l’usage de la BDESE online n’est autorisé qu’aux cadres de l’entreprise. Par conséquent, une personne extérieure n’est pas habilitée à le faire. Pour ce qui est des informations insérées, elles doivent avoir une durée de vie de 6 ans répartie comme suit :
- 2 années précédant son insertion ;
- l’année en cours ;
- les 3 années suivantes.
Cependant, il est primordial que la base de données offre une image fiable de la vie économique, sociale, environnementale et financière de XYZ.
Mise en place de la BDESE en entreprise : les différentes étapes pour le faire
L’instauration d’une base de données BDESE se fait en trois étapes.
Identification des parties concernées
La première étape consiste à identifier les personnes capables de bien mener le projet. Autrement dit, l’employeur doit choisir adéquatement :
- les bénéficiaires ;
- les personnes autorisées à l’utilisation régulière de la base de données ;
- les personnes chargées de relire, de corriger et de valider les documents.
La plupart du temps, la gestion du BDESE est tout simplement confiée aux services des ressources humaines.
Personnalisation de la base de données
Cette deuxième étape consiste à paramétrer la BDESE afin qu’elle cadre mieux avec les besoins de l’entreprise.
Pour commencer, le support final doit être déterminé. Ce travail prend en compte le nombre d’employés. Par exemple, un support papier n’est pas adéquat pour une entreprise comptant 350 collaborateurs. Il est préférable d’opter pour une solution digitale.
Ensuite, le contenu du BDESE est à personnaliser en tenant compte de la réalité de l’entreprise. L’autorité étatique a déjà défini les mentions obligatoires à lister dans la BDESE. De cette façon, les tâches importantes sont priorisées.
Enfin, les règles d’accès et de confidentialité sont éditées afin de protéger les informations à insérer dans le logiciel. L’objectif est de préciser les conditions d’accès ainsi que les personnes autorisées à utiliser la BDESE.
Émission des rapports BDESE
Cette phase consiste en la validation de documents obtenus par le biais de la BDESE. Cette étape est facile à exécuter. Néanmoins, l’entreprise doit faire une actualisation de la base de données au moins une fois par an.
La législation exige cette tâche pour le calcul d’index d’égalité professionnelle. Pour le reste, l’entreprise peut mettre à jour un document BDESE en suivant ses propres règles. À cet effet, les requêtes des parties prenantes doivent être aussi prises en compte.
Au final, la BDESE est un moyen pour favoriser la transparence en entreprise. Grâce à elle, une meilleure évaluation des indicateurs et une prise de décision sont possibles.
