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Optimiser le recouvrement des créances en ligne : Procédure à suivre !

by Kévin

Le crédit client s’arroge près du quart de la totalité des actifs dans la plupart des entreprises, et ces dernières ont en général à déplorer des retards ou des impayés qui impactent significativement leurs finances, les empêchent d’investir dans de nouvelles opportunités, ou même de payer des factures relatives au fonctionnement de l’entreprise. Dans ce contexte, l’élaboration de stratégies efficaces pour des recouvrements de créances apparaît comme une nécessité de premier ordre. Voici quelques procédures simples à mettre en place pour un recouvrement optimal des créances en ligne.

Les solutions de recouvrement de créance en ligne

Le recouvrement de créance est une procédure initiée par un créancier qui souhaite rentrer en possession des fonds qui lui sont dus par un débiteur ou client, pour un service rendu, ou pour l’achat d’un produit donné. Le créancier émet une facture et le client dispose d’un délai établi pour s’en acquitter. En cas de non-paiement une fois l’échéance arrivée, le créancier peut explorer les différentes procédures de recouvrement légales, et lancer le processus.

Prévenir efficacement avec une stratégie de prérecouvrement et des conditions assouplies

La mise en place de processus simples peut dans bien des cas prévenir des retards de paiement ou des impayés. Les entreprises peuvent instaurer des études de solvabilité, procéder à des prises de garanties, ou mettre en place des clauses commerciales qui incitent les clients à s’acquitter à temps de leurs dettes. Des relances en amont de la date de paiement prévue peuvent également être faites par téléphone, en guise de rappels. Ces mesures toutes simples peuvent constituer d’excellents moyens d’identifier des freins éventuels au paiement par le client (difficultés financières, ou désaccord sur des points donnés relatifs au paiement…), et de trouver des solutions pour aboutir à un accord.

Lorsque le défaut de paiement est ensuite avéré, il est important de procéder avec méthode pour un recouvrement de créance sans encombre. Un recouvrement à l’amiable est la première solution à envisager. Elle permet au client en difficulté de s’engager pour un paiement ultérieur et préserve sa relation avec l’entreprise. Dans certains cas, en raison de sommes importantes ou de situations tendues, un dirigeant de l’entreprise peut entreprendre les discussions avec le client, à la place d’un simple chargé de recouvrement. Cela a en général pour effet de résoudre les situations litigieuses.

Utiliser les mails

Faire parvenir les factures aux clients par la poste est une option qui ralentit tout le processus. Le premier point à corriger pour accélérer votre recouvrement de créances est d’opter pour des factures via email. Cela vous permettra soumettre la facture au client dès que le produit lui sera livré, et ce dernier la recevra instantanément. Il est également possible d’automatiser ce type de procédures en choisissant par exemple un assistant virtuel. Ce type de programmes permettent en outre de réaliser des relances automatiques, ou d’avertir les clients lorsqu’une échéance de paiement est arrivée.

Proposer des modes de paiement sur mesure

Le recouvrement de créances est également facilité lorsque le choix est laissé aux clients quant au mode de règlement. Si le paiement par chèque est apprécié par certains, d’autres le trouveront contraignant et préféreront un règlement par carte bancaire. Par ailleurs, quelques réductions pour les clients en cas de paiements anticipés peuvent parfois suffire à décider les clients à régler leur dû en avance. Cela vous évitera bien des tracas, et vous permet de solidifier vos flux financiers rapidement.

Mettre en place un système de suivi

Pour accroître vos chances d’être payé dans les délais, vous pouvez penser à établir une procédure simple de suivi des retards. Des rappels envoyés sur une base régulière, et lorsque l’échéance du paiement est proche, peuvent servir à préparer les clients. Ce suivi peut s’étendre au-delà de la date butoir, si le paiement n’a pas été effectué par le client. En cas de non-paiement et après un délai défini, une procédure de contentieux peut être lancée.

Le recouvrement à l’amiable  

La procédure contentieuse ne doit être envisagée qu’en dernier recours, après le respect des étapes permettant un recouvrement à l’amiable. Le recouvrement à l’amiable consiste à envoyer des rappels au client en lui signifiant qu’il a une dette qu’il devrait payer, en lui laissant comprendre qu’une procédure de recouvrement judiciaire pourrait être engagée en cas de non-paiement. Le recouvrement à l’amiable peut être lancé par le créancier, par prise de contact directe par téléphone ou par mail.

Lorsque le client ne s’acquitte toujours pas de sa dette, une lettre de mise en demeure peut l’inciter à passer à l’action. C’est un courrier qui lui rappelle une fois de plus et de façon formelle qu’il doit s’acquitter de ses dettes. La lettre de mise en demeure doit comporter la preuve que l’échéance du paiement est dépassée. Elle est obligatoire avant la mise en œuvre d’une procédure judiciaire en injonction de payer. Dans les cas où l’action en justice est bel et bien lancée, la lettre sert de référence pour le calcul éventuel des intérêts dus au retard de paiement.

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire peut être lancé lorsque le client ne réagit pas à la procédure de recouvrement à l’amiable. La procédure de recouvrement par voie judiciaire peut prendre la forme d’une injonction de payer qui est une procédure rapide, ou encore d’un référé provision ou d’une assignation aux fonds.

Cas de l’injonction de payer dématérialisée et avantages relatifs

Une injonction de payer est à l’origine une procédure qui se tient devant les tribunaux de commerce. Le juge y détermine si la facture due par le client doit être ou non payée. Certaines conditions doivent être réunies pour qu’une telle action puisse être intentée : la créance doit être certaine et bien établie grâce à des preuves formelles, le montant de la créance doit être bien déterminé, et enfin une date de paiement antérieurement définie et acceptée par le créancier et le débiteur doit avoir été dépassée.

Cette procédure judiciaire est aujourd’hui et depuis 2011 énormément facilitée par la possibilité de sa réalisation en ligne : c’est l’injonction de payer dématérialisée. Dans un contexte où le numérique a impacté profondément les secteurs les plus divers, les tribunaux de commerce ont su s’adapter. L’injonction de payer était déjà une procédure de recouvrement rapide et pas cher.

Aujourd’hui, l’injonction de payer dématérialisée constitue une solution extrêmement rapide et simple à mettre en œuvre.

Sur le site d’infogreffe, les créanciers peuvent adresser une requête par voie électronique aux tribunaux des commerces pour les créances de nature commerciales. 

  • Il suffit de quelques clics sur le site dédié pour procéder au remplissage du formulaire. Le créancier peut ensuite joindre les différents justificatifs sous forme de documents PDF (une limite de 2 Mo par pièce est définie).
  • Le paiement d’une somme de 35,21 euros sera ensuite effectué par carte bancaire pour une soumission de la requête. Pour que cette dernière soit valide, le créancier se doit d’apposer une signature électronique au bas du formulaire. Le mandataire du créancier peut également procéder à la signature du document.
  • Il sera obligatoire pour le signataire de disposer donc du certificat électronique « Certigreffe », qui permet de certifier l’identité de la personne qui émet le document et la signature (ce certificat est disponible sous forme de clé USB que l’on insère dans l’ordinateur avant d’expédier la requête en ligne).

Même si elle est encore relativement peu utilisée par les entreprises, de nombreux avantages sont relatifs à cette possibilité de procéder à injonction de payer en ligne. La procédure qui consiste à l’envoi des différents documents par la poste est tout d’abord facilitée, avec pour effet de réduire considérablement les délais de traitement (plus de délai pour l’acheminement). Le greffe des Tribunaux de commerce peut recevoir automatiquement les documents, avec renvoi d’accusé de réception dès réception du mail. Il faut également noter le fait que tous les éléments constitutifs du dossier sont également transmis directement au personnel qui s’occupe d’en effectuer l’analyse et l’étude, ce qui permet également de réduire les délais de traitement. Cette automatisation permet aux autorités en charge de répondre à ces requêtes de réaliser un travail plus important en beaucoup moins de temps. Il est donc plus qualitatif. L’injonction de payer dématérialisée est enfin une solide garantie contre les oublis ou erreurs lors de la constitution d’un dossier : le formulaire électronique ne peut être expédié que lorsque tous les éléments constitutifs du dossier sont inclus.

Les paiements en retard posent aux responsables d’entreprise des problèmes de trésorerie qui peuvent être importants. Les entreprises ont donc l’obligation de réaliser des suivis précis de leurs comptes clients, et en cas d’impayés, de procéder rapidement. En effet, il est établi que les chances de paiement s’amenuisent en général avec le temps dans le cas d’un défaut de paiement. La somme due ainsi que la relation de l’entreprise avec le client seront les facteurs qui détermineront, dans chaque cas, la bonne attitude à adopter pour mettre de son côté toutes les chances de recouvrer sa créance sans nuire à la relation avec le client.

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