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Comment contrôler le temps de travail de ses employés ?

by Kévin

La discipline au travail représente l’un des principaux fondements qui y conditionnent le succès. Cette discipline passe par l’observation de plusieurs règles et fondamentaux, dont la gestion du temps fait partie. Il n’est en effet plus réellement nécessaire de démontrer l’importance de la bonne gestion du temps en entreprise. Il s’agit vraisemblablement d’un élément capital qui impacte directement la productivité de l’entreprise, que cela soit à court, à moyen ou à long terme. Pour maitriser ce facteur de performance, plusieurs solutions s’offrent aux chefs d’entreprise et aux ressources humaines qui peuvent d’ailleurs employer des solutions informatiques à cette fin.

Pourquoi devrait-on gérer le temps de travail de ses employés ?

Gérer le temps de travail de ses employés est un choix qui, bien que méritant d’être fait, ne peut être imposé à qui que ce soit. Toutefois, l’objectif commun étant le succès plutôt que la faillite, ce contrôle constitue l’une des règles de base à observer en entreprise. Il s’agit vraisemblablement d’une obligation légale qui permet de prouver les durées de travail de chaque employé. Par conséquent, l’employeur qui fait travailler des salariés doit organiser et rémunérer leur temps de travail en observant par exemple la fiche de pointage.

Un contrôle obligatoire de l’employeur

À partir du moment où un employeur embauche et fait travailler des salariés pour son compte, il est tenu de leur appliquer les règles légales qui encadrent leur temps de travail et le salaire qui en découle. Cela faisant, l’employeur pourra justifier qu’il emploie ses salariés suivant les règles légales et/ou conventionnelles partout où besoin sera.

  • Pour un temps d’activité limité, l’employeur ne peut exiger une prestation de travail allant au-delà des maximas fixés par la loi, les accords ou conventions collectives (à moins d’en convenir avec l’intéressé).
  • Pour une rémunération déterminée par la durée du travail réalisé, elle ne peut être inférieure aux minimas prévus en la matière par la loi et/ou la convention collective applicables.

 

Des limites définies par la loi, mais susceptibles de dérogations

En France, le temps de travail reconnu par la loi est de 35 heures par semaine tandis qu’en Italie et en Grande-Bretagne, il est de 48 heures. Néanmoins, l’employeur possède la liberté d’organiser le travail de ses salariés de façon à les faire travailler plus (ou moins), mais toujours dans le respect des limites. Ainsi, les heures supplémentaires seront mises en place :

  • par un accord avec le comité d’entreprise ou d’établissement dans la limite de 12 heures par jour ;
  • sur autorisation de l’inspecteur du travail ;
  • par accord avec le comité d’entreprise ou d’établissement dans la limite de 46 heures sur 12 semaines consécutives ;
  • sur autorisation de l’autorité administrative.

 

Pouvoir justifier des horaires de travail de ses salariées à tout instant

Face à un contrôle de l’inspection du travail ou en cas de litige avec un employé, l’employeur doit pouvoir expliquer et justifier le temps de travail pratiqué dans son entreprise. Ceci lui permettra de démontrer qu’il respecte les règles relatives aux diverses limites définies en la matière, à l’attribution des jours de repos, à la compensation du travail des jours fériés et/ou chômés… Dans cette optique, certaines preuves devront alors être exhibées pour servir et valoir ce que de droit. Il s’agit notamment des éléments matériels tels que les fiches de pointage et tous autres documents ou systèmes qui permettraient de justifier la marge horaire.

Comment bien gérer le temps de travail de ses employés ?

Une fois maintenant que les dispositions légales en matière d’heures de travail sont bien connues et respectées, il est important d’apprendre à gérer le temps de travail des employés. Cela faisant, l’entreprise pourra absorber d’éventuels pics d’activités et éviter un recours intempestif aux heures supplémentaires. Moduler le temps de travail de ses employés permet alors essentiellement à l’employeur de répartir la durée de travail selon l’activité actuelle de l’entreprise. En la matière, la loi n’impose aucune forme de contrôle du temps de travail. Mais, la mise en place d’un système de contrôle horaire doit néanmoins obéir à certaines règles importantes. Pour cela, quatre points doivent toujours être pris en compte :

  • la consultation du Comité d’Entreprise ;
  • l’information préalable des salariés vis-à-vis du système de contrôle ;
  • la déclaration et la validation du système de contrôle à la CNIL ;
  • la fiabilité et la non-falsifiabilité du dispositif de décompte.

 

De la gestion des horaires de travail

Pour ce qui concerne le décompte du temps de travail, les obligations de l’employeur varient selon les horaires pratiqués au sein de l’entreprise. En cas d’horaires collectifs par exemple, seul l’affichage des horaires est obligatoire. Tout changement doit alors faire l’objet d’un délai de prévenance suffisant dont le but est de permettre à tous les employés de s’adapter au changement effectué. Si par contre il s’agit d’horaires différents, un double décompte devra obligatoirement être effectué par le salarié. Cette règle est valable pour les horaires individualisés, les temps partiels, le travail par roulement. Un enregistrement journalier du nombre d’heures effectuées dans la journée avec indication des temps de pause doit alors être établi. De même, des récapitulatifs hebdomadaires et mensuels du nombre d’heures effectuées doivent être produits. Il ne faudra pas omettre les heures supplémentaires si elles sont incluses.

Mise à disposition des documents

L’ensemble des documents de décompte horaire doit être conservé et mis à disposition des salariés, des représentants du personnel et de l’inspection du travail en cas de recours judiciaire. Dans cet ordre d’obligation, on remarque très vite que la tenue des comptes d’heures relatifs à la gestion du travail du personnel salarié constitue une tâche ardue, surtout s’il s’agit de conserver des données d’anciennes dates. Pour pallier cette difficulté de gestion, il est possible d’employer un système optimal dont l’accès et l’utilisation seront aisés pour toutes les parties.

Système automatisé de gestion du temps, une méthode plus efficace

Il existe aujourd’hui plusieurs prestataires qui proposent des systèmes de gestion très modernes du temps de travail. Il s’agit particulièrement d’utiliser la technologie pour mettre en place une solution dont les objectifs principaux seront :

  • de gérer le temps de travail des employés avec efficacité et efficience ;
  • de faciliter l’accès et l’exploitation de ces données ;
  • d‘effectuer des analyses précises grâce à l’exploitation des données horaires en fonction des périodes ;
  • d’annuler les erreurs humaines lors de l’exploitation des données écrites à la main dans la fiche de pointage ;
  • de réduire les tricheries éventuelles pouvant être commises ;
  • de réduire les coûts liés aux heures supplémentaires fictives ;
  • de respecter les dispositions légales relatives aux heures de travail requises pour les salariés.

Mais, comment y parvenir ? Eh bien, il existe des équipements incontournables que sont les pointeuses ou badgeuses, à l’image des celles présentent sur Deho Systems, et qui permettent d’enregistrer les horaires de début et de fin de travail des salariés avec précision. Et pour pallier tout oubli, un système de géolocalisation peut aussi être intégré dans les équipements afin de déterminer la position d’un salarié (sur le lieu de travail ou en dehors). Par ailleurs, il existe aussi des logiciels couplés à ces machines qui permettent de produire de manière automatisée les fiches de paie en fonction des heures de travail effectivement réalisées, de relever les absences, les retards, les prises de congés des salariés…

La gestion du temps de travail relève donc d’une haute priorité pour la bonne marche de l’entreprise. Et pour y arriver, la technologie propose des solutions conviviales et ergonomiques aussi flexibles qu’utiles pour tous (employés, chef de personnel et chef d’entreprise).

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