Devenue tendance depuis quelques mois la location est l’alternative trouvée par les sociétés, à l’achat d’un photocopieur. Elle offre plus de souplesse à l’utilisateur. Ce service lancé par des fabricants et quelques opérateurs semble en effet plaire aux responsables d’entreprises. Ils y trouvent en effet un moyen d’éviter les nombreuses charges liées l’achat et à l’exploitation d’un copieur. Il faut toutefois prendre certaines précautions avant la signature définitive d’un contrat avec le prestataire. Cela vous évitera certaines déconvenues. Réussir cet exercice est ce à quoi nous allons nous atteler dans cet article.
La location de photocopieur c’est quoi ?
La location d’un photocopieur consiste à se faire mettre à disposition un copieur, pour une durée définie, moyennant une rémunération mensuelle. La pratique est devenue très fréquente dans les administrations. En général, la durée du contrat de location peut atteindre 60 mois pour les plus longs. À l’instar de http://www.location-entretien-photocopieur.fr/, ce type de services est disponible auprès de nombreux prestataires en ligne.
Quels sont les avantages de la location des photocopieurs ?
L’engouement des sociétés pour l’affermage des photocopieurs n’est pas un pur hasard. La dématérialisation des documents rend le photocopieur d’autant plus important dans la vie d’entreprise. Cet appareil rangé dans un coin et qui servait à faire des copies çà et là, devient un scanner, un copieur, une imprimante. Les nouveaux modèles sont même équipés de Wi-Fi, de ports réseau et USB. Les entreprises ont donc besoin d’un copieur qui les accompagne tout au long de leur activité sans toutefois leur plomber la trésorerie. Elle se tourne donc vers location d’un reprographieur. La location de cet appareil a de nombreux avantages. L’un d’entre eux est l’assurance de toujours utiliser une machine à la pointe de la technologie. Les prestataires donnent souvent au moment de la location des duplicateurs de dernière génération. Cela permet à l’utilisateur de jouir d’un équipement multifonctionnel, souvent de qualité, de façon permanente, il faut néanmoins y mettre parfois le prix. De plus, l’affermage offre la possibilité de changer le modèle d’appareil utilisé, avec un autre plus récent ou plus adapté à votre utilisation. Bien entendu, ce remplacement entrainera une nouvelle période contractuelle et éventuellement une revue des obligations.
Choisir l’option d’amodier un photocopieur est aussi une façon de s’assurer une certaine maîtrise budgétaire. La majorité des charges se résume en effet au paiement d’une seule mensualité. La location d’un reprographieur peut par ailleurs booster votre politique fiscale. Les redevances payées sont en effet déductibles des impôts de la société, au titre des charges professionnelles.
Quelles sont les offres de location qui existent ?
La location des photocopieurs peut se faire sous plusieurs modalités.
Le contrat de location classique sans option d’achat
Dans ce type d’engagement, les deux parties ne sont liées que par la mise à disposition de la machine et les redevances mensuelles. Cette formule n’est pas très conseillée, puisque n’incluant aucun service complémentaire censé aider l’exploitant. Ce dernier ne peut en outre prétendre acquérir l’appareil objet des négociations à la fin du bail.
Le contrat de location avec maintenance
Ce type de contrat est celui qui a le plus de succès. Ce genre de contrat oblige le prestataire à prendre en charge toutes les réparations de la machine mise à disposition. Qu’il s’agisse de l’entretien préventif, ou du curatif.
Le contrat de location avec option d’achat
Le contrat de location de copieur avec option d’achat est également très prisé des entreprises. Elles y trouvent une situation opportune d’acquérir un photocopieur. Le copieur est mis à disposition du client par le prestataire, avec un apport initial pour une durée définie. Au bout de ce délai, le locataire devient propriétaire de la machine. Ce type de contrat est encore appelé crédit-bail, ou leasing.
Si vous avez des difficultés de trésorerie qui rendent malaisé l’achat d’un copieur, ce type de contrat peut vous permettre d’étaler la charge d’acquisition sur plusieurs exercices. Le contrat de bail ou leasing n’est toutefois pas à confondre avec la location longue durée LLD, au terme duquel vous ne pourrez prétendre à la propriété du matériel.
Quels sont les points clés d’un contrat de location ?
Lors de la transaction, les deux parties consignent sous forme d’actes, les différentes clauses qui les lient. Dans le cadre du bail d’un photocopieur, vous devez faire attention à certains points.
La durée du contrat
La durée d’un contrat de location de photocopieur varie entre 24 à 60 mois. Vous êtes cependant libre d’opter pour le délai que vous voulez. Ayez toutefois recours à des contrats à court terme. Cela vous permet en général de saisir des situations opportunes jugées meilleures au bout d’une courte période. Il faut en plus faire attention la durée de certains contrats est exprimée en mois. Faites donc minutieusement le décompte, une erreur de conversion en année peut s’avérer être fatale.
La continuité du contrat
La poursuite de l’engagement à son terme est généralement la pomme de discorde entre les entreprises et les prestataires. En effet, le contrat de location est automatiquement reconduit si le client ne manifeste pas de volonté de résilier avant son échéance. Cette période dite de préavis doit être comprise entre 3 et 6 mois. Pour éviter tous litiges, insérez dans votre contrat de location de copieur un délai de prolongation ne dépassant pas un an après la fin du contrat en cours.
La flexibilité du contrat
Les contrats de location de photocopieur doivent rester souples. La possibilité de changer de matériel, en cas de besoin, doit être l’un des points qui doivent y figurer. Vous devez donc inclure dans l’acte d’engagement, les conditions de remplacement du matériel, s’il ne répond plus à votre besoin ou celles de résiliation du contrat. Vous devez en outre vous assurer que l’incidence financière due à un changement d’équipements est consignée dans les clauses. Il en est de même pour les questions relatives à l’enlèvement des machines louées, leur installation, leur paramétrage ou leur prise en main. Voilà autant de facteurs à prendre en compte pour assurer la flexibilité d’un contrat de location de copieur.
La maintenance
Les clauses concernant la maintenance n’existent que lorsque vous optez pour une formule qui en propose. Le contrat doit donc préciser la nature des opérations qu’elle prend en compte. Qu’elles soient préventives ou curatives, les interventions couvertes doivent être mentionnées dans le document. Cela évite durant l’exécution, la survenance de frais cachés. Vous pouvez ensuite insérer, dans le cadre de la maintenance, des éléments comme :
- La prise en charge des mains-d’œuvre ;
- La fourniture des consommables ;
- Les coûts de transport et de déplacement ;
- La mise à disposition d’un service après-vente.
Quelle est l’incidence financière d’un contrat de location de photocopieur ?
Amodier un reprographieur a un prix. Ce dernier dépend de nombreux facteurs importants comme le type d’appareils choisi, les options incluses, la marque de la machine, la durée de location, et bien d’autres. Plusieurs types de facturations sont proposées dans le cadre de l’affermage des copieurs. Il s’agit des coûts à la page, à l’utilisation ou un forfait mensuel. Dans ce dernier cas, le client paie une redevance devant couvrir toutes les charges relatives à l’objet du contrat. Elle peut cependant donner lieu à polémiques, car l’une ou l’autre des parties peut s’estimer lésée.
La méthode de facturation à la page est la plus répandue. Elle consiste à fixer le cout des impressions, qu’elles soient noires ou colorées. Indépendamment de la couleur des tirages, le feuillet revient à l’utilisateur entre 0,006 euro et 0,0015 euro, tout dépend des opérateurs. Il faut noter, quel que soit le format tarifaire retenu, que le coût de revient comporte quasiment toujours une part forfaitaire liée aux services connexes.
Quelles précautions prendre pour s’assurer de rentabiliser l’opération ?
Le louage d’un photocopieur est bénéfique aux entreprises. Elles doivent cependant faire attention aux petits détails qui comptent. Le prestataire final ne doit, par exemple, être choisi, par l’entité, qu’après la comparaison de plusieurs offres. La meilleure proposition sera ainsi retenue. Cette dernière doit être en adéquation avec le besoin réel de l’entreprise cliente. Elle doit donc se faire accompagner dans son choix par un professionnel.
À l’instar des courtiers, le professionnel-conseil, grâce à ses contacts, pourra ainsi obtenir des prix de location préférentiels. Pour ce point précis, de nombreuses entreprises se tournent vers des firmes distributrices de plusieurs marques pour l’assistance. Il faut enfin bien relire le contrat et ses clauses, pour éviter toutes déconvenues lors de l’exécution. Une résiliation de contrat peut en effet coûter cher.
