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Comment bien organiser son voyage d’affaires ?

by Kévin

Quitter sa zone habituelle de confort demande un minimum de prévisions à effectuer. Lorsque vous devez voyager pour des affaires, cela exige de vous encore plus de préparation. Pour ne pas vous perdre dans les différents soucis de travail et les rendez-vous interminables, vous devez donc vous organiser minutieusement. Nous vous prodiguons ici quelques conseils pratiques pour vous en sortir.

Se conformer aux exigences administratives

Comme pour tout voyage, vous vous devez de remplir un certain nombre de formalités avant d’entrer sur le territoire d’un autre pays. Celles-ci varient en fonction des destinations et les exigences peuvent paraitre parfois complexes.

Les divers documents

Un voyage d’affaires représente un départ de votre zone habituelle de fonction professionnelle pour un pays ou une ville extérieure dans le but de participer à des rencontres ou pour visiter des annexes. Pour commencer l’organisation de ce déplacement, accordez un soin particulier à l’établissement ou au renouvellement de vos pièces d’identité ou de tout autres documents administratifs. Vérifiez que votre passeport demeure valide ainsi que votre carte nationale d’identité. Dans le cas contraire, veillez à enclencher le processus de renouvellement pour éviter une surprise de dernière minute. Ensuite, pour vous conformer à des règles de certaines destinations, la possession d’un Visa s’avère plus que capital. Selon le pays hôte et la durée du séjour, vous pourrez l’obtenir dans un consulat ou une ambassade. Vous pouvez aussi vous référer à un service de voyage d’affaires pour simplifier les différents préparatifs.

Les formalités sanitaires

Après les formalités administratives, d’autres règles régissent votre entrée sur un territoire étranger. D’abord, pour votre santé, le pays d’accueil vous réclamera des vaccins spécifiques. Renseignez-vous donc à l’avance et prenez vos précautions surtout si le traitement en question demande un premier rappel. Ceci vous permettra d’éviter l’interruption soudaine de votre mission pour des raisons médicales. Ensuite, toujours pour garder une forme optimale pendant tout le voyage d’affaires, cherchez à savoir l’hygiène de vie du pays hôte ainsi que la qualité des traitements sanitaires. À votre niveau, vous devez prévoir aussi une trousse de pharmacie complète pour pallier d’éventuelles malaises. Pour anticiper également ces dernières, souscrivez une assurance mission professionnelle avant votre voyage. Elle prend en compte des frais de soin et de rapatriement en cas de maladie ou même d’accident.

Préparer l’ensemble des documents professionnels

Après l’organisation générale du déplacement, vous devez vous pencher un plus maintenant sur le côté professionnel. Pour une mission, la paperasse constitue la base de la réussite. Vous devez donc vous assurer d’avoir emporté tous les documents administratifs nécessaires pour l’accomplissement de vos diverses tâches de voyage. Si vous les avez stockés de façon numérique sur votre ordinateur portable ou votre tablette, vous devez alors prendre certaines dispositions pour éviter des surprises désagréables. Voici quelques conseils pratiques :

  • Enregistrez vos fichiers importants et sensibles sur de différents supports (clé USB, disque dur externe, etc.) ;
  • Gardez sur vous les chargeurs de vos appareils pour pallier les problèmes de batterie ;
  • Prévoyez un adaptateur de courant pour brancher vos divers appareils ;
  • Installez des antivirus sur vos postes pour prévenir les intrusions qui peuvent détruire toutes vos données importantes ;
  • Imprimez si possible des exemplaires de vos documents pour ne pas annuler vos rencontres à cause d’une panne ou d’une erreur d’ouverture des fichiers numériques ;
  • Rangez vos appareils électroniques dans un sac doté d’une protection maximale et gardez-le près de vous en tout temps pour prévenir le vol ou les chocs.

Toutes ces précautions visent à vous faciliter la gestion de vos affaires pendant votre voyage. En les suivant, vous ne rencontrerez aucune difficulté ni surprise désagréable.

Soigner son image professionnelle

Après le côté multimédia du voyage d’affaires, pensez maintenant à d’autres aspects de votre mission et à sa réussite. Pour commencer, prévoyez de garder sur vous à tout moment des cartes de visite. Elles vous permettront de vous présenter facilement et convenablement à vos homologues et partenaires. Elles vous serviront également à entretenir de bons contacts et à nourrir vos relations d’affaires. Dans d’autres régions comme l’Asie, l’échange des cartes constitue un rituel très pris au sérieux. Pour ces cas, offrez-vous le plaisir de concevoir des cartes personnalisées pour l’occasion avec une référence sur les affaires qui vous rassemblent. De même, procurez-vous des goodies frappés avec l’effigie de votre société pour les donner à vos homologues. Si vous le souhaitez, vous pouvez prévoir aussi des brochures et des supports de communication. Tous ces éléments vous permettront de garder l’estime de vos partenaires et laisseront une bonne image de vous et de votre structure.

Organisation imminente de votre voyage

Plus l’échéance du voyage approche, plus vous devez vous concentrer sur des détails très importants. Pour ne pas omettre des aspects qui risqueront de vous jouer un sale tour, veillez à bien vous organiser.

Se renseigner sur les destinations

Pour certains déplacements d’affaires, vous disposerez de la possibilité de choisir votre destination. Par contre, pour la plupart du temps, vous voyagerez sur le lieu de votre société annexe, sur un pays décidé par la direction de votre organisation ou sur la ville où votre patron vous enverra. Dans ces derniers cas, vous gagnerez en expérience en vous renseignant d’avance sur la destination choisie. D’abord, prenez connaissance du climat et de la saison que traverse la localité ainsi que l’état de la météo. Cherchez aussi à savoir le fuseau horaire du milieu pour commencer psychologiquement à vous adapter au décalage. Connaitre sa destination vous permet aussi de prévoir un budget à moindre coût. Ensuite, collectez le maximum d’informations sur les cultures professionnelles du pays d’accueil et les habitudes. Dans certaines régions, une attention particulière s’accorde à la tenue vestimentaire. Par exemple, certains habillements ou couleurs peuvent indisposer vos hôtes ou offenser vos partenaires. Prenez donc les dispositions pour vous adapter aux exigences du milieu. Au besoin, confectionnez-vous des costumes locaux. Cela pourrait impressionner vos collègues et faciliter vos négociations. Pour finir, renseignez-vous sur l’actualité politique du pays et sur les éventuelles tensions. Vous pourrez recevoir des alertes de sécurité de dernières minutes (zones à éviter, mouvements de grève, risques naturels, etc.).

Préparer sa valise

Alors que votre voyage d’affaires approche à grands pas, commencez à penser à la composition de votre valise et à le remplir. La principale règle de cette étape consiste à choisir vos vêtements en fonction du type d’affaire (commerce, promotion, inauguration de site annexe, etc.), des événements (réunion, gala, salon, etc.) et de la météo du pays ou de la ville hôte. Ensuite, procurez-vous une valise simple à porter comme une valise cabine. Elle reste l’idéale pour éviter de perdre le temps à l’aéroport et les fréquents déplacements. En bref, voici les éléments que vous devez emporter avec vous :

  • Une série de vêtements en fonction de l’événement, de la météo et du climat ;
  • Les documents nécessaires pour la réussite de la mission ;
  • Vos appareils de valeur comme l’ordinateur, la tablette, ou les portables ;
  • Vos effets personnels (accessoires de toilettes, etc.) ;
  • La trousse de pharmacie.

Un voyage d’affaires ne représente pas une sortie touristique ou un départ en vacances. Ne commettez donc pas l’erreur de surcharger inutilement votre valise. Et surtout, évitez les objets coupants ou les contenants liquides trop grands pour éviter les complications aux postes de contrôle.

Quelques dispositions pratiques

Outre tous les conseils prodigués plus haut, retrouvez ici d’autres astuces très importantes :

  • Réservez vos billets d’avion ainsi que vos hôtels ;
  • À destination, commander votre taxi des heures avant le départ ;
  • Dans les transports en commun, respectez les autres passagers ;
  • Renseignez-vous sur les embouteillages sur les axes routiers ;
  • Évitez au maximum le retard à vos rendez-vous ;
  • Reposez-vous pendant vos trajets pour arriver détendu aux réunions.

En suivant ces divers conseils, vous passerez bien votre séjour à l’extérieur, et surtout, vous réussirez votre mission. Commencez dès maintenant donc l’organisation de votre voyage d’affaires et honorez votre structure.

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