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Comment bien organiser ses salons professionnels ?

by Kévin

Souhaitez-vous participer à un événement professionnel pour redorer l’image de votre entreprise ? Devez-vous organiser un salon pour exposer les qualités de vos services ? Laissez-nous vous dire que tout requiert un minimum de préparation. Pour réussir votre projet et séduire un grand nombre de clients potentiels, vous devez commencer les préparatifs des jours à l’avance. Pour vous y aider, nous vous proposons ici quelques astuces simples et pratiques.

Les principaux préparatifs de l’événement

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Un salon professionnel représente une occasion unique de se faire connaitre à d’autres acteurs économiques. C’est l’événement qui rassemble les patrons d’un même secteur d’activité, le lieu où l’offre et la demande d’un marché se côtoient. Si vous souhaitez exposer un nouveau produit ou des services originaux, le salon reste un sacré atout. Vous devez donc lui accorder un grand soin.

 

Le type de salon et l’objectif

Lorsque vous devez organiser un salon professionnel, commencez par définir le sens que vous voulez lui donner. À cet effet, choisissez une thématique ainsi que les objectifs. Ceux-ci doivent se baser sur votre domaine d’activité ainsi que sur le plan de développement de votre entreprise. Voici quelques exemples :

  • La vente de nouveaux articles ;
  • La présentation de nouveaux services ;
  • La rencontre d’autres partenaires ;
  • Le renforcement de l’image de votre boite ;
  • La consolidation de votre lien avec vos clients actuels.

Vous devez aussi définir un objectif de chiffre pour mesurer plus tard votre retour sur investissement. Pour déterminer un thème, vous devez analyser le profil des visiteurs et des potentiels partenaires que vous désirez conquérir. Ils représentent la plupart du temps des responsables d’autres organisations professionnelles. Considérez donc la typologie de leur entreprise, ses fonctions et les services qu’elle offre.

Pour cette première étape, vous devez aussi définir les modalités de participation à votre salon professionnel pour les visiteurs. Selon vos objectifs, vous pourrez fixer un prix d’entrée pour vos stands ou laisser l’accès libre et gratuit. C’est également le moment de penser à la composition de votre salon (conférence, rendez-vous d’affaires, vente exclusive de produits, etc.).

Le budget nécessaire

Un salon professionnel demeure une action de communication qui rapporte des bénéfices de tout genre à votre entreprise. Alors, cela parait évident que vous devez mettre le prix qu’il faut sur l’organisation même si cela peut requérir de grosses dépenses. Pour ne pas rencontrer de difficultés en cours de route, prévoyez dès maintenant le budget nécessaire : incluez les dépenses qui rentreront dans la préparation du salon ainsi que les fonds dont vous disposez déjà. En général, pour cette action de communication, vous pourrez investir entre 5000 € et 15 000 € pour un stand nu. Ensuite, ajoutez les éléments ci-après :

  • Les frais d’aménagement du stand ;
  • Les frais de décoration ;
  • La location des matériels et des meubles ;
  • Les frais du personnel ;
  • Les frais d’animation, etc.

Retenez cependant que ces prix peuvent varier en fonction du lieu d’organisation du salon, de sa notoriété et de la période de l’année.

Le lieu et la date de l’événement

Pour une action d’une telle envergure, vous ne devez pas attendre le dernier moment pour choisir un lieu. Des mois à l’avance, définissez un cadre pour vos activités en fonction du domaine de votre entreprise et des objectifs à atteindre. De même, selon la portée que vous voulez attribuer à l’événement, optez pour une date en conséquence. Les vacances représentent par exemple, une période où les acteurs économiques recherchent de nouveaux partenaires. Dans le choix du lieu, nous vous recommandons également de vous orienter vers un endroit à la renommée internationale ou régionale. Plus votre salon attirera de monde, plus vous atteindrez vos objectifs.

Autres préparations pour le salon professionnel

À l’approche du jour prévu pour l’événement, vous devez penser encore à quelques détails importants. Le but de cette organisation lointaine reste de mettre toute la chance de votre côté afin d’atteindre vos objectifs.

Les agents de l’événementiel

Pour rehausser l’apparence de votre entreprise au cours du salon, vous devez vous référer à une hôtesse dans l’événementiel. Elle dispose de tous les atouts et potentialités pour porter l’image de marque de votre société. En effet, les hôtes et les hôtesses représentent des employés d’une agence spécialisée dans les grands événements comme les salons professionnels, les séminaires, les rencontres internationales, les congrès, etc. Ils se chargeront de guider les visiteurs vers vos stands ou vers des membres spécifiques de votre équipe. Ils peuvent aussi répondre à des questions simples et étaler les valeurs de votre entreprise. N’oubliez donc pas de recourir aux services d’une agence de grande renommée pour couvrir organisation. Si vous le désirez, vous pourrez également solliciter des professionnels du divertissement ou des artistes. Tout ceci contribuera à attirer plus de clients et de potentiels partenaires.

L’aménagement du stand

Selon le thème choisi et votre budget, vous disposez de différentes possibilités d’aménagement. Vous pouvez opter pour un :

  • Un stand modulaire : une location de différents mobiliers pour constituer votre cadre d’action ;
  • Un stand packagé : un lieu préparé et livré par l’organisateur du salon ;
  • Un stand sur mesure : c’est un emplacement réalisé par un standiste.

Pour votre stand, vous pouvez prévoir entre 300 € et 700 € le m². N’oubliez surtout pas de spécifier dans un cahier de charges les détails nécessaires (la décoration, les panneaux visibles, les éléments attractifs, etc.).

L’emplacement de votre stand

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Dans un salon professionnel, certaines places sont plus en vue que d’autres. Alors, réservez votre stand pour bénéficier d’un cadre carrefour. Entre 3 et 6 mois avant le jour J constituent la période idéale. Optez pour un lieu situé sur les principaux points de passage des visiteurs. Ne tombez surtout pas dans le piège de choisir un stand à l’entrée ou à proximité d’une zone d’animation (podium, bar, etc.). Elles restent des endroits très remarqués, mais peu visités. Vous pouvez par exemple vous installer près de vos partenaires pour créer une certaine synergie.

Les invitations et la communication

Pour maximiser vos chances de réussite, vous devez mener des actions de communication des semaines avant l’événement. Pour commencer, établissez des cartes d’invitation à envoyer à tous vos partenaires. Pensez surtout à donner des surplus pour qu’ils les partagent à leur tour. Les invitations doivent contenir le thème du salon professionnel, le numéro de stand, le programme des différentes activités ainsi que les contacts de l’organisateur. Expédiez-les par e-mails, par courrier ou par téléphone 3 semaines environ avant la date. Pensez surtout à relancer vos principaux partenaires plus tard.

Vous devez aussi entreprendre une campagne de communication pour faire parler de votre événement. Pour cela, vous pouvez solliciter les professionnels de la communication. Voici quelques actions que vous pourrez essayer :

  • Prévoyez des animations pour retenir l’attention de vos contacts : pour leur donner envie de vous visiter au cours du salon, offrez-leur des cadeaux, réalisez des jeux-concours, organisez une présentation de nouveaux articles ;
  • Établissez une bonne relation avec la presse : contactez les journalistes des mois à l’avance et exposez-leur votre thématique et vos objectifs. Si vous les séduisez, ils ne manqueront pas de publier des articles à votre sujet ou réaliser des dossiers de presse ;
  • Créez des outils de communication bien spécifiques : vous pouvez confectionner des plaquettes, des maquettes, des vidéos, une page de publicité dans votre catalogue, etc. ;
  • Servez-vous de l’internet : avant le jour J, rappelez constamment l’événement sur les réseaux sociaux (Facebook, WhatsApp, etc.). Prévoyez si possible un budget Adwords.

Le jour J

Après un long temps de préparations lointaines, vous devez passer maintenant aux derniers détails. Votre objectif consistera à susciter l’intérêt chez vos visiteurs et à les mettre en confiance. Voici quelques conseils pratiques :

  • Briefez les membres de votre équipe : exposez-leur vos plans d’action et donnez-leur les arguments nécessaires pour renseigner les visiteurs (ils doivent pouvoir distinguer aussi les clients potentiels des touristes) ;
  • Si vous recourez à une hôtesse d’accueil pour les entreprises, expliquez-lui ses tâches et insistez sur sa mission de séduire la clientèle ;
  • Prévoyez une fiche d’identification pour recenser tous ceux qui viendront à vos stands (leur carte de visite, leurs coordonnées, etc.) ;
  • Pour les visiteurs que vous jugez pertinents, réservez une documentation de qualité qui contient toutes les informations sur votre entreprise ;
  • Organisez des conférences sur votre thématique au cours du salon professionnel : elles doivent apporter une plus grande visibilité à votre activité.

Le bilan de votre salon professionnel

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Au cours du salon, vous pouvez passer dans tous vos stands pour vous renseigner sur l’évolution des activités. C’est l’occasion de faire un premier point et connaitre la tournure que prennent les événements. Au besoin, vous pourrez changer de plan d’action pour atteindre vos objectifs.

Après le salon professionnel, vous pouvez maintenant procéder à un bilan général de toutes les activités pour savoir les bénéfices tirés. Voici comment procéder :

  • Organisez une réunion post-salon avec toutes vos équipes : c’est l’occasion de recenser les actions qui ont marché, de déterminer les pistes à améliorer et d’établir un bilan chiffré ;
  • Relancez les contacts que vous avez rencontrés lors du salon : une semaine après l’événement, envoyez-leur un courrier ou un e-mail personnalisé avec une documentation. Vous pouvez leur proposer aussi un rendez-vous dans les jours à venir ;
  • Joignez vos partenaires qui n’ont pas pu venir au salon : relancez-les et fixez-leur également un rendez-vous ;
  • Tirez des leçons du salon : analysez les points positifs et négatifs, et améliorez-vous à l’avenir.

L’organisation d’un salon professionnel demande toujours de grands efforts de préparation. Consacrez-lui donc tout le soin nécessaire et attribuez les responsabilités à l’avance. En suivant nos divers conseils, vous réussirez votre événement et les retombées commerciales seront à la hauteur de votre attente.

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