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Centraliser les informations en entreprise : Importance et atouts

by Kévin

Dans l’organisation d’une entreprise, l’information représente un élément indispensable, au cœur de toutes les activités. Sa disponibilité et son exactitude favorisent la réussite des objectifs des équipes ainsi que la collaboration entre elles. Toutefois, pour une performance optimale, centraliser les informations devient aujourd’hui incontournable. Ceci consiste à regrouper toutes les données sur un serveur central, et les rendre accessibles à tous, partout et à tout moment. Dans cet article, nous vous présentons l’importance de cette unification des données, et ses principaux atouts.

Centraliser les informations pour améliorer la collaboration interne

De plus en plus, les entreprises prennent conscience de la valeur de l’information. Cependant, elles ne savent pas toujours comment l’exploiter et surtout, comment la gérer. Pour votre société, retenez que la meilleure manière de contrôler et de tirer profit de l’information aujourd’hui reste de la centraliser. Ceci présente de multiples atouts, mais il améliore avant tout le travail collaboratif. En effet, avec l’unification de toutes les données, vos équipes pourront accéder à l’ensemble des informations et suivre l’avancement des projets.

De plus, la centralisation des informations facilite la gestion administrative et commerciale, et assure une uniformisation sur tous les types de supports (téléphone, tablette, ordinateur). Ainsi, chaque collaborateur pourra mettre à jour des données et les sauvegarder. Mais pour éviter la confusion et la multiplication des versions, vous devez vous doter d’un outil de suivi.

Avec Confluence par exemple, tous vos employés pourront modifier, commenter et remplir des missions depuis une seule et même interface. Pour savoir comment vous en servir, n’hésitez pas à consulter le guide Confluence. Créé en 2004, il s’agit d’un système de collaboration ou ECM (Enterprise Content Management) qui simplifiera la communication entre vos équipes.

Une centralisation pour sécuriser les informations

Tout système informatique demeure une cible pour les cyberattaques et les malwares de tout genre. Pour éviter de compromettre les données de votre entreprise, vous devez alors investir dans la sécurité de vos appareils et serveurs. Mais malheureusement, cela requiert des compétences avancées et un gros budget. Pour vous simplifier la tâche, la centralisation de vos informations constitue la meilleure solution. Ceci vous permettra de regrouper toutes vos données dans un même espace : ceci minimise les risques d’attaque et améliore la sécurité.

En effet, en centralisant vos données sensibles sur un seul serveur, vous réduisez avant tout la surface d’attaque. De même, vous pourrez mettre plus facilement en sécurité vos informations, et les surveiller. Retenez également que ce système vous permet de restreindre l’accès physique à vos serveurs et de contrôler les accès. Désormais, vous pourrez instaurer des règles et procédures de sauvegarde et de restauration rigoureuses. Ceci vous aidera à éliminer les risques d’attaque d’un logiciel malveillant ou d’un pirate informatique.

Une centralisation pour simplifier la chaîne de commandement

Pour le bon déroulement des activités au sein d’une entreprise et l’atteinte des objectifs, la hiérarchie demeure indispensable. C’est elle qui établit et détaille les tâches et veille à l’exécution des missions. Toutefois, sans une chaîne de commandement précise et claire, les ordres viendront de partout, et les équipes ne pourront pas s’harmoniser. Mais grâce à la centralisation des informations, chaque membre de l’entreprise saura à qui rendre compte.

La simplification de la chaîne de commandement favorise une bonne organisation au sein de l’entreprise. Ceci garantit aussi de multiples autres avantages :

  • Les employés juniors savent à qui s’adresser en cas d’inquiétudes ;
  • Les cadres supérieurs peuvent déléguer plus facilement des pouvoirs aux salariés avec des fonctions spécifiques ;
  • Les directeurs attribuent les responsabilités aux cadres intermédiaires sans créer de chevauchement ;
  • Les décisions s’exécutent plus rapidement et de manière unifiée à tous les niveaux de l’entreprise ;
  • Les équipes possèdent une vision focalisée et se concentrent sur les mêmes objectifs à atteindre ;
  • Chaque membre peut désormais suivre une ligne de communication claire, et une chaîne d’autorité précise.

Centraliser les informations pour une exécution rapide des décisions

Comme autre atout clé, la centralisation des informations en entreprise favorise une mise en œuvre rapide des missions et des objectifs. En effet, dans une société bien structurée, les décisions sont prises par un petit groupe. Mais ensuite, ce dernier doit se charger de les communiquer aux différents responsables de niveau inférieur. À leur tour, ils mettront en pratique les décisions dans leur équipe, en suivant la ligne directrice tracée par l’entreprise.

De plus, puisque les gestionnaires de niveau inférieur ne sont pas impliqués dans les prises de décisions, le processus ne prend pas de temps, et ne suscite aucun conflit. De ce fait, du début jusqu’à la fin, les décisions ne subissent pas de contestations, et elles sont mises plus aisément en application. De même, les informations liées à chaque mission circulent de manière uniforme et parviennent à tous les employés de l’entreprise.

Grâce à une exécution rapide des décisions, votre structure bénéficiera aussi d’une nette amélioration de la productivité. Ceci reste possible avec une standardisation des procédures et une meilleure supervision. Car, à chaque département, un responsable s’assure de la qualité du travail et de l’uniformisation des résultats. De plus, la cohésion entre les équipes réduit la répétition des tâches, le gaspillage et les coûts de main-d’œuvre.

La centralisation des informations améliore la relation avec la clientèle

Avec la centralisation des informations, vous améliorez non seulement la qualité de vos produits et services, mais aussi votre relation avec la clientèle. En effet, pour comprendre les besoins d’un client et les satisfaire, vous devez recueillir un maximum de données sur lui. Toutefois, avec la quantité d’informations qui ne cessent d’augmenter, suivre tout le monde se révèle quasi impossible. Comme solution, centraliser toutes les données demeure l’option idéale. Ceci vous garantit notamment une vue unifiée et synthétique.

Désormais, votre base de données unique vous permettra de connaître chaque client, sans fouiller des tas de dossiers. À partir d’une interface, vous pourrez obtenir des informations élémentaires sur un individu (âge, lieu d’habitation, catégorie socio-professionnelle, etc.) et sur ses goûts (ce qu’il achète, à quelle fréquence, par quel moyen, à quel moment, etc.). En bref, la centralisation des informations de l’entreprise vous assure une vision unifiée de vos clients.

D’un autre point de vue, la centralisation vous offre une configuration précise des typologies de clients. Vous pourrez alors mieux les connaître et mieux les cibler. Pour finir, voici d’autres atouts de cette solution pour le renforcement de la relation client :

  • Contextualiser les messages et humaniser la relation client : avec la centralisation, les interactions avec vos clients sont prises en compte. Ainsi, à chaque étape d’une commande par exemple, vous pourrez leur proposer plus d’alternatives. Ceci vous garantit un meilleur taux d’engagement, de satisfaction et de fidélisation ;
  • Personnaliser les messages : avec une unification des informations, vous pouvez définir une cible pertinente et produire un message contextualisé. Vous pouvez également suivre le cycle de vie complet d’un client, et lui envoyer un message personnalisé à chaque étape ;
  • Gagner du temps et de la réactivité : avec une vision unifiée de vos clients, vous pouvez réagir plus vite pour satisfaire chacun de leur besoin. Ceci vous permet aussi de gagner du temps tout en restant efficace. Au besoin, vous pourrez même programmer des scénarios et actions marketing de façon automatisée.

Quelques autres atouts de la centralisation des informations

En optant pour le regroupement de vos données sur une seule interface, vous bénéficierez d’un système intuitif et accessible. Il vous assure aussi une prise en main rapide, peu importe votre niveau de connaissance en informatique. Par exemple, son ergonomie intuitive vous permet de naviguer facilement dans le CRM, de chercher des informations et d’insérer des modifications. Ceci reste possible grâce à des filtres, codes couleur et menu UX Design.

La centralisation des données met également à votre disposition des outils intuitifs et des logiciels de gestion. Ceci permet notamment de favoriser les échanges entre les collaborateurs et de renforcer la cohésion. C’est le cas du logiciel de GED (pour organiser et trier des informations), du wiki collaboratif (pour créer des pages web avec des informations pérennes) et de la plateforme de communication (pour mieux structurer les échanges). Les autres atouts d’une centralisation des données se présentent comme suit :

  • Une meilleure gestion des activités de l’entreprise ;
  • Une présentation plus simple des objectifs et des missions ;
  • Une parfaite coordination entre les équipes et les responsables ;
  • Une totale transparence au sein de l’entreprise et une bonne diffusion de l’information ;
  • Une meilleure communication entre les employés et une harmonisation des tâches ;
  • Un partage de connaissances plus fluide entre les collaborateurs ;
  • Une intégration plus rapide des nouveaux salariés de l’entreprise ;
  • Une nette augmentation de la productivité et un gain de temps ;
  • Une simplification de l’analyse des données et de la situation de la société.

Astuce : externaliser la centralisation des données pour plus de sécurité

Comme expliquée plus haut, l’unification des informations permet de réduire la surface et les risques. En regroupant les informations de votre entreprise sur une seule interface, vous pourrez mieux les surveiller et garantir leur intégrité. Toutefois, en cas de perte ou de vol de données, vous pourrez vous retrouver dans une situation délicate. L’alternative qui s’offre à vous consiste à externaliser les informations.

De manière plus explicite, une fois les données regroupées sur un seul et même serveur, vous devez sauvegarder celui-ci sur un autre serveur hors de l’entreprise ou sur un cloud. Comme avantage, cela vous permet de :

  • Minimiser la perte potentielle de données et les cyberattaques ;
  • Réduire la duplication accidentelle et la multiplication des versions ;
  • Réaliser des économies de temps et d’argent pour l’accès aux données.

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