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Administration du personnel : les atouts d’un SIRH

by Kévin

Dès lors qu’une entreprise dépasse la trentaine de salariés, la gestion administrative du personnel se transforme en vrai sacerdoce. Le temps passé à la mise à jour des informations des salariés, au calcul des congés ou encore au traitement des informations à transmettre en paie devient exponentiel et un fichier Excel ne suffit désormais plus pour éviter de faire des erreurs.

La mise en place d’un Système d’information de gestion des ressources humaines (ou SIRH) peut ici être particulièrement efficace pour simplifier les tâches administratives RH. Voyons en détail les atouts de ces logiciels quant à l’administration du personnel.

Des dossiers du personnel centralisés et à jour

À l’embauche d’un salarié, le service RH doit récupérer des informations liées à son identité pour établir son contrat de travail et créer son profil dans le logiciel de paie : état civil, numéro de sécurité sociale, adresse postale, email personnel, coordonnées bancaires… Dans la majorité des cas, le salarié communique ces données dans un email et transmet ses justificatifs en pièces jointes.

Avec un SIRH, tous les dossiers RH sont centralisés dans une base de données. Côté saisie, c’est le salarié qui remplit directement les informations dans son dossier RH dématérialisé, via une interface dédiée. Le service RH n’a ainsi plus besoin de saisir de nouveau ces informations, le salarié est autonome et peut apporter des modifications lorsqu’il change d’adresse ou de RIB. 

Autre option qui séduit les RH : la possibilité de lancer des campagnes pour demander aux collaborateurs de vérifier l’exactitude de leurs données. Un vrai atout pour avoir des données collaborateur toujours à jour.

Le rappel d’échéances pour ne plus rien oublier

Fin de période d’essai, une certification à renouveler, un entretien professionnel à réaliser au retour de congés maternité ou au bout de 2 ans d’ancienneté… autant d’échéances qu’il est nécessaire de surveiller. Ici encore, plus les effectifs sont grands, plus il est difficile de ne rien oublier. 

Le SIRH permet de paramétrer des rappels à certaines dates butoirs ou anniversaires et envoie des notifications automatiques à des collaborateurs spécifiques :

  • au collaborateur concerné : envoyer un justificatif, préparer son entretien individuel…
  • au manager : préparer l’entretien de tel collaborateur, statuer sur la fin de la période d’essai,
  • au service RH : contacter l’organisme de formation pour le renouvellement d’une certification…

Des compteurs de congés et absences justes et en temps réel

La gestion des congés et absences des salariés est pour beaucoup de services RH la tâche administrative la plus chronophage et la plus sensible. En effet, un mauvais calcul peut avoir des conséquences graves d’un point de vue financier (si l’erreur est en faveur du salarié), ou d’un point de vue social (si l’erreur est en sa défaveur). 

Des logiciels pour les RH qui traitent ce besoin de métier viennent créditer chaque collaborateur d’un nombre de congés déterminés. Le salarié peut ainsi voir en temps réel le nombre de jours qu’il n’a pas encore consommé avant de faire sa demande. Le service RH peut aussi signaler une absence sur le logiciel et notifier le salarié par email afin de collecter le justificatif lié à son absence. Plus d’oubli, les congés et absences sont historisées et archivées.

Les managers y trouvent également leur compte grâce à la génération de plannings d’équipes.

Le SIRH augmente la visibilité sur les congés et permet d’anticiper et d’organiser aisément les absences des membres d’une même équipe.

La préparation de la paie facilitée

Rémunération des salariés et primes, nombre de congés consommés, recensement des absences, suivi des heures travaillées… Autant de données que le service RH doit collecter, vérifier et transmettre au gestionnaire de paie tous les mois pour payer les salaires et les cotisations sociales. L’exactitude des données RH est en effet cruciale pour alimenter le logiciel de paie, procéder à un calcul juste et éviter des risques de sanctions (Urssaf, Prud’Hommes…).

Les caractéristiques d’un SIRH en font un excellent assistant dans le processus de production de la paie. En effet, il va collecter, compiler, historiser et exporter les données variables liées à l’activité des salariés dans l’entreprise ainsi que les données fixes liées à leur identité depuis leur dossier RH. Ces données seront ensuite traitées et interprétées par le gestionnaire de paie via son logiciel de paie. Le SIRH évite ainsi les ressaisies inutiles et limite considérablement le nombre d’erreurs. 

L’organisation de l’arrivée et du départ d’un collaborateur

L’arrivée et le départ d’un collaborateur sont des étapes importantes dans la vie d’un salarié dans une entreprise et ne doivent pas être improvisées. Elles provoquent en effet une succession de tâches à réaliser qui demandent la coordination de différents services. 

Le recrutement d’un collaborateur demande l’implication du service informatique pour commander et configurer le matériel informatique, le responsable de site pour la préparation de clefs ou de code d’accès, le manager pour l’accueil et la formation du salarié, etc.

Il en va de même lorsque le salarié sort des effectifs. Entre le matériel à récupérer, le solde de tout compte à préparer, les missions à déléguer sur d’autres collaborateurs… la “to do list” est variée.

Il est possible de lister toutes les tâches à réaliser à l’occasion des onboarding et offboarding des salariés avec un SIRH et de les attribuer automatiquement aux personnes concernées. Ces dernières recevront une notification lorsqu’une action devra être réalisée. Plus d’oubli, le service RH n’a plus qu’à superviser le processus et obtient une visibilité sur ce qui a été fait ou non.

Le suivi des temps de travail et de repos

Conformément à l’article D. 3171-8 du Code du travail, “l’employeur est tenu d’établir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée par chaque salarié”. 

Il existe plusieurs solutions pour assurer un suivi des temps de travail et se conformer à la loi :  

  • un registre manuel,  
  • un fichier Excel,  
  • une badgeuse,
  • un logiciel RH de suivi des temps de travail et de repos. 

Si la badgeuse est particulièrement appropriée aux sites de production, son usage est toutefois limité pour les populations les plus nomades. Le suivi manuel est envisageable mais reste fastidieux et falsifiable. Le logiciel de suivi des temps répond ici davantage aux différents besoins des entreprises et correspond aux prescriptions du Code du Travail. 

Certains outils proposent également le suivi du temps de travail par projets, fonctionnalité très appréciée pour les entreprises percevant des fonds publics (CIR, projets européens…) ou facturant du temps de travail à des clients.

La réalisation des tâches administratives à distance et en toute sécurité

La crise du COVID-19 a bouleversé les modes d’organisation et a montré la nécessité de dématérialiser les processus administratifs pour pouvoir assurer une continuité d’activité. 

Les logiciels RH en mode SaaS permettent aux collaborateurs de procéder aux tâches administratives (suivi des temps, joindre un justificatif d’arrêt de travail, faire une demande de congés…) depuis leur domicile. Une simple connexion internet suffit pour accéder à l’ensemble des services.

Les éditeurs de logiciels proposent un ensemble de mesures pour sécuriser les accès aux interfaces et l’hébergement des données sur leurs serveurs. 

En plus de l’administration du personnel, le SIRH automatise également d’autres processus chronophages comme la gestion de la performance des équipes (gestion des campagnes d’entretiens, suivi des objectifs…) ou le suivi des activités et de la charge de travail.

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