Les véhicules d’entreprise occupent une place capitale dans le déroulement optimal de certaines activités. De ce fait, il est nécessaire de gérer de façon efficace cette flotte de véhicules. Diverses solutions s’offrent alors aux responsables d’entreprise, et notamment la géolocalisation de ces véhicules. Ces systèmes sont peu chers et d’une grande utilité, raison pour laquelle on les trouve fréquemment dans le milieu professionnel. Cependant, leur utilisation est encadrée par certaines règles relatives à la vie privée des employés qu’il est important de connaitre.
Comprendre la géolocalisation des véhicules
En géolocalisant les véhicules de l’entreprise, vous pouvez ainsi connaitre leur position en temps réel sur un plan ou une carte. Ces solutions innovantes pour gérer votre entreprise sont toutefois encadrées par la loi. Vous ne pourrez les utiliser que dans les cas qui suivent :
- Surveiller le temps de travail des employés, quand c’est le seul moyen possible ;
- Garantir la sécurité du véhicule, des marchandises à bord et celle du salarié en charge : le véhicule peut ainsi être retrouvé en cas de vol.
- Optimiser l’allocation des véhicules pour des prestations à l’extérieur : cela permet de s’assurer que le véhicule est utilisé selon les règles propres à l’entreprise.
- Accompagner et facturer une prestation relative à l’usage d’un véhicule particulier : il peut transporter des personnes, des biens ou services. La parfaite illustration est l’ambulance dans le processus de dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie.
Quels sont les avantages de la géolocalisation des véhicules de l’entreprise ?
Adopter un logiciel de télégestion pour optimiser une entreprise de service comporte assurément de nombreux avantages. Voici les principaux :
- Réduire les coûts en optimisant les distances parcourues ;
- Sécuriser les véhicules, puisque l’entreprise a connaissance de tout mouvement ou tentative d’effraction ;
- Gagner en productivité via l’optimisation de l’usage de la flotte de véhicules ;
- Améliorer le suivi client, en ayant des informations en temps réel sur l’arrivée d’un véhicule.
Cependant, vous ne pourrez géolocaliser des véhicules que si l’activité de l’entreprise est fortement liée à leur usage. Ce sont notamment :
- Toutes les activités de transport ;
- Les activités de BTP qui requièrent l’usage de véhicules ;
- Les activités de service avec salariés itinérants.
Pour se servir d’un outil pareil, il faudra au préalable dénicher un prestataire spécialisé sur cette technologie. Vous n’aurez aucun mal à en avoir, car l’offre est très répandue aujourd’hui.
Quelles sont les utilisations à exclure ?
Il faut savoir que vous ne pourrez pas géolocaliser les véhicules de l’entreprise dans tous les cas. Voici quelques-uns dans lesquels cela est formellement interdit :
- Pour contrôler le respect des limitations de vitesse ;
- Pour surveiller constamment un employé.
Les exclusions de l’usage de cette technologie vont encore plus loin, et s’appliquent en particulier à :
- Un véhicule dans lequel se trouve un salarié ayant une liberté dans l’organisation de ses déplacements ;
- Au suivi des déplacements des représentants du personnel dans l’exercice de leur fonction ;
- La collecte de la localisation au-delà du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause, etc.) incluant la lutte contre le vol, etc. ;
- La détermination du temps de travail des employés, alors que l’existence d’un autre système est connue.
Dispositions à prendre avant de géolocaliser les véhicules d’entreprise
Avant toute chose, vous ne pourrez pas géolocaliser les véhicules d’entreprise sans l’accord du salarié concerné. L’entreprise doit lui fournir un document mentionnant le ou les véhicules dont il se sert, et à géolocaliser. L’usage ne doit pas être en dehors des heures de travail, et son accord doit être recueilli par signature. Comme ici, l’employeur doit absolument respecter la vie privée de ses salariés.
L’usage de la géolocalisation des véhicules ne doit pas être fait en dehors des heures de travail du salarié. Cela signifie qu’il s’agit là d’un usage dans un cadre privé.
L’infirmation des employés à propos de la géolocalisation
Avant d’adopter le système de géolocalisation dans les véhicules d’entreprise, vous devrez en parler avec les instances représentatives du personnel. Tous les employés devront ainsi connaitre :
- L’identité du responsable de traitement ;
- Des buts ;
- Les dispositions légales du dispositif ;
- Les destinataires des informations collectées par le dispositif ;
- La durée de conservation des données ;
- Les droits d’accès et de rectification ;
- Etc.
En définitive, géolocaliser les véhicules d’entreprise peut être un atout pour la compagnie. Il convient toutefois de respecter les dispositions légales qui existent en la matière.
