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Zoom sur le destructeur de documents et son utilité en entreprise

by Kévin

Dans la vie professionnelle, il existe certains dossiers qui sont confidentiels. Pour garder tous les secrets, il ne faut pas laisser les documents importants partout. En effet, il est mieux de les détruire. Pour ce faire, vous avez besoin d’un appareil performant comme un destructeur de documents. Celui-ci offre un plus haut niveau de sécurité. Pour en savoir plus sur cet équipement et son utilité, vous pouvez lire ces quelques lignes.

Un destructeur de documents, c’est quoi ?

Un destructeur de documents est un appareil électrique dédié à découper des documents en lamelles. Outre les feuilles de papier, il peut détruire des CD, des photos, etc. Le but est de rendre impossible la reconstitution de ces dossiers afin de préserver les contenus.

Ceci est très utilisé aussi bien dans le domaine professionnel que dans la vie privée.

Que dit la loi sur la destruction de documents ?

Selon le règlement européen général de la protection des données, il est obligatoire d’améliorer la sécurité des données des individus. En effet, toutes les entreprises recueillent les données de leurs clients ou de leurs employés. Il y a par exemple des documents qui affichent l’identité, la photo, l’adresse, le numéro de téléphone, le mail, etc., des personnes.

Pour que ces informations ne tombent pas entre de mauvaises mains, il est recommandé de les détruire dans les meilleures conditions. Dans le cas contraire, l’entreprise peut encourir une pénalité de 20 millions d’euros.

Suivant cette loi, il devient donc indispensable d’acquérir un destructeur de documents.

Quelles sont les utilités d’un destructeur de documents dans une entreprise ?

Outre son caractère obligatoire imposé par la loi, il existe diverses raisons d’acheter un destructeur de documents. Découvrez-les.

Pour éviter les fuites d’informations stratégiques

Entre de mauvaises mains, les documents qui comportent des informations confidentielles peuvent être interceptés et reproduits. Cela peut vous causer des torts aussi bien sur votre vie professionnelle que votre vie privée.

Avec un destructeur de documents, toutes les informations personnelles seront détruites et impossibles à reproduire. Ce sont par exemple l’identité, l’adresse, le CV, le courriel imprimé, un listing de clients ou de fournisseurs, un bulletin de paie, etc.

Les usages frauduleux, l’usurpation d’identité ainsi que la vente d’informations seront ainsi réduits au maximum.

Pour diminuer le volume des déchets

En utilisant un destructeur de documents, votre entreprise peut réduire considérablement ses déchets. En effet, les documents seront déchiquetés en morceaux. Ils occupent ainsi moins de place dans la poubelle.

De la même façon, la gestion des déchets sera plus facile et plus rapide. Elle sera aussi moins chère, car le volume des déchets à traiter est réduit.

Pour réduire le coût de la destruction des données personnelles

En ayant votre propre destructeur de documents, vous n’aurez plus besoin des services des broyeurs de documents professionnels. De ce fait, vous pouvez réduire vos factures et réaliser des économies.

Dans ce cas, encore faut-il avoir un destructeur de documents de qualité pour avoir des résultats efficaces.

Comment choisir un bon destructeur de documents ?

Vous avez besoin d’un destructeur de documents ? Sur le marché, vous tomberez sûrement sur de nombreux modèles. Pour simplifier votre recherche, il est conseillé de lire ce guide d’achat. Il vous indique les différents critères à examiner afin de trouver le destructeur de documents idéal.

Le type de document à détruire

Le premier point à vérifier lors de l’acquisition de cet appareil est le type de document qu’il peut détruire. En effet, vous avez le choix entre les modèles qui peuvent broyer aussi bien des papiers que des CD ou ceux qui détruisent uniquement le papier. Ainsi, tout dépend de vos besoins.

Sachez que les modèles les plus simples ne broient que des papiers, des passeports, des trombones et des agrafes. Les plus polyvalents peuvent détruire des papiers, des cartes, des CD ainsi que des disques durs ou d’autres objets.

Le type de coupe

Pendant votre emplette, vous devez aussi jeter un œil sur le type de coupe offert par le destructeur de documents. Cela permet de connaître en avance le niveau de sécurité que l’appareil promet.

En effet, il existe 3 types de coupe : la coupe fibre, la coupe croisée et la coupe micro. Pour les documents moins sensibles et les documents de travail, vous pouvez opter pour la coupe fibre. Celle-ci transforme les papiers courants en petites lamelles avec un niveau de sécurité P-1 ou P-2.

Pour la destruction de documents stratégiques ou personnels, il est conseillé de vous orienter vers un modèle avec la coupe croisée. Celui-ci transforme vos documents en confettis avec un niveau de sécurité :

  • P-3
  • P-4.

Pour les documents très confidentiels ou classés secret défense, le modèle avec la coupe micro est fait pour vous. Il permet de détruire vos documents en très petits morceaux. Il offre un niveau de sécurité P-5, P-6 et P-7.

La capacité et la vitesse de passage de la destruction

Pour pouvoir utiliser le destructeur de documents dans les meilleures conditions, il est conseillé de vérifier sa capacité et sa vitesse de destruction.

En effet, si vous souhaitez détruire plusieurs documents en même temps, il vous faudra un modèle qui peut accueillir un grand nombre de feuilles. De la même façon, assurez-vous que la largeur d’entrée est assez grande.

Pour terminer rapidement la tâche, la vitesse de destruction doit être élevée. De ce fait, vous n’aurez pas à attendre longtemps pour vous débarrasser d’un grand nombre de documents.

Le niveau sonore

Lors de votre emplette, il est conseillé de vérifier le niveau sonore de l’appareil de votre choix. Pour ne pas déranger les autres personnes, vous devez choisir un destructeur de documents silencieux. Cela permet aussi d’assurer plus de discrétion pendant la tâche.

Ainsi, pour obtenir un modèle silencieux, celui-ci doit avoir un niveau sonore moins de 70 dB. Entre 70 à 85 dB, le bruit est assez supportable. Au-delà de ce niveau, le bruit est insupportable.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de vérifier les prix pour réaliser une bonne affaire.

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