En entreprise, la fiche de paie ou bulletin de paie désigne cette pièce importante remise à l’employé par l’employeur à titre de preuve du paiement de sa rémunération. Cependant, le traitement du salaire de l’employé est encadré par des règles légales qu’il faut absolument respecter. Dans ce guide de l’entreprise, retrouvez les 4 règles essentielles pour éditer une fiche de paie.
Règle 1 : Employer un logiciel de paie fiable
La gestion de la paie est une opération complexe et la moindre erreur peut coûter des fortunes à l’entreprise. Ainsi, pour sécuriser ses actifs et les données de ses employés, l’entreprise a la possibilité d’utiliser les nouvelles technologies. Il s’agit du logiciel de paie. En effet, cet outil technologique facilite la gestion de la paie et sécurise les finances de l’entreprise. Il permet d’établir les fiches de paie du personnel en conformité avec la législation en vigueur. Ce logiciel doit disposer de l’option d’actualisation au cas où des réformes seraient apportées aux lois en vigueur. Avec ce logiciel, il est possible à l’entreprise de suivre la carrière de ses salariés. Avec la plateforme en ligne KarotPay, il est possible de créer en quelques minutes une fiche de paie de même qu’un contrat de travail. Il s’agit d’un logiciel de paie en ligne mis en place par des experts du droit de travail.
Règle 2 : Envoyer le bulletin de paie à bonne date
Conformément aux clauses du contrat de travail, le salaire de l’employé doit être disponible à une certaine date. Il s’agit d’une obligation qu’il incombe à l’employeur de respecter. Lorsque les salaires ne sont pas payés à temps, cela constitue une source de stress supplémentaire à gérer par ce dernier. Pour éviter ces genres de situations, l’entreprise doit mettre en place une procédure clairement définie pour que tout le personnel ait le salaire à disposition au même moment. Les logiciels de paie restent des outils efficaces dans le traitement des salaires du personnel de l’entreprise. Il existe différents moyens par lesquels l’entreprise envoie le bulletin de paie au salarié. Il y a :
- En main propre ;
- Par voie postale ;
- Par courriel (avec l’accord de l’employé).
Il faut noter que la remise de la fiche de paie est une obligation de l’employeur. Le non-respect de cette obligation expose l’entreprise à des sanctions pénales.
Règle 3 : Inscrire les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
Le Code du travail reste l’outil juridique qui fixe les mentions obligatoires à inscrire sur le bulletin de paie. Les renseignements suivants doivent obligatoirement se retrouver sur la fiche de paie :
- Les informations sur l’entreprise ;
- Les informations sur le salarié ;
- Les renseignements sur le régime applicable ;
- Les informations relatives à la paie.
Ces informations vous permettent de tout comprendre sur votre fiche de paie. Cependant, il existe des mentions qui sont facultatives. Il y a :
- La date de la première prise de service dans l’entreprise ;
- Les congés restant à prendre ;
- Les coordonnées bancaires du salarié ;
- Le numéro de sécurité sociale.
Il faut noter qu’en bas de page de la fiche de paie, l’employé doit être obligatoirement informé de la conservation de sa fiche de paie sans limitation de date. Toutefois, il est formellement interdit d’inscrire sur la fiche de paie l’exercice des fonctions de délégué du personnel ou d’exercice du droit de grève.
Règle 4 : Archiver les dossiers relatifs à la gestion de la paie
Pour rester plus efficace dans la gestion du personnel, il est convenable de conserver tous les documents relatifs au personnel de l’entreprise. Avec les réformes, le bulletin de paie séduit les salariés. Ainsi, il est dans l’intérêt de l’entreprise de conserver les documents comme :
- Les fiches de salaire ;
- Les contrats de travail ;
- Les données personnelles des employés.
Pourquoi établir une fiche de paie ?
Dans l’entreprise, tous les salariés ne bénéficient pas du même traitement salarial. L’ancienneté, le grade, la fonction, etc. restent des paramètres qui sont pris en compte dans l’établissement de la fiche de paie. Ces renseignements permettent à l’entreprise d’examiner les fiches de paie à la loupe. Pour ne pas créer une discrimination, les fiches restent les outils qui permettent à chaque employé de connaître les bases sur lesquelles il est rémunéré. Aussi, il peut connaître le montant ou le taux d’impôt et des charges qui sont imputées sur son salaire brut.
Outil essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise, la fiche de paie doit être établie dans les normes légales afin que le salarié se sente en sécurité. C’est aussi une source de motivation pour ce dernier participe à la croissance économique de l’entreprise.
