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Réussir l’organisation d’un séminaire professionnel : comment faire ?

by Kévin

Pour être productive et durer dans le temps, une entreprise doit accorder une attention particulière à sa communication. Cette dernière en plus d’être soignée, doit viser l’atteinte d’objectifs de performances bien définis. Pour assurer sa communication, une entreprise peut mettre en œuvre plusieurs techniques. Les séminaires professionnels sont en l’occurrence un moyen très efficace que les entreprises peuvent utiliser pour accroître leur visibilité. Dans cet article, vous allez découvrir comment une entreprise peut réussir l’organisation de son séminaire professionnel à travers des conseils pratiques.

Définir vos réels besoins

En tant qu’entreprise, la première étape pour réussir l’organisation d’un séminaire est de définir vos besoins.

Le besoin ici désigne l’ensemble des facteurs pouvant impacter positivement les performances de l’entreprise, mais sur lesquels il reste des efforts à faire.

Il n’y a pas une grille standard de besoins à laquelle les entreprises peuvent recourir, car les données varient d’un secteur à l’autre. Par exemple, une société commerciale peut éprouver le besoin de recycler ses agents commerciaux alors qu’une autre entreprise va plutôt décider de revoir tout simplement sa stratégie de vente. De ce qui précède, on peut donc faire ressortir trois caractéristiques fondamentales des besoins. On a :

  • La pertinence (un besoin est pertinent en ce sens qu’il doit être relatif à une situation observée dans l’entreprise) ;
  • La significativité (un besoin doit être significatif selon la situation de l’entreprise et la satisfaction du besoin doit corriger l’insuffisance identifiée) ;
  • L’urgence (dans la mesure où l’identification du besoin mène à une action, il doit avoir un caractère imminent).

Les besoins à définir préalablement à l’organisation d’un séminaire doivent donc présenter ces trois caractéristiques ou tout au moins deux d’entre eux.

Comment une entreprise peut-elle identifier ses besoins ?

L’identification des besoins est très facile à faire.

Pour les entreprises industrielles et commerciales, il suffit de faire un état des lieux explicite des indicateurs de performances (efficacité, efficience, productivité…) et de relever les insuffisances observées. Par exemple, une entreprise de vente qui n’arrive plus à écouler ses produits (baisse du chiffre d’affaires) doit pouvoir relier cette situation à une cause (un déficit de communication par exemple). C’est donc à la fin de cet exercice méticuleux que les différents besoins seront définis.

Les entreprises prestataires de services peuvent quant à elle faire un état des lieux de leurs rendements afin de dresser la liste des potentielles situations perfectibles. Ces dernières vont ensuite être hiérarchisées et formulées en besoins directement exploitables.

Choisir le type de séminaire qui convient le mieux à la situation de votre entreprise

Après avoir fait un état des lieux de vos besoins réels, il faut définir le type de séminaire qui vous convient le mieux. Généralement, on classe les séminaires professionnels (ou d’entreprises) en 06 catégories que sont :

  • Les séminaires de direction ;
  • Les séminaires de management ;
  • Les séminaires commerciaux (ou séminaires de ventes) ;
  • Les séminaires de formation ;
  • Les séminaires d’intégration ;
  • Les séminaires de motivation.

Le séminaire commercial

Un séminaire commercial rassemble toutes les personnes qui interviennent dans la section commerciale d’une entreprise. Selon le niveau d’évolution du chiffre d’affaires de l’entreprise, elle peut viser plusieurs objectifs. Les principaux objectifs d’un séminaire commercial sont généralement les suivants :

  • Rendre compte des résultats obtenus sur une certaine période à l’équipe commerciale ;
  • Remobiliser l’équipe commerciale de manière à la rendre plus efficace ;
  • Effectuer un recyclage des connaissances afin de mettre l’équipe commerciale au courant de nouvelles techniques de marketing ;
  • Encourager l’équipe commerciale et l’inciter à faire plus.

En termes simples, si votre objectif est de motiver vos agents commerciaux (ou votre équipe commerciale) à être plus efficaces, alors vous pouvez opter pour un séminaire de vente.

Par ailleurs, compte tenu de l’enjeu relatif à la tenue d’un séminaire commercial, il convient de bien l’organiser. Il y va de la performance économique de votre entreprise.

Le séminaire de direction

Pour bien gérer une entreprise, les dirigeants prennent constamment des décisions stratégiques. Ces décisions ont pour objectif principal de booster les performances, aussi bien de l’entreprise en général que de chacun des employés en particulier. Le séminaire de direction est donc une réunion qui se tient dans une ambiance conviviale, entre les cadres de l’entreprise, et au cours de laquelle des stratégies sont élaborées. Ce genre de séminaire s’organise quand la tendance des résultats obtenus est à la baisse et qu’il faut agir afin de relancer au plus vite l’entreprise. Il vient également à point nommé lorsque l’entreprise franchit un cap (en termes de chiffre d’affaires) ou qu’elle envisage l’exécution d’un nouveau projet d’envergure (l’extension de ses activités à un autre secteur par exemple).

Notez que la tenue d’un séminaire de direction requiert la présence de plusieurs dirigeants occupant de hautes fonctions au sein de l’organigramme de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est généralement réservé aux moyennes et aux grandes entreprises principalement.

Le séminaire de management 

Le management est très important pour la survie d’une entreprise. Il permet aux dirigeants de gérer efficacement les ressources humaines, l’objectif étant d’accroître le rendement individuel de chaque employé. Le séminaire de management s’inscrit dans cette même lancée. Il se tient généralement entre les managers de l’entreprise (les responsables, plus précisément ceux chargés de la gestion des ressources humaines). Lorsque votre entreprise compte dans ses rangs de nouveaux responsables (peu expérimentés) par exemple, vous pouvez opter pour un séminaire de management. Cela permettra à ces jeunes (ou nouveaux) managers d’approfondir leurs connaissances notamment grâce à des échanges avec d’autres managers beaucoup plus expérimentés lors des différents ateliers.

Le séminaire de formation

Pour qu’une entreprise soit compétitive sur le marché, elle doit avoir des salariés compétents. Étant donné que le monde des affaires est en constante évolution, il est important d’organiser à intervalle de temps régulier des séminaires de formation pour une mise à niveau du personnel. Avant d’organiser un séminaire de formation, vous devez préalablement identifier les besoins globaux des employés (en général) et si possible certains besoins spécifiques. Cela permet d’éviter les gaspillages de ressources et de gagner du temps.

Par ailleurs, notez que le séminaire de formation peut aussi concerner les responsables de l’entreprise. Dans ce cas, il s’inscrit presque dans une même dynamique que le séminaire de management.

Le séminaire d’intégration

Si vous avez de nouveaux employés qui peinent à s’intégrer, alors il vous faut opter pour un séminaire d’intégration.

Cet ensemble d’ateliers va permettre à vos nouveaux collaborateurs de mieux comprendre le mode de fonctionnement de l’entreprise et d’acquérir certains automatismes. De plus, la cohésion de l’entreprise sera positivement impactée.

Le séminaire de motivation

Plus qu’une simple réunion, le séminaire de motivation est un véritable outil de management des ressources humaines. Il permet de motiver les employés afin d’accroître leur productivité. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vous pouvez opter pour un séminaire de motivation.

  • Une chute du rendement moyen par employé ;
  • Une baisse de productivité au niveau de l’entreprise (pour les entreprises industrielles) ;
  • Une baisse du chiffre d’affaires sur une longue période due à un manque d’efficacité (entreprise commerciale) ;
  • Une augmentation du flux de travail nécessitant plus de motivation.

Selon la nature de l’entreprise et les objectifs qu’elle vise, le séminaire de motivation peut prendre la forme d’un séminaire commercial.

Choisir un prestataire

Pour réussir l’organisation de votre évènement d’entreprise, il est préférable de faire appel à un prestataire externe. Mais, le choix du prestataire doit répondre à certains critères. Voici une sélection des principaux critères que vous pouvez prendre en considération pour choisir votre organisateur.

Le dynamisme

L’organisation d’un séminaire requiert une préparation minutieuse. Pour atteindre les objectifs visés, il y a de nombreux détails qui doivent être pris en compte. Voilà pourquoi vous devez porter votre choix sur un prestataire dynamique et flexible pouvant vous apporter entièrement son expertise.

Il y a de nombreux moyens pour juger de la capacité d’un organisateur à vous prendre en charge efficacement. Vous pouvez, par exemple, discuter avec certains de ses clients qui ont été satisfaits. Ou encore, si l’organisateur dispose d’un site web, vous pouvez vous rendre dans la section des commentaires afin de lire quelques avis relatifs à la qualité de ses services.

L’expérience

Pour que votre séminaire d’entreprise soit une réussite, il est primordial d’opter pour un organisateur ayant de l’expérience. Un organisateur d’évènements d’entreprise qui dispose d’une expérience significative dans le domaine peut vous donner des conseils pratiques sur l’orientation globale de votre séminaire. C’est sans doute une démarche très avantageuse.

Le champ d’intervention de l’organisateur

Le champ d’intervention est une donnée importante dans le choix d’un prestataire, et ce quel que soit son domaine d’intervention. Ainsi, pour sélectionner un organisateur de séminaire, vous devez vous assurer que ce dernier couvre la zone géographique où vous désirez que l’évènement ait lieu. Une petite recherche sur internet peut a priori vous permettre de trouver des établissements spécialisés dans l’organisation d’évènements d’entreprise près de chez vous.

Le déroulement du séminaire proprement dit

Un séminaire se déroule en plusieurs étapes. Voici certains facteurs qui peuvent influencer positivement le déroulement des activités.

Le maître de cérémonie

Pour ce qui est du choix du maître de cérémonie, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez soit faire confiance à votre organisateur, soit prendre en charge l’animation de l’évènement vous-même. La première option présente de nombreux avantages. Étant donné que l’organisateur est un professionnel, il sait exactement comment animer l’évènement de manière à ce que tous les participants puissent en bénéficier de façon optimale. De plus, grâce à un maître de cérémonie professionnel, vous avez plus de liberté pour vaquer à d’autres occupations tout au long du séminaire. Par contre, si vous désirez prendre le devant des opérations vous-même (sans recourir à un animateur externe), vous allez devoir veiller à ce que l’animation soit particulièrement soignée. Pour des raisons de commodités, c’est le dirigeant principal qui s’en occupe personnellement (au besoin, il peut déléguer un autre responsable pour le faire). Toutefois, il convient de souligner que cette option n’est pas très pratique, l’idéal étant de laisser la maîtrise de cérémonie à un professionnel.

À titre informatif, notez que le concept de maître de cérémonie ne concorde pas avec tous les types de séminaires. Certains séminaires très stratégiques tels que les séminaires de direction, les séminaires de management et les séminaires d’intégration n’ont pas besoin de maître de cérémonie. On le préconise plutôt pour des évènements et des réunions beaucoup plus relaxantes tels que les séminaires de vente et les séminaires de motivation.

Les intervenants spéciaux

Pour agrémenter encore plus votre séminaire professionnel, vous pouvez faire recours à des intervenants spéciaux.

Qu’est-ce qu’un intervenant spécial ? C’est une personne disposant d’une cote de popularité au-dessus de la moyenne et à laquelle l’entreprise fait appel pour transmettre un message spécifique. Il peut s’agir d’un entrepreneur célèbre, d’un coach en développement personnel, d’un sportif de haut niveau ou encore d’un conférencier de renom. Le choix doit être fait suivant l’objectif visé et la nature du message que vous désirez faire passer. Par exemple, une entreprise peut faire appel à un intervenant spécial pour partager ses expériences avec les managers dans le cadre d’un séminaire de management. Ce genre de recours représente un avantage aussi bien pour les participants au séminaire que pour l’image de l’entreprise en général (assurance d’une plus grande visibilité).

Les supports visuels

Pour ajouter une touche d’originalité à votre évènement d’entreprise, vous pouvez utiliser des supports visuels divers. Ces supports doivent être choisis en tenant compte des objectifs visés par le séminaire et des centres d’intérêt de l’audience. Le recours à un professionnel expérimenté peut vous permettre d’obtenir de très bons films ainsi que des supports audiovisuels.

Faites confiance à VOGUE AGENCE

VOGUE AGENCE est une agence spécialisée en tourisme d’affaires et en organisation d’évènements d’entreprises. Découvrez en détail quelques-uns des services de cette agence.

L’organisation de séminaire de vente

Comme évoqué tout au long de cet article, l’importance d’un séminaire de vente n’est plus à démontrer. Pour permettre aux entreprises de réussir au mieux cet évènement, les professionnels de VOGUE AGENCE mettent à disposition leur expertise dans le domaine. À cet effet, ils proposent une prise en charge complète comportant toutes les principales activités énoncées plus tôt à savoir :

  • L’organisation de l’évènement proprement dit ;
  • La maîtrise de cérémonie (l’agence se propose pour vous servir de maître de cérémonie) ;
  • La recherche d’intervenants spéciaux (VOGUE AGENCE dispose d’un carnet de contacts bien fourni qu’elle met à la disposition de ses clients) ;
  • La mise à disposition de supports audiovisuels pour agrémenter le séminaire.

Tout ce que vous avez à faire est d’entrer en contact avec l’agence, et le tour est joué.

VOGUE AGENCE offre également de nombreux autres services à savoir :

  • La couverture d’évènements sportifs ;
  • L’organisation de learning trips (séjours éducatifs pour les entreprises) ;
  • L’organisation de voyage incentive pour les entreprises ;
  • L’organisation de voyages touristiques guidés ;
  • Le happiness management.

Quelques questions fréquemment posées sur les séminaires d’entreprises

Combien de temps l’organisation d’un séminaire professionnel peut-elle prendre?

La durée d’organisation varie suivant les types de séminaires. Certains peuvent être organisés au bout de 2 ou 3 semaines alors que d’autres peuvent prendre jusqu’à 5 mois.

Quel est le cadre propice pour la tenue d’un séminaire professionnel?

Un séminaire professionnel doit se tenir en toute convivialité dans une atmosphère détendue. Pour cela, il est recommandé de le faire dans une salle de réunion hors des locaux de l’entreprise.

Est-il possible d’automatiser l’organisation d’un séminaire d’entreprise?

Oui, il existe des applications mobiles qui permettent de gérer plusieurs tâches ayant rapport avec l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Il convient toutefois de notifier que cela n’automatise pas entièrement le travail.

Combien coûte l’organisation d’un séminaire d’entreprise?

Un séminaire est unique en son genre et dépend de nombreux facteurs. Il est donc presque impossible de donner des chiffres estimatifs concrets. Par contre, si vous avez un projet et que vous voulez un devis estimatif, n’hésitez pas à contacter les professionnels de VOGUE AGENCE.

En somme, retenez que l’organisation d’un séminaire d’entreprise est un projet d’envergure qui nécessite un niveau d’engagement élevé. De ce fait, avoir recours à un organisateur d’évènements professionnels tel que VOGUE AGENCE est très recommandé.

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