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Standard téléphonique virtuel : quels avantages pour les entreprises ?

by Kévin

Une entreprise peut-elle se passer de la communication à cette époque où tout évolue à une vitesse de croisière ? Point besoin d’être un surdoué pour répondre par « non ». À vrai dire, la communication apparaît comme l’élément déterminant et central pour la croissance de toute société. Son retour sur investissement ne déçoit jamais. Et dans un monde où la fidélisation de la clientèle devient une bataille rude et permanente, il faut savoir choisir les technologies de communication. En effet, plus cette technologie est adaptée à la vitesse évolutive de ce monde professionnel, plus elle retient les clients. Voilà pourquoi il convient d’opter pour le Standard téléphonique virtuel. C’est l’une des meilleures alternatives téléphoniques professionnelles pour rester en contact permanent avec les clients. Ce que viennent confirmer évidemment ses avantages que nous vous proposons dans cet article.

Le Standard téléphonique virtuel (STV) : qu’en savez-vous ?

Le standard téléphonique virtuel est une expression qui peut paraître nouvelle aux yeux de certaines personnes. Pourtant, cela fait bien des années qu’elle est omniprésente au sein des entreprises. Le Standard téléphonique virtuel battait son plein dans les sociétés depuis que le monde a connu un surpeuplement énorme. Alors, les demandes des consommateurs devenaient grandissantes. En conséquence, les entreprises étaient donc tenues de faire en sorte que leurs offres (biens et services) répondent à la taille des demandes. Ceci était l’une des conditions sine qua non pour fidéliser leur clientèle et accroître leur performance, d’où l’idée de passer à une vitesse supérieure en matière de communication. Cette idée vise à fortifier la communication par la création de la technologie connue sous le nom de « Standard téléphonique virtuel ».

Également connu sous l’appellation « standard IP », le standard téléphonique virtuel désigne un procédé de téléphonie IP basé sur l’infrastructure des données.

Autrement dit, ce système de communication IP utilise le soubassement des données pour exécuter ses fonctions. C’est ainsi qu’il est possible d’optimiser la gestion des appels d’une entreprise qu’ils soient entrants ou sortants. Ce système permet aussi d’organiser les appels et de les transférer sur différentes autres lignes fixes ainsi que mobiles.

C’est dire donc qu’un standard téléphonique virtuel est un mécanisme mettant plusieurs téléphones en relation de façon interconnectée. Disons qu’il s’agit plutôt d’une interconnexion globalisant un ensemble de fonctions comme le traitement et transfert des appels et la messagerie vocale tant privée que partagée.

Dans les locaux des PME et autres formes d’entreprise, le standard téléphonique virtuel est utilisé pour administrer les appels internes comme externes. Il en est de même pour la distribution des appels entrants. Il est idéal pour répondre à la logique et volonté qui veulent que tout soit vérifié et comptabilisé par une société.

Toutefois, il convient de faire remarquer que le standard téléphonique n’est pas que virtuel. Il existe aussi des standards physiques. On rencontre alors deux catégories de standards téléphoniques d’entreprise. Si les standards téléphoniques physiques exigent une installation, il faut dire que les standards téléphoniques virtuels fonctionnent sur la base du « Cloud ». Mieux vaut donc faire le choix en fonction de votre budget et de vos objectifs.       

Pour nous, le standard téléphonique virtuel est la solution de communication professionnelle qu’il vous faut pour hisser votre entreprise au rang des références. Pour cela, tâchez-vous de choisir les modèles disposant des fonctionnalités très avancées.    

Comment fonctionne le standard téléphonique virtuel ?

Bien qu’il existe différents modèles de standard téléphonique, le fonctionnement reste approximatif d’un modèle à un autre. De toute façon, quel que soit le modèle, le standard téléphonique virtuel s’occupe de la gestion de l’ensemble des appels en trois niveaux :

  • la réception des appels ;
  • l’organisation des appels ;
  • dispatching des appels sur les autres lignes qu’elles soient mobiles ou fixes.

En procédant de cette façon, tous les appels effectués ou reçus par les employés au sein d’une société peuvent se faire sur place. Les employés peuvent donc, depuis leur emplacement, gérer leurs appels avec les clients ou entre eux-mêmes sans être obligés de se déplacer vers un quelconque bureau. C’est sans doute un avantage que de rester sur place sans va-et-vient incessant pour gérer tous les appels au sein d’une entreprise. Ceci vous offre un gain d’énergie utile pour d’autres besoins de l’entreprise.

Avec le standard téléphonique virtuel, vous êtes certain de pouvoir maintenir l’image professionnelle de votre entreprise à travers un numéro téléphonique fixe.

Mais en plus de cet avantage, vous pouvez bénéficier d’une mobilité téléphonique garantie par le transfert des appels sur les lignes dites mobiles. Outre ce double avantage, le système de téléphonie IP permet aux entreprises de l’associer à beaucoup d’autres fonctionnalités. C’est le cas par exemple des :

  • messages vocaux ;
  • enregistrements des appels ;
  • gestions des longues files d’attente ;
  • gestions des menus vocaux ;
  • accès aux statistiques…     

Ambitionnez-vous de donner une touche professionnelle à l’accueil téléphonique de la clientèle de votre société à travers des SMS de bienvenue de type studio ? Alors, bienvenue à la création et l’installation d’un Standard téléphonique virtuel au sein de votre entreprise. Il reste la chose la mieux partagée par les entreprises en matière de communication visant la fidélisation des clients.

Pour mieux maintenir en attente un client au téléphone, le faire patienter à travers des belles mélodies d’attentes, vous n’avez pas besoin de réfléchir longuement. La solution est juste à côté de vous : c’est encore le standard téléphonique virtuel. Il est aussi important pour la bonne distribution des appels à travers les filtres horaires ainsi que du suivi efficace du journal des appels.

En effet, qui dit standard téléphonique virtuel, dit utilisation de protocole IP et de l’Internet pour l’exécution de ses travaux basiques. Vous comprenez donc que cette technologie fonctionne bien avec les téléphones tant analogiques que numériques.

Alors, il nous semble qu’actuellement, la gestion des appels de votre clientèle se fait encore au moyen d’un téléphone portable personnel ou d’une ligne classique ! C’est pourquoi nous vous recommandons dès maintenant un standard téléphonique virtuel, car la lenteur n’est pas l’univers professionnel actuel. Les entreprises de référence sont celles qui ont vite compris qu’il faille adapter leurs services à la vitesse de ce monde.

Quelles sont les bonnes raisons pour choisir un standard téléphonique virtuel pour votre entreprise ?

Aujourd’hui, il est aisé de constater que des milliers de sociétés ont leur regard tourné vers le standard téléphonique virtuel comme choix de communication d’entreprise. Et ce phénomène vous laisse sans doute stupéfait. Vous vous demandez pourquoi une telle option au détriment de l’option classique. En effet, les raisons sont bien nombreuses. Il faut avouer que le système IP offre tellement d’avantages aux entreprises qu’il est en passe de devenir une des obligations de leur meilleur fonctionnement. À notre époque, aucune entreprise normale et moderne ne peut se vanter de se passer du standard téléphonique virtuel comme l’indiquent ses principaux avantages.

Le Standard téléphonique virtuel ne nécessite aucune mise en place (installation) et donc économique

 Généralement, un standard téléphonique dispose d’un standard à proprement dit, peu importe son emplacement. Qu’il soit érigé dans les locaux d’une entreprise ou hébergé dans les quatre coins d’un fournisseur, il propose outre le standard, de postes à mettre en place. Cependant, le standard téléphonique de type virtuel (100 % cloud) quant à lui, n’exige pas la moindre mise en place de postes. Ce qui vous épargne les frais d’installation. Vous n’aurez qu’à vous servir de vos téléphones existants auparavant : mobiles, fixes ou ligne box… tout en bénéficiant des mêmes fonctionnalités.

Le standard téléphonique virtuel permet de mieux fidéliser la clientèle d’une entreprise et de réaliser un bon chiffre s’affaire

Vous savez bien que les demandes des clients ne cessent d’accroître dans la plupart des domaines d’activité. Et il est impératif pour les entreprises de satisfaire cette augmentation de demandes, ce qui reste tout de même difficile dans un monde professionnel où la concurrence est de taille. La fidélisation des consommateurs devient donc la solution appropriée à la rentabilité d’une société. Or, pas de fidélisation si vous ne réussissez pas à leur offrir des services particuliers ou originaux, c’est-à-dire des choses qu’ils ne trouveront que chez vous. Et cela passe par la meilleure communication.

Le standard téléphonique virtuel est donc indispensable pour les entreprises, car il permet de transmettre les informations de façon isotrope. Il permet à une entreprise de maintenir le contact avec ses clients.

 Nous sommes tous d’accord que les entreprises sont divergentes du point de vue des secteurs d’activité. Néanmoins, leur objectif reste le même : développement par la réalisation d’un bon chiffre d’affaires. Et aucune magie n’existe pour augmenter le chiffre d’affaires d’une entreprise à part la mise en place de meilleures techniques, règles et stratégie commerciale. Plus vous fidélisez la clientèle, mieux vous rentabilisez vos investissements. Ce faisant, vous pouvez vous distinguer sur le marché sans succomber à la concurrence et toucher ainsi la sensibilité et la satisfaction des clients.

Le standard téléphonique virtuel diminue les déplacements des employés d’une entreprise

Vous devez déjà imaginer combien il est assez fastidieux pour un salarié de se déplacer (vers un bureau) toutes les fois qu’il doit répondre à l’appel d’un client. Mais avec le standard téléphonique virtuel, la solution est toute trouvée à ce problème. Vous pouvez rester sur place pour gérer tous vos appels aussi bien dirigés à l’intérieur qu’à l’extérieur.

Tant qu’une bonne politique de communication peut aider à gagner de temps, de l’argent en plus de la confiance des collaborateurs, alors choisir le standard téléphonique virtuel en vaut la peine. En effet, accroître le chiffre d’affaires reste son ultime objectif.

Le standard téléphonique virtuel est disponible sur-le-champ (immédiatement)

Il vous plaît de disposer de votre standard téléphonique d’entreprise le plus rapidement possible, n’est-ce pas ! Cela n’est pas impossible. Vous pouvez avoir votre ligne illico, l’activer par exemple à 10 h, procéder à sa configuration 10 minutes après et l’essayer avec des amis jusqu’à midi. Et juste après midi, vous pouvez mettre en ligne votre numéro pour commencer par prendre les appels de vos clients.

La ligne d’un standard téléphonique virtuel est résiliable à souhait

Peut-être que votre entreprise veut utiliser sa ligne standard à court terme ! Sachez que cette ligne activée en 3 minutes environ peut être fluctuée ou résiliée instantanément sans préavis ni démarches complexes. Il est donc très idéal pour les entreprises de petite taille à la quête de la flexibilité évitant trop d’engagements.         

Le standard téléphonique virtuel ne nécessite pas de grandes connaissances techniques

Quand nous considérons le PABX, Centrex IP, IPBX ou encore Centrex…, nous nous rendons compte qu’on n’a pas besoin d’un Doctorat en Télécommunication pour les utiliser. Voilà l’un des grands avantages du standard téléphonique virtuel tel que celui de « Fonvirtual ». Point besoin de connaissances techniques spécifiques ni d’installation particulière. Vous êtes dans la profession libérale, dans l’e-commerce, dans l’artisanat, vous pouvez utiliser un standard téléphonique virtuel.

Il est facile à déplacer lors des déménagements

Quand une entreprise souhaite agrandir ses locaux, elle est parfois contrainte de déménager l’espace étant insuffisant pour l’élargissement des bureaux. À la recherche d’un espace à la mesure de son ambition, elle peut être épargnée des frais liés au déplacement d’un standard téléphonique avec le type virtuel. Ne compliquez plus vos déménagements avec la lourde procédure de réinstallation des lignes téléphoniques classiques.

Il offre aux entreprises la possibilité de continuer à vous servir de votre téléphone portable

Il vous arrive souvent d’utiliser votre téléphone portable personnel pour des appels professionnels en tant que chef d’entreprise. Si vous souhaitez garder cette habitude, faites donc confiance au standard téléphonique virtuel. D’ailleurs, inutile d’empoisonner votre vie avec une ligne fixe pendant que le portable est devenu populaire. Toutefois, un numéro personnel pour des appels professionnels n’est pas très sérieux. Optez donc pour un numéro mobile d’usage uniquement professionnel.

Le standard téléphonique virtuel fonctionne n’importe où

L’un des avantages majeurs du standard téléphonique virtuel est la possibilité qu’il offre aux entreprises de l’utiliser à n’importe quel endroit. Où que vous soyez, vous pouvez gérer les appels, messages et mails des consommateurs, peu importe le type de téléphone que vous utilisez.

Il peut être rapidement développé

Lorsqu’une entreprise agrandit, il devient exigeant de vite intégrer de nouveaux collaborateurs au standard téléphonique virtuel. Pour cela, ne vous faites pas de souci ! Avec seulement un clic, l’ajout d’un nouveau collaborateur devient effectif, car le simple geste reste d’entrer son numéro mobile. Aucun délai ni installation particulière n’est associé à cette opération.

Autres avantages du standard téléphonique virtuel

Il faut dire que les avantages du standard virtuel sont nombreux et très variés. En plus des atouts ci-dessus cités, ce système de communication offre aux sociétés :

  • une grande souplesse et une mobilité qualitative ;
  • une absence de matériels particuliers donc moins dispendieux ;
  • une maintenance réduite et moins onéreuse.

Quel est le coût d’un standard téléphonique virtuel ?

Il a toujours été au premier rang des préoccupations prioritaires des consommateurs. Mais, sur le plan des standards virtuels, le prix reste une source de motivation des chefs d’entreprise. Le coût d’un standard virtuel est absolument insignifiant comparativement aux standards traditionnels. Il ne fait même pas le dixième (1/10) des factures de standard classique. Le standard virtuel est donc une véritable source d’économie qui attire de nombreuses entreprises puisqu’il ne nécessite pas de matériels.     

Une entreprise peut-elle utiliser des numéros étrangers pour son modèle de standard téléphonique virtuel ?

Il existe des sociétés qui ont une vision mondiale et souhaitent étendre leurs prestations à l’étranger (en Europe, aux Etats-Unis, en Afrique…). Pour ces diverses sociétés, il est possible d’ajouter de numéros étrangers à leur standard virtuel. Et cela ne les empêche pas de recevoir des appels sur leurs portables de réseau local de même que les lignes fixes installées dans les bureaux.          

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