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Organisation d’un évènement d’entreprise : les avantages principaux

by Kévin

Les évènements d’entreprises sont beaucoup plus présents dans la société actuelle. Chaque année, de grands et petits établissements ne ménagent aucun effort pour organiser des conférences, des réunions, des séminaires, des soirées… Ces organismes y trouvent une réelle opportunité efficace pour sortir du cadre professionnel et se vendre au grand public, la concurrence étant de plus en plus rude sur le marché des affaires. Les évènements d’entreprises sont également l’un des moyens les plus sûrs pour créer une harmonie entre partenaires, collaborateurs et salariés. Cependant, organiser un évènement d’entreprise peut nécessiter un gros budget. Raison pour laquelle certains patrons de sociétés hésitent encore à se laisser aller à ce genre de pratique ! Pourquoi devez-vous organiser un évènement d’entreprise ? Comment le faire ? Quels en sont les différents types ? La réponse à ces interrogations fera l’objet de cet article.

Qu’est-ce qu’un évènement d’entreprise ?

Une fois par an, certaines entreprises organisent des sorties ou des manifestations entrant dans le cadre professionnel, mais hors de leurs locaux. Ces manifestations sont caractérisées par des activités ludiques, sportives et des jeux qui se jouent entre travailleurs. Cette pratique est appelée évènement d’entreprise. Elle concerne également les séminaires, le team building, les conférences, etc.

Quels sont les principaux avantages d’un évènement d’entreprise ?

Qu’il s’agisse de congrès, de réunion ou de meeting, une animation d’entreprise affiche une connotation très positive. Elle contribue grandement à la prospérité d’un établissement, car offrant des avantages à divers niveaux.

Ces avantages méritent d’être détaillés, car il faut qu’un chef d’entreprise envisageant d’organiser un évènement sache ce qui motive l’organisation d’un tel évènement.

La cohésion d’équipe

Lors des évènements d’entreprise, les employés s’éloignent le temps d’une journée de la routine professionnelle. Ici, pas question de rester cloîtré sur son poste de travail. ! On partage un dîner et on participe à des activités enrichissantes entre collègues et collaborateurs. Cela reste évidemment une solution pour permettre à tout le monde de se découvrir, de voir de plus près les compétences et les qualités morales de chacun. En bref, l’évènement d’entreprise est un véritable instrument pour renforcer les relations personnelles entre salariés. Celles-ci sont étroitement liées aux relations professionnelles, car plus les employés développent une vraie amitié entre eux, plus ils prôneront une grande cohésion d’équipe, rendant les choses plus faciles quand il faut travailler ensemble pour booster l’évolution de l’entreprise qui les emploie. Dans cet ordre d’idée, vous pouvez faire comme ces entreprises qui motivent leurs salariés en leur apprenant le Haka. L’évènement d’entreprise est définitivement un plan de communication interne de qualité.

Présenter un produit

Il arrive qu’une entreprise prenne l’initiative d’organiser un festival, une foire, un salon, à l’instar de « Le Monde » qui organise son salon des MBA samedi 28 mars à Paris. Ces manifestations ne représentent aucunement des faits anodins ; elles ont pour objectif de permettre aux organisateurs d’exposer ou de révéler un nouveau produit au grand public. Ces types d’évènements corporatifs apparaissent comme des expositions pendant lesquelles les passants viennent contempler en direct les offres qui leur sont proposées. Cela génère plus de clients et plus de visibilité à la société organisatrice. Il s’agit d’une sorte de publicité sur place qui se met en pratique en implantant un stand, des tables, des présentoirs contenant les marchandises destinées à la vente dans un lieu public ou privé accessible aux acheteurs.

Célébrer les prouesses

D’aucuns diront que « rien n’est fait tant qu’il reste à faire », cette expression est peut-être logique, mais il faut toujours se donner les moyens d’atteindre les objectifs futurs. Cela passe par la reconnaissance du travail déjà abattu. En d’autres termes, il est important pour une entreprise d’organiser des soirées festives entre collègues pour annoncer les prouesses précédemment réalisées et remercier les uns et les autres par rapport à leurs contributions. Loin d’être un acte de légèreté, ce procédé vise à féliciter, unir et à faire naître des émotions positives dans le rang du personnel pour les efforts consentis. En gros, c’est une belle manière de récompenser les efforts fournis par chaque travailleur dans la réussite d’un établissement. Les évènements d’entreprise organisés pour célébrer les prouesses d’une société sont très efficaces pour booster le moral de chaque collaborateur. En effet, en célébrant les prouesses de quelques employés, vous verrez comment les émotions positives peuvent contaminer les collègues et s’avérer comme un véritable moteur de motivation en entreprise.

Plus d’innovation et de créativité

Un évènement d’entreprise peut être organisé hors des locaux d’une entreprise pour permettre à l’ensemble du personnel de se laisser aller à de nouvelles découvertes. Cette alternative crée une belle rupture avec les habitudes, favorise un bon état d’esprit, augmente les capacités intellectuelles, stimule la créativité et l’esprit d’innovation chez tous les salariés. C’est une sorte d’évasion réparatrice qui ne fera qu’accélérer les performances de votre entreprise.

Comment se présentent les différents types d’évènements en entreprise ?

Si vous souhaitez organiser un évènement pour votre entreprise, vous ne manquerez surement pas d’idées. Elles en existent en grand nombre, chacune avec ses caractéristiques et ses avantages. Il vous suffira de les découvrir de manière approfondie pour déterminer celui entrant dans vos objectifs.

Les salons professionnels

Les salons professionnels sont fréquemment organisés dans les sociétés. Ils ont pour objectif de promouvoir les entreprises et de les révéler davantage à un grand public. L’idée consiste à participer à des expositions dans le but d’informer les personnes présentes sur les lieux des avantages qu’elles ont à opter pour les services ou les produits de votre entreprise. Les salons professionnels réunissent généralement des professionnels exerçant dans le même secteur d’activité et impliquent une bonne organisation. Dans le cas contraire, ils peuvent devenir un échec.

Le team building

Les activités de building sont les plus sollicitées lorsqu’il s’agit d’organiser un évènement d’entreprise. Elles sont composées de pratiques particulièrement exigeantes, faisant appel à l’implication physique et sensorielle des participants. Leur but principal est de développer une bonne cohésion d’équipe entre collaborateurs. C’est le moins qu’on puisse constater quand on sait qu’elles permettent aux acteurs de partager des moments de rire, de gaieté et de complicité. À ce titre, les activités de team building s’organisent généralement hors des cadres professionnels. En clair, les organisateurs négocient des horaires de team building auprès des entreprises spécialisées dans le domaine pour déplacer ensuite les travailleurs sur les lieux. Les salariés se déplacent dans les sites réservés à cet effet pour vivre une aventure inhabituelle. En gros, le team building est tout à fait bénéfique pour quiconque souhaite mettre en place une équipe soudée dans sa société.

Les réunions

Chaque entreprise peut décider d’organiser une réunion à tout moment. Elle dépend de l’urgence et de la pertinence des informations à passer. En général, la majorité des sociétés convoque ce genre d’évènement dans le but d’annoncer une nouvelle importante à l’ensemble du personnel et des collaborateurs. Il peut s’agir d’une occasion pour faire un bilan des réussites ou pour prodiguer des conseils visant à sortir l’institution d’une situation de crise. Les réunions peuvent permettre également de renseigner les salariés sur de nouvelles règles de fonctionnement, un futur lancement de produits et/ou services, et bien d’autres décisions importantes. En outre, une réunion peut être organisée au sein ou à l’extérieur de l’entreprise qui la convoque.

Les séminaires et les conférences

Les séminaires et les conférences sont des évènements qui rassemblent plusieurs acteurs autour d’un sujet qui nécessite la participation des uns et des autres. Ils se déroulent généralement dans de grandes salles d’hôtels et peuvent durer quelques heures ou toute une journée. Si les séminaires sont généralement plus courts, les conférences peuvent avoir lieu sur plusieurs jours divisés en différentes sessions. Mis à part ces types d’évènements d’entreprise, on peut énumérer :

  • l’incentive (généralement organisé par les entreprises commerciales) ;
  • les lancements de produits ;
  • les conventions ;
  • les voyages de récompense ;
  • les soirées privées ;
  • les journées portes ouvertes…

Comment bien organiser un évènement d’entreprise ?

Si vous envisagez d’organiser un évènement d’entreprise, avant de vous lancer, il faut surtout déterminer avec précision les démarches à suivre pour atteindre l’objectif escompté. Vous devez surtout vous poser les bonnes questions.

Un évènement d’entreprise pour quel but ?

Vous devez surtout répondre à cette interrogation avant de commencer vos démarches. Cela vous permettra de vous fixer sur le but. En guise d’indications, les raisons qui peuvent inciter à organiser un évènement d’entreprise sont multiples. Elles peuvent être liées à une récompense, un remerciement, un lancement de produit ou un renforcement de capacité.

Établir un budget

Bien entendu, il faut impérativement arrêter un budget pour l’organisation d’un évènement corporatif. Mais surtout, vous devez tout faire pour ne pas vous ruiner dans cette opération. Pour cela, le bon réflexe serait de définir un budget global des frais engagés dans l’organisation. Cela vous permettra de ne pas excéder le seuil des dépenses, même si vous allez faire appel à une entreprise d’évènementiel.

Solliciter une entreprise d’évènementiel

Après avoir défini votre budget et l’objectif à atteindre, il serait plus juste que vous fassiez appel à une entreprise pouvant prendre en charge l’organisation de l’évènement corporatif. Puisque vous n’êtes pas spécialiste du domaine, la logique voudrait que vous sollicitiez un prestataire qualifié et expérimenté, car l’évènementiel est beaucoup plus exigeant qu’il n’y paraît. Une entreprise spécialisée saura mieux piloter les éléments nécessaires à la réussite de votre évènement, à savoir la stratégie marketing, la location des lieux destinés à l’accueillir, la logistique à prévoir…  

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