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Gestion des temps en entreprise : Comment procéder pour l’améliorer ?

by Kévin

En entreprise, la gestion des temps est d’une importance capitale. L’organisation de ses journées pour une meilleure productivité est au cœur du quotidien des entrepreneurs. Tout comme il existe de bonnes habitudes qui permettent de bien gérer son temps de travail, il en existe qu’il faut proscrire pour être plus productif. Comment procéder concrètement pour optimiser la gestion du temps en entreprise ? Dans cet article, vous trouverez les principes et les habitudes à adopter pour mieux gérer votre temps afin d’être plus efficace, productif et serein au travail.

Définir les objectifs pour optimiser son temps

Peut-on réellement bien gérer son temps si l’on n’a ni un point d’ancrage ni une destination bien définie ? Certainement pas ! Il est important de savoir où l’on va dans son entreprise pour déterminer les moyens à mobiliser. Grâce à des objectifs bien définis, vous avez une direction à suivre, un cap à tenir. Ces objectifs peuvent être :

  • Journaliers ;
  • Hebdomadaires ;
  • Mensuels ;
  • Annuels.

Pour arriver à une optimisation de votre productivité, il faut que les objectifs que vous définissez soient efficaces. La clé pour y arriver est de les exprimer très clairement et de façon spécifique. De cette manière, ils pourront servir chacune de vos missions. En conséquence, vos aspirations personnelles et vos affaires connaîtront un développement inouï. En effet, avec des objectifs clairs sur le court, le moyen et le long terme, on évite la procrastination. Au lieu de tout remettre à demain, vous êtes chaque fois poussé à l’action, même par des temps difficiles. Vous vous donnez tous les moyens nécessaires pour atteindre vos objectifs. S’ils sont bien définis, ils représentent une source de motivation qui nourrit votre envie d’aller à l’avant quoiqu’il arrive. Ce premier pas vers la bonne gestion du temps en entreprise s’accompagne de résultats concrets et mesurables.

Utiliser des outils de gestion du temps et de suivi de production

La gestion du temps au travail est l’un des facteurs de réussite des entreprises.

La gestion du temps occupe une place prépondérante au démarrage des activités. On se retrouve très rapidement submergé par la charge de travail et dépassé par le retard dans les livraisons de projets. Que ce soit au lancement de votre activité ou pendant la vie de votre entreprise, il est possible de mieux gérer son quotidien en adoptant certains outils de gestion des temps des ressources humaines. Il s’agit d’un moyen efficace pour appréhender ses tâches et ses projets de façon efficace, quel que soit le secteur d’activité ou encore le nombre des effectifs. Si certains de ces outils sont physiques comme les badgeuses fixes, d’autres sont digitaux comme les logiciels RH.

Quel est l’intérêt de s’équiper d’un logiciel RH ?

En matière de gestion des temps et des activités, les besoins diffèrent d’une entreprise à une autre. Cependant, les logiciels RH permettent d’optimiser la productivité de tous les collaborateurs d’une firme, quelle que soit sa taille.

Il s’agit d’un must dont l’utilisation s’accompagne de nombreux avantages, à savoir :

  • La gestion des temps de présence ;
  • La gestion des plannings horaires ;
  • Le suivi de la production des collaborateurs ;
  • Le calcul des heures supplémentaires ;
  • La gestion des congés…

Le logiciel RH est un outil incontournable généralement accessible sur ordinateur ou sur mobile. Il présente une multitude de fonctionnalités dont le but est de favoriser un gain de temps énorme au sein des entreprises. Les dossiers des salariés y sont entièrement constitués. Avec un suivi global du temps de travail de chacun, il est par ailleurs facile de calculer la paie de ses collaborateurs à la fin du mois. L’importance de l’utilisation des logiciels RH par les salariés européens est avérée. Néanmoins, l’adoption de ces outils est encore à la traîne puisque certains les trouvent plus ou moins intrusifs.

Hiérarchiser les tâches par priorité

En entreprise, la vie quotidienne est marquée par des tâches, des obligations et autres interactions de tout genre. Cependant, de nombreuses choses peuvent vous faire perdre du temps même à vos dépens. Il s’agit notamment de certaines urgences déguisées qui éloignent de l’essentiel. C’est pour cela qu’il est important de définir des priorités afin de travailler quotidiennement de façon optimale. Il faut avoir le cran nécessaire pour accorder plus d’attention et de temps à certaines tâches plutôt qu’à d’autres moins prioritaires.

Tous les processus au sein d’une entreprise peuvent être classés dans l’une des catégories suivantes selon la matrice d’Eisenhower :

  • Les tâches importantes et urgentes ;
  • Les tâches urgentes, mais pas importantes ;
  • Les tâches importantes, mais non urgentes ;
  • Les tâches non importantes et non urgentes.

Face à ces différents cas de figure, vous devez prendre les bonnes décisions pour gagner en temps et en productivité. Sinon, vous passerez plus de temps sur des activités qui vous occupent certes, mais qui en fin de compte ne vous apportent pas grand-chose. C’est d’ailleurs ce que soutient la loi des 80/20 de Pareto. Selon cette règle, seulement 80 % des résultats obtenus découlent de 20 % des travaux réalisés. De même, certaines tâches prennent 80 % du temps pour juste 20 % de résultats.

Il faut donc cibler les actions qui sont les plus avantageuses pour votre entreprise et commencer vos journées par elles. Pour mieux hiérarchiser vos priorités, vous devez séparer l’essentiel de l’accessoire. Faites immédiatement les tâches importantes et urgentes. Planifiez celles qui sont importantes, mais non urgentes. Mettez en attente celles urgentes, mais pas importantes (vous pouvez aussi les déléguer si possible). Supprimez enfin ou mettez tout au bas de liste les tâches non importantes et non urgentes.

Prendre le temps de planifier ses activités

Lorsqu’on parle de planification, beaucoup de personnes sont réticentes. Planifier n’est cependant pas sorcier. Il s’agit d’un geste simple et parfois amusant qui permet d’avoir une vue d’ensemble de ses activités. Faire une représentation visuelle est en effet plus facile et plus efficace que de tout garder dans sa tête ou encore sur des bouts de papier par-ci par-là.

La planification est l’étape logique qui suit la hiérarchisation de ses activités par priorité. Après avoir fait le tri des tâches prioritaires, il faut maintenant les planifier pour gagner en sérénité. Cela vous permet aussi de gagner sur la qualité et surtout la quantité des choses réalisées sur un même laps de temps.

On note cependant qu’il serait inutile de tout planifier dans votre agenda ou votre liste des choses à faire. Il est généralement conseillé de n’inscrire que les éléments suivants :

  • Les tâches datées ;
  • Les évènements importants ;
  • Les activités qui vous rapprochent de la réalisation de vos objectifs.

Souvenez-vous que le plus important n’est pas d’être toujours occupé, mais plutôt de s’attarder sur les choses essentielles. Pour effectuer vos planifications de façon efficace en entreprises, vous pouvez utiliser des logiciels RH ou encore des logiciels de gestion de projet.

Limiter ses tâches dans le temps

Pour une gestion efficace de votre temps de travail, fixez-vous des horaires à respecter scrupuleusement. Cela est d’autant plus important pour les autoentrepreneurs. Pour ces derniers, la barrière entre la vie personnelle et la vie professionnelle est souvent mince. Un déjeuner avec des amis un peu plus longs que prévu, un réveil tardif, un évènement de dernière minute dont il faut s’occuper… Les faux-fuyants pour se dérober à ses obligations sont nombreux. Il est donc important de limiter vos tâches dans le temps pour ne pas vous laisser aller.

Ces horaires de travail cadrés vous permettront non seulement de travailler de façon optimale, mais également de prendre du temps pour vous. En limitant vos activités dans le temps, vous canalisez toute votre énergie sur ce que vous faites. En conséquence, vous produisez plus et de façon qualitative. Il est peut-être difficile de s’habituer aux horaires de travail cadrés à ses débuts. Cependant, on s’adapte naturellement sur la durée à faire ce qu’il faut dans le temps imparti.

Gérer le temps en déléguant certaines tâches aux collaborateurs

Lorsqu’on est gérant ou responsable d’entreprise, on a parfois du mal à déléguer. Ce n’est pas qu’on n’a pas confiance aux compétences de ses équipes ou de ses collaborateurs. On pense juste pouvoir tout faire mieux parce qu’on a investi son énergie, son temps et certainement une bonne partie de ses économies pour mettre sur pieds l’entreprise. Il est pourtant illusoire de penser pouvoir tout gérer seul. Déléguer certaines tâches permet de gagner du temps. Lorsqu’il confie un certain nombre d’activités à ses collaborateurs, le dirigeant se dégage du temps qu’il pourra consacrer à peaufiner la stratégie de sa société.

Contrairement à ce qu’on peut penser, il ne s’agit pas seulement de déléguer les activités qui ne vous intéressent pas. Il faut en réalité impliquer le plus possible ses collaborateurs dans l’exécution des missions. Déléguer n’exclut par ailleurs pas de garder le contrôle des opérations. Il est néanmoins possible de s’organiser en nommant un subalterne qui pourra superviser certains projets. Dans le monde professionnel, la clé de la réussite repose notamment sur la confiance que l’on a en ses équipes. Dans cette même lignée, il faut apprendre à partager l’information pour optimiser la gestion du temps au sein de son entreprise.

Effectuer ses tâches de façon successive et non simultanément

Aujourd’hui, on est en mesure de travailler sur un projet, répondre au téléphone, lire ses mails et se connecter en même temps à sa page d’actualité Facebook. Cette tendance du monde moderne peut parfois être confondue avec l’efficacité. Malheureusement, ce n’est pas parce qu’on est capable de faire plusieurs choses à la fois qu’on est efficace. Au 21e siècle, procéder ainsi ne permet pas forcément de prendre de l’avance sur les autres ou encore de faire les choses mieux qu’eux. Nombreuses sont les études réalisées qui attestent cette vérité. L’homme est bien plus efficace concentré et alerte lorsqu’il effectue ses tâches l’une après l’autre.

De nos jours, il est possible de s’aménager des créneaux pour se consacrer aux choses à faire simultanément (mail, téléphone…). Il existe même des outils qui permettent d’effectuer ces activités de façon assez productive. Opter pour l’exécution de ses activités l’une après l’autre permet par ailleurs de ne pas devoir revenir sur de multiples tâches inachevées. Gardez seulement à l’esprit que courir plusieurs lièvres à la fois est le meilleur moyen pour se disperser.

Commencer ses journées avec les tâches inintéressantes

Pour commencer ses journées de travail, on a tendance à se jeter sur ce qu’on aime. On relègue au second plan les tâches obligatoires, mais ennuyeuses. S’il est vrai qu’on est à même d’exécuter avec rapidité et efficacité les tâches faciles et intéressantes dans les premières heures de sa journée de travail, il n’en demeure pas moins que les autres tâches sont également à faire. La mauvaise nouvelle est que, reléguées au second plan, ces tâches inintéressantes peuvent être perçues comme des corvées.

En conséquence, on peut les bâcler, ce qui n’est nullement bénéfique pour la productivité. De la même manière, il est démontré que les facultés cognitives de l’homme sont bien meilleures les matins (après les moments de repos). On est donc en mesure d’exécuter efficacement les activités les plus difficiles en début de journée. Lorsqu’on laisse traîner les tâches compliquées et moins attractives, elles finissent par s’accumuler. On perd ensuite plus de temps que ce qu’il faut pour les exécuter.

Optimiser son temps en augmentant sa capacité de concentration

Il faut apprendre à se concentrer. Lorsqu’on est concentré, notre cerveau a tendance à se basculer en mode « travail ».

À l’école déjà, souvenez-vous que votre instituteur n’hésite pas à reprendre toute la classe quand il le faut pour qu’elle cesse de bavarder. La raison derrière cela est que les distractions et les interruptions sont les pires ennemies de la productivité. S’adonner pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Avec la concentration, on peut faire en quelques minutes ce qu’on ferait en plusieurs heures en étant dispersé.

Il faut donc fuir les distractions et éliminer les interruptions. On s’abstient des bruits et l’on évacue momentanément ses soucis. Vous devez faire du silence votre compagnon lorsque vous travaillez parce qu’il vous fait gagner un temps précieux. Attention ! Le silence dont il est question ici n’est pas à prendre au pied de la lettre. Il ne s’agit pas de s’isoler dans une pièce austère ou se couper de ses collègues. Il s’agit plutôt de faire le vide autour de soi pour rester concentré.

S’offrir des pauses pour être plus productif

Prévoir d’avoir du temps pour mieux gérer son temps peut paraître absurde. Il est pourtant très important en entreprise de se dégager du temps pour optimiser la productivité. Ce temps que l’on se dégage peut servir à deux choses. La première concerne la réflexion. Publius Syrus ne disait-il pas que « Le temps de la réflexion est une économie de temps » ?

L’entrepreneur doit s’accorder des moments de réflexion pour définir des stratégies et évaluer ses actions. Lorsqu’on fonce droit devant, la tête dans le guidon, on part souvent dans la mauvaise direction. Les moments de réflexion doivent faire partir de votre planning pour maintenir le cap et ne pas perdre de vue vos objectifs.

Dans ce même contexte, il faut jumeler à ses moments de réflexion, des moments de récupération. Ces derniers occupent une place prépondérante dans la gestion du temps. Lorsque vous êtes fatigué, à bout de nerfs, stressé ou en permanence sous pression, vous ne pouvez pas être productif sur le long terme. Il est donc important de récupérer en vous adonnant à des activités de plaisance comme les jeux ludiques, le sport et autres loisirs.

On retient de ce guide qu’il existe plusieurs principes qui permettent d’optimiser sa gestion des temps en entreprise. Il est notamment important de développer certaines habitudes au quotidien et de s’offrir des outils efficaces de gestion des temps pour avoir gain de cause.

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