- e-Space : enfin le bulletin de paye dématérialisé !
 
Les entreprises doivent conserver les fiches de paye de leurs salariés durant 5 ans et ces derniers doivent les garder à vie. Grâce à l’archivage électronique à valeur probante, e-Paye permet enfin aux entreprises la dématérialisation du bulletin de paye. Elle a choisi comme partenaire la société Novapost qui a développé une solution complète de distribution et d’archivage légal électronique. « La plate forme d’archivage de Novapost offre un excellent niveau de sécurité puisqu’elle est hébergée au sein du Datacenter d’IBM de Montpellier. Désormais, les salariés des entreprises clientes d’e-Paye peuvent disposer d’un portail en ligne « e-Space » pour recevoir et consulter leurs fiches de paie quand ils le souhaitent, ainsi que pour les conserver facilement » indique Claude Portmann, Directeur Général d’e-Paye.
 
- Les avantages pour l’entreprise et le salarié
 
Pour l’entreprise, les avantages sont multiples : le passage à l’objectif « zéro papier » permet une réduction de près de 50 à 75% des frais postaux, une division par cinq du coût de l’archivage des documents électroniques par rapport à son équivalent papier et un gain de productivité dans la gestion des documents de l’entreprise. La traçabilité des documents quant à elle, évite des pertes documentaires et respecte la législation en vigueur.
Pour le salarié, les avantages sont nombreux aussi, comme la consultation simplifiée des documents, et la mise à disposition d’un coffre-fort électronique pour télécharger et conserver ses documents personnels, un accès à ses notes de frais, la gestion de ses congés et un espace de communication avec le service RH.
 
- Les fonctionnalités du portail salarié e-Space
 
Outre l’archivage à valeur légale et la dématérialisation du bulletin de paye, le portail « e-Space » permet à l’entreprise de gérer et de mettre à disposition de ses salariés une bibliothèque de documents RH et de communiquer en ligne avec eux.
Les salariés bénéficient des fonctionnalités supplémentaires :
- Le module « e-Bulletins » qui leur permet de recevoir et consulter leurs bulletins de paye dématérialisés.
- Le module « e-Congés » qui automatise la demande de prise de congés entre le salarié, le manager et la DRH par workflow.
- Le module « RH » qui permet aux salariés d’effectuer leurs demandes, de consulter et recevoir automatiquement les documents demandés ou mis à disposition par les Ressources Humaines, ainsi que de transmettre directement en ligne les éventuelles modifications de leurs coordonnées personnelles.
- Le nouveau module « e-Safe », coffre-fort électronique personnel, mis à disposition par les entreprises pour leurs salariés.
 
« Pour les entreprises qui souhaitent respecter les normes environnementales et pour les nouvelles générations bercées par Internet, e-Space est un concept révolutionnaire plus simple, plus sûr, plus écologique et plus économique » déclare Claude Portmann.
 
 
« Les députés rendent possible la dématérialisation du bulletin de paye en adoptant mardi 14 octobre 2008, en 1ère lecture, une proposition de loi qui allège de nombreuses démarches administratives et notamment la possibilité de dématérialiser les bulletins de paye… ». Source : AP