Pas de dématérialisation optimale sans une gestion appropriée des contenus électroniques

novembre 19, 2010 par IndiceRH

Paris, le 18 novembre 2010 – A l’occasion de la tenue du salon INFO to DOC / Démat’expo (23 & 24 novembre 2010 – CNIT Paris La Défense), MARKESS International, société d’études et de conseil spécialisée dans l’analyse de la modernisation des entreprises et administrations avec les technologies de l'information, revient sur l’un des points fondamentaux liés à la dématérialisation et issu des enseignements de ses dernières études publiées dans le cadre de son expertise « Gestion de l’Information ».
La dématérialisation des documents et processus s’immisce progressivement dans tous les métiers des entreprises : factures, bulletins de paie, appels d’offre, courriers clients… Rares sont les documents qui échappent à la dématérialisation, qu’elle soit native ou par numérisation de documents au format papier. Pourtant, plus de 6 décideurs sur 10 voient comme un frein à leurs projets de dématérialisation la non maîtrise de l’après-dématérialisation. Aussi, avant de passer au tout électronique, quelques prérequis s’imposent !

Des projets de dématérialisation encore trop souvent menés en dépit du bon sens ?
Fin 2008, parmi la centaine de décideurs interrogés par MARKESS International et dématérialisant tout ou partie de leurs factures clients et fournisseurs, à peine 1 sur 2 indiquait disposer d’un système de gestion de contenu. Certaines solutions de dématérialisation offrent certes des fonctionnalités de gestion plus ou moins évoluées, mais comment tirer pleinement parti des bénéfices offerts par la dématérialisation si l’optimisation d’un processus est coupée nette ?

Les projets de dématérialisation sont en effet à resituer dans un cycle global, ne s’arrêtant pas à la simple mise sous forme numérique ou à la transmission électronique. Tout comme le document papier, le document électronique a un cycle de vie qu’il est important de gérer, d’autant plus si ce document électronique a une valeur probatoire. A ce titre, l’archivage des contenus dématérialisés est une problématique particulièrement cruciale pour les entreprises, plus encore lorsqu’il faut s’assurer que ces contenus seront bien conservés de façon intègre et sécurisée. La dématérialisation accrue de documents à valeur probatoire incite d’ailleurs les entreprises à prendre en compte leur archivage moins tardivement dans le cycle de vie des contenus électroniques. MARKESS International note en effet que les projets d’archivage électronique sont de plus en plus fréquemment menés en lien plus ou moins étroit avec les projets de dématérialisation et/ou de gestion de contenu de façon plus générale.
De sa dématérialisation à son archivage électronique, il est donc impératif de mettre en place une véritable politique de gestion de contenu, s’appuyant sur des solutions et des services adaptés. Ce à quoi semblent s’atteler un nombre croissant de décideurs comme le constate MARKESS International dans sa dernière étude consacrée à ce sujet.

Des attentes fortes envers le marché

Une gestion de contenu plus efficace passe également par :
Une gestion des projets à un niveau transverse et non plus en silo comme c’est encore trop fréquemment le cas, dans une optique de mutualisation des coûts, des expériences et de collaboration accrue ;

Une vision élargie de la gestion de contenu, qui au-delà de la vision « gestion documentaire », doit englober également les nouveaux types des contenus électroniques que les entreprises sont et seront plus massivement encore demain amenées à gérer (informations échangées par courriers électroniques, contenus web en ligne, contenus issus d’applications collaboratives, des réseaux sociaux professionnels, etc.).
Cela n’est pas sans impact sur les solutions existantes qui encore bien souvent reposent sur de simples outils de gestion documentaire (ou GED) et non sur de véritables systèmes de gestion de contenu d’entreprise au sens ECM (Enterprise Content Management).
Afin de mener à bien ces projets de gestion de contenu, les décideurs interviewés expriment un certain nombre d’attentes vis-à-vis des solutions en tant que telles et des fonctionnalités offertes mais aussi des prestations de services proposées par les acteurs du marché pour les accompagner dans leurs projets : aide à la définition des besoins, analyse de l’existant et des processus métiers concernés par la gestion de contenu, conseil technique, aide au choix de la solution, avec notamment un intérêt marqué de la part des décideurs interrogés pour les solutions de gestion de contenu open source, assistance à la maîtrise d’ouvrage, intégration de la solution au système d’information, etc.
Autant de besoins auxquels s’efforcent de répondre les acteurs d’un marché de la gestion de contenu qui se structure au rythme des rapprochements et acquisitions.
MARKESS International sera présent sur le salon INFO to DOC / Démat’expo (23 & 24 novembre 2010 – CNIT Paris La Défense) et animera deux ateliers :

- Gestion de contenu : nouvelles pratiques et solutions associées (mardi 23 novembre à 10h15)
- Atouts et perspectives de la dématérialisation des factures (mercredi 24 novembre à 9h30)

Pour relayer ce communiqué de presse sur Twitter : http://bit.ly/markessITD
Ce communiqué porte sur les études publiées par MARKESS International dans le cadre de son expertise « Gestion de l’Information » :
Gestion de Contenu : Nouveaux Besoins dans un Contexte de Collaboration, 2010-2012
Archivage & Conservation de Contenus Electroniques, 2010-2012
Dématérialisation des Factures – Enjeux Français & Européens, 2009-2011
Bénéfices & Gains de la Dématérialisation de Factures, 2008-2010
Dématérialisation de Documents et Courriers Entrants, 2008-2010
Pour télécharger les synthèses gratuites de ces études, cliquez sur les liens associés à chaque étude
Pour télécharger les sommaires de nos études : www.markess.fr/etudes.php
Pour consulter nos autres communiqués de presse : www.markess.fr/pressreleases.php

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