Le Centre Hospitalier de Saint Nazaire gère la gestion du temps médical avec la solution AgileTime Web Temps Médical d'EquiTime

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Gières, le 09 mai 2012 : Le Centre Hospitalier de Saint Nazaire (Loire-Atlantique) est un établissement MCO, (Médecine - Chirurgie - Obstétrique), qui regroupe 978 lits et compte 2718 agents, 289 médecins et 70 internes. En 2010, pas moins de 309 956 journées d’activité y ont été effectuées. Par ailleurs, l’établissement est un hôpital général avec un pôle psychiatrie. Les équipements sont répartis sur deux sites principaux :

-          Le centre hospitalier du Moulin du Pré, situé en centre ville et qui regroupe les pôles de médecine, chirurgie, obstétrique, ainsi que le plateau technique et la direction

-          Heinlex, situé à 5 km dans un parc boisé et qui regroupe la gérontologie, la psychiatrie et les services logistiques.

Début 2008, dans le cadre d’un audit de 9 mois sur la gestion médicale de l’établissement réalisé par la MEAH, (Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers), sont apparues de nombreuses disparités dans la gestion du temps médical d’un service à l’autre et souvent un décalage avec la législation. Dans ses conclusions, l’audit préconisait la mise en place d’un système de Gestion du Temps Médical automatisé. Il en allait de la situation règlementaire de l’hôpital, un tel système répondant au respect de la législation sur la gestion du temps de travail.

Immédiatement après les conclusions de l’audit connues, un groupe projet s’est constitué. 9 personnes  dont 5 médecins, la Directrice, 1 élève directeur, Laurent Ott, Coordonnateur des Affaires Médicales du Centre Hospitalier de Saint Nazaire et Christel Herrero, référente Gestion du Temps Médical).

Dans un premier temps, les personnes en charge du projet ont interrogé le service informatique sur les prestataires existants. Son responsable, Monsieur Clément, a indiqué qu’AgileTime, déjà utilisé avec satisfaction depuis 2003, disposait d’un module de gestion du temps médical, et serait donc plus simple à mettre en place qu’un nouveau système. Dans un second temps, une réunion de présentation du module Agiletime à l’équipe projet fut concluante. Selon Monsieur Ott, « l’application correspondait à nos besoins et répondait à nos questions et sur ce qui ne correspondait pas - environ 7 points non bloquants - EquiTime s’était engagé à faire évoluer l’outil en conséquence.» La collaboration fut contractualisée début 2009.

A partir d’avril 2009, Didier LEBRUN, consultant expert d’EquiTime est officiellement détaché auprès du Centre Hospitalier afin de recenser les besoins et le mode de fonctionnement avant de paramétrer l’outil. En Septembre 2009, c’est la mise en place dans des services pilotes : 1 pôle complet et 2 services au sein de 2 pôles distincts - Le pôle de psychiatrie regroupant 4 services pour tester le niveau du responsable avec le chef de pôle, le service de gynécologie et le service de cardiologie pour tester un niveau plus fin avec les tableaux de service et de garde.

Suite à cette phase pilote les premiers retours furent les suivants :

-          le pôle de psychiatrie a validé tout de suite le logiciel, jugé pratique et très simple d’utilisation.

-          le service en gynécologie demandât quelques aménagements en raison de la structure interne du service.

En décembre 2009, la phase de test a pris fin. L’équipe projet souhaitât passer très vite au déploiement complet de manière à ce que l’adhésion des praticiens ne s’essouffle pas. Début 2010, l’équipe a profité de deux auditoires majeurs en interne : la CME, (Commission Médicale d’Etablissement), et la COPS, (Commission d’Organisation de la Permanence des Soins), pour présenter l’application et obtenir l’adhésion des chefs de service et des praticiens. Selon Monsieur Ott, «Le président de la COPS qui avait complètement adhéré au projet a été moteur». Ils ont ainsi obtenu l’adhésion de 90% des médecins qui ne faisaient pas de tableaux de service précis jusqu’alors, «non pas de façon volontaire, mais par manque de temps et d’outils» précise également Monsieur Ott. A partir de là, le planning de déploiement a été déroulé au sein du Centre Hospitalier. Il fallait mettre le logiciel en place dans une trentaine de services. Monsieur Ott et Madame Herrero se sont partagé les services.

La procédure de déploiement dans chaque service respectât le même déroulé. Dans un premier temps, une rencontre était organisée avec le chef de service pour faire le paramétrage, dans un second temps il y avait une phase de test d’un mois puis le troisième mois, la mise en place du logiciel était définitive. Le déploiement global a duré environ 8 mois. Seule l’interface vers le logiciel de paye reste encore à déployer.

Enjeux du projet :

-          Etre conformes à la législation : avoir des tableaux de service

-          Que les jours de congés des praticiens soient tous déclarés sur l’année

-          Avoir des tableaux de garde contrôlés et à jour

-          Envoyer les éléments variables, (les gardes), vers le logiciel de paie

Bénéfices constatés

-          Etre conformes à la législation

-          Avoir une gestion du temps simplifiée

-          Faire des analyses plus précises des tableaux de service

-          Faire apparaitre des problèmes quand il y en a

-          Avoir une vraie qualité de suivi grâce à la fiabilité de l’outil

-          Comptabiliser les heures supplémentaires

Quels conseils donneriez-vous aux établissements qui n’ont pas encore de système en place ?

«Qu’ils n’ont pas le choix, c’est une obligation légale d’avoir un tableau de service.» En effet, en cas de problème, sans tableau de service, la responsabilité incombe automatiquement à la Direction mais aussi au Chef de Service et à tous les praticiens qui y sont rattachés.

De plus, Monsieur OTT indique que pour obtenir l’adhésion des praticiens, il faut leur présenter les intérêts qu’ils y trouveront. «Pour les services qui travaillent beaucoup, l’application fait ressortir toutes les heures supplémentaires puisqu’elle compte le travail additionnel», ce qui est un point important pour les médecins.

Enfin expliquer aux praticiens que c’est un outil de gestion des congés quand certains pourraient y voir un outil de contrôle de l’activité.

 
Sur le bilan du projet Monsieur Ott livre les impressions suivantes : « La gestion du temps médical répond maintenant à la législation. Elle a également permis de faire ressortir, s’il y en avait, les problèmes au sein des services, ce qui permet à la Direction Médicale d’être alertée et de chercher des solutions appropriées. De plus, la simplicité d’utilisation de l’outil induit un temps de formation et une prise en main très rapides ce qui est très important du point de vue des praticiens qui ne peuvent pas se permettre de passer trop de temps à appréhender un outil administratif. L’application a simplifié la gestion du temps médical même si d’un autre côté cela a généré de nouveaux besoins chez les utilisateurs. A la Direction Médicale, nous passons plus de temps sur l’étude des tableaux de service car on sait que les données sont correctes et donc qu’on peut avoir des analyses plus précises. Nous avons gagné en qualité de suivi car l’outil est fiable avec des informations précises. Avant nous n’avions aucune information. Nous visons à terme un gain de temps de travail de l’ordre de 50% lorsque l’interface avec le logiciel de paie sera active. A l’heure actuelle, une personne à temps complet doit encore calculer les gardes manuellement avant de les intégrer dans la paye. »

A propos de Equitime

EquiTime propose aux entreprises des solutions progicielles pour construire, suivre, compter et analyser les plannings des collaborateurs, en respectant leurs logiques métier. EquiTime renouvelle les concepts traditionnels de la gestion des temps et des activités, en ajoutant la dimension du prévisionnel à celle du réalisé, source d’augmentation de la productivité, et d’amélioration de la relation avec les employés et les clients. La Suite Logicielle AgileTime™ d’EquiTime est un puissant outil au quotidien dans la gestion, la prise de décisions, l’organisation, la communication interne, l’implication des collaborateurs et l’évolution de l’organisation sociale de l’établissement. Ainsi, permet-elle de répondre aux besoins managériaux des responsables de tout établissement au sens large, en particulier au niveau de la gestion des ressources humaines. Pour les établissements, les solutions d’EquiTime apportent une nette amélioration de la performance RH, au travers des plannings opérationnels. Pour les cadres, EquiTime apporte des solutions simples à des problématiques souvent complexes. Pour les collaborateurs, les solutions d’EquiTime favorisent le partage des informations de planning, l’équité et la prise en compte pondérée des vœux individuels. EquiTime apporte une solution évolutive et intégrale à toutes les entreprises, mais en particulier à celles dont :

· les plannings de personnels sont complexes,
· les charges sont importantes,
· les activités sont cycliques,
· les salaires comprennent un élément de rémunération variable et complexe,
· les salariés présentent des contraintes individuelles fortes à reconnaître et valoriser.

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